No-Show-Gebühr im Restaurant: Rechtslage, Höhe und Muster-Formulierung

Für ein Restaurant ist ein nicht erschienener Gast doppelt teuer: Der Tisch war für andere Gäste blockiert, Ware und Personal waren eingeplant — und der Umsatz fällt trotzdem aus. Kein Wunder, dass immer mehr Betriebe über eine No-Show-Gebühr nachdenken, gerade bei größeren Gruppen und an starken Abenden.

Damit die Gebühr im Ernstfall Bestand hat und Stammgäste nicht verprellt, kommt es auf drei Dinge an: die richtige rechtliche Grundlage, eine angemessene Höhe und eine transparente Kommunikation vor der Reservierung. Alle drei Punkte gehen wir hier durch — inklusive Beispieltext für deine Reservierungsbestätigung.

Was ist eine No-Show-Gebühr?

Eine No-Show-Gebühr ist ein Betrag, den ein Restaurant berechnet, wenn Gäste einen reservierten Tisch ohne Absage nicht wahrnehmen. Sie soll den Schaden ausgleichen, der durch den freigehaltenen, aber leer gebliebenen Tisch entsteht — üblich sind pauschale Beträge pro Person.

Abzugrenzen ist sie von zwei Nachbarn: der Anzahlung, die vor dem Besuch fällig wird und beim Erscheinen verrechnet wird, und der Stornogebühr für sehr kurzfristige Absagen. Die No-Show-Gebühr greift nur im härtesten Fall — gar keine Absage, niemand kommt.

Ist eine No-Show-Gebühr rechtlich zulässig?

Grundsätzlich ja: Eine Reservierung kann verbindlichen Charakter haben — erscheint der Gast nicht und sagt nicht ab, kann dem Restaurant ein Anspruch auf Ersatz des entstandenen Schadens zustehen. Entscheidende Voraussetzung ist, dass die Gebühr vorab transparent kommuniziert wurde.

Transparent heißt: Der Gast muss vor Abschluss der Reservierung klar erkennen können, dass bei Nichterscheinen eine Gebühr anfällt und wie hoch sie ist — gut sichtbar in der Buchungsstrecke und in der Bestätigung, nicht versteckt im Kleingedruckten. Außerdem sollte sich die Höhe am tatsächlichen Schaden orientieren, nicht an einer Strafe.

Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Ob und in welcher Höhe eine No-Show-Gebühr im Einzelfall durchsetzbar ist, hängt von den Umständen ab — lass deine Formulierung im Zweifel anwaltlich prüfen.

Wie hoch darf eine No-Show-Gebühr sein?

Als Orientierung üblich sind etwa 10 bis 50 € pro Person, je nach Konzept und Preisniveau. Maßstab ist der tatsächlich entstandene Schaden: der entgangene Umsatz abzüglich ersparter Aufwendungen wie Wareneinsatz — nicht der volle Menüpreis.

Praktisch heißt das: Ein Bistro mit 15-€-Gerichten setzt eher 10 bis 15 € an, ein Fine-Dining-Restaurant mit festem Menüpreis kann höher liegen. Rechne im Zweifel lieber konservativ — eine moderate Gebühr, die jeder nachvollziehen kann, wirkt stärker als eine hohe, über die sich Gäste öffentlich ärgern.

Muster-Formulierung für die Reservierungsbestätigung

Ein Beispieltext, den du an dein Haus anpassen kannst:

„Wir halten deinen Tisch 15 Minuten frei. Solltest du nicht erscheinen und nicht bis spätestens 24 Stunden vor dem Termin absagen, berechnen wir eine No-Show-Gebühr von 25 € pro Person. Absagen ist jederzeit kostenlos möglich — einfach über den Storno-Link in dieser Bestätigung."

Passe die Werte (Karenzzeit, Frist, Betrag) an deinen Betrieb an und verwende die Formulierung überall identisch: auf der Website, in der Bestätigungs-Mail und am Telefon. Uneinheitliche Angaben sind das häufigste Einfallstor für Diskussionen.

So kommunizierst du die Gebühr im Reservierungsprozess

Die Gebühr gehört an drei Stellen: sichtbar in die Online-Buchungsstrecke (vor dem Absenden), in die Bestätigungs-Mail und als kurzer Hinweis ins Telefongespräch. In VidiReserve hinterlegst du deine Stornobedingungen und die Storno-Frist einmal zentral — Gäste sehen sie bei der Buchung, in den Bestätigungs-Mails und auf der Storno-Seite, immer im selben Wortlaut.

Beim Ton gilt: erklären statt drohen. Ein Satz wie „Als kleines Haus können wir leere reservierte Tische leider nicht auffangen" schafft Verständnis — die Gebühr wirkt dann wie eine faire Regel, nicht wie eine Falle. Und wenn ein Stammgast doch einmal unverschuldet hängen bleibt, ist Kulanz im Einzelfall meist die klügere Investition.

Alternative: Anzahlung ab Gruppengröße

Für größere Gruppen ist eine Anzahlung oft die bessere Lösung: Statt hinterher Geld einzufordern, kassierst du einen Teil vorab — wer angezahlt hat, erscheint in aller Regel auch oder sagt rechtzeitig ab. Das erspart dir das unangenehme Eintreiben nach dem No-Show.

Praktisch umsetzbar ist das ab einer selbst gewählten Gruppengröße: Größere Reservierungen bestätigst du manuell und vereinbarst dabei die Anzahlung, zum Beispiel bequem über einen Zahlungslink. Die No-Show-Gebühr bleibt dann das letzte Mittel für den Normalbetrieb.

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Vorbeugen ist besser als berechnen

Die beste No-Show-Gebühr ist die, die du nie berechnen musst: Automatische Bestätigungen, eine Erinnerung am Vortag und ein Storno-Link, über den Gäste mit einem Klick absagen können, senken No-Shows spürbar — und genau das ist in VidiReserve eingebaut, zusammen mit transparenten Stornobedingungen, die deine Gäste bei jeder Buchung sehen.

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