Teilnehmer-Rechnungen & Online-Zahlung

Für bezahlte Event- und Kursbuchungen stellt VidiReserve Ihren Teilnehmern eine Rechnung aus — als PDF, in Ihrem Namen, aus Ihrem eigenen Nummernkreis. Zusätzlich können Ihre Gäste die Buchung direkt online bezahlen: über Ihr eigenes PayPal-, Stripe- oder SumUp-Konto. Beides ist im Auslieferungszustand ausgeschaltet und wird hier Schritt für Schritt eingerichtet. Tischreservierungen bleiben davon unberührt.

Rechnungsprofil einrichten

Öffnen Sie Einstellungen → Rechnungsstellung. Die Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, was schon eingerichtet ist. Auf der Seite Profil & Nummernkreis hinterlegen Sie einmalig, was nach § 14 UStG auf jeder Rechnung stehen muss:

• Rechnungsanschrift — Firmenname (rechtlich), Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land Ihres Betriebs.
• Steuer — entweder Regelbesteuerung mit dem passenden Steuersatz und Ihrer Steuernummer oder USt-IdNr., oder Kleinunternehmer (§ 19 UStG); dann weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern den entsprechenden Hinweis.
• Bankverbindung (optional) — IBAN, BIC und Bank. Sie erscheint in der Buchungsbestätigung als Überweisungsziel und auf der Rechnung.
• Nummernkreis & Layout — das Präfix der Rechnungsnummer (Standard R, ergibt zum Beispiel R-2026-0001), das Zahlungsziel in Tagen und ein eigener Fußzeilen-Text. Er erscheint zusätzlich als Zeile über der Fußzeile — eintragen können Sie bis zu drei Zeilen, auf dem Beleg erscheinen die ersten zwei. Register, Vertretung, Steuer, Bank und Kontakt stehen dort ohnehin, die müssen Sie hier nicht noch einmal eintragen.
• Unternehmensangaben auf Belegen — Vertreten durch (zum Beispiel Vorstand, Geschäftsführung oder Inhaberin), Registergericht, Registernummer und Internetadresse. Sie stehen in der Fußzeile jeder neuen Rechnung, Quittung und Mahnung; leere Felder fallen dort einfach weg. Sind die Felder noch leer, schlägt die Seite Werte aus Ihrem Impressum vor (Registereintrag und Website) und sagt das dazu — übernommen werden sie erst, wenn Sie speichern. Ihr Impressum selbst bleibt unverändert.

Sie müssen die Anschrift nicht noch einmal tippen: Oben in der Karte Rechnungsanschrift steht der Knopf Aus dem Betriebsprofil übernehmen. Er trägt Firmenname, Anschrift, Land und USt-IdNr. beziehungsweise Steuernummer aus Ihrem Betriebsprofil ein. Als Anschrift nimmt er die Firmenadresse aus Ihrem Impressum; lässt sie sich nicht eindeutig lesen oder ist sie leer, die Adresse Ihres Betriebs. Leere Felder werden gefüllt; steht in einem Feld schon ein anderer Wert, fragt die Seite vorher nach, ob er überschrieben werden soll. Gespeichert wird erst, wenn Sie auf Speichern klicken. E-Mail-Adresse und Telefonnummer tragen Sie hier nicht ein — sie kommen automatisch aus dem Betriebsprofil auf den Beleg.

Wie Kopf und Fußzeile eines Belegs aufgebaut sind, beschreibt So ist ein Beleg aufgebaut.

Ganz oben steht der Schalter Rechnungen automatisch erstellen. Solange er aus ist oder Pflichtangaben fehlen, entsteht keine Rechnung — die Buchung lässt sich trotzdem ganz normal als bezahlt vermerken. Was noch fehlt, listet die Seite unter Diese Angaben fehlen noch auf. Über Vorschau-PDF sehen Sie jederzeit eine Musterrechnung mit Ihren gespeicherten Angaben; sie ist nur zur Ansicht und wird nirgends gespeichert.

Wann eine Rechnung entsteht

Die Rechnung entsteht genau in dem Moment, in dem eine Event-Buchung auf bezahlt gesetzt wird — entweder von Ihnen in der Buchungsliste über Als bezahlt markieren beziehungsweise Rechnung erstellen (dort wählen Sie die Zahlart, etwa bar oder Überweisung), oder automatisch durch eine Online-Zahlung Ihres Gastes. Rechnungsnummer, Ihre Angaben und die Positionen werden dabei festgeschrieben.

Der Teilnehmer bekommt die Rechnung sofort per E-Mail: als PDF im Anhang und zusätzlich über einen dauerhaft gültigen Abruflink. Ist der Teilnehmer ein Firmenkunde und sind alle nötigen Angaben vorhanden, enthält dieselbe E-Mail auch einen Link auf die XRechnung als XML — das Format, das Auftraggeber der öffentlichen Hand verlangen. Fehlt dafür etwas in Ihrem Profil, sagt die Seite Rechnungsstellung Ihnen genau, was.

Das PDF ist eine elektronische Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X, Profil EN 16931): dieselbe Datei ist Beleg für den Menschen und für die Buchhaltungssoftware — das Sichtbare zum Lesen, die maschinenlesbaren Daten unsichtbar darin eingebettet. Sie müssen dafür nichts einstellen und nichts zusätzlich verschicken. Firmenkunden finden die XRechnung weiterhin unter dem eigenen Link in der E-Mail.

Ganz selten dauert die Erzeugung einen Moment länger. Dann steht im Rechnungsjournal „PDF ausstehend", und die Rechnung geht automatisch hinaus, sobald der Beleg fertig ist — in aller Regel innerhalb weniger Minuten. Mit „Jetzt erneut versuchen" können Sie das anstoßen, ohne zu warten.

Positionen: Eine Buchung ohne Kinder steht wie bisher als eine Position auf der Rechnung (Kurs, Termin, Menge = Teilnehmer). Bucht ein Teilnehmer bei einer Veranstaltung mit Kinderstufen auch Kinder, bekommt die Rechnung eine Position je Kategorie: Erwachsene sowie jede gebuchte Kinderstufe mit Menge und Einzelpreis — eine kostenlose Stufe steht mit 0,00 € da. Ein Rabattcode erscheint dann als eigene Minus-Position „Rabattcode …", die Summe ist der gebuchte Betrag nach Rabatt. Ein gekaufter Wertgutschein bleibt eine Zahlung unter den Summen. XRechnung, ZUGFeRD und der Beleg für Lexware tragen dieselben Positionen.

Liegt der Gesamtbetrag einer Buchung über 250 €, gehört die Rechnungsanschrift des Teilnehmers auf den Beleg (Kleinbetragsrechnungen ohne Anschrift gibt es nur bis einschließlich 250 €). Für Gäste ist sie dann Pflicht: das Buchungsformular fragt Straße, PLZ und Ort in diesem Fall automatisch ab; darunter darf der Gast sie freiwillig angeben. Das Team kann sie im Backoffice und in der Partner-App weglassen und an der Buchung nachtragen — am besten vor dem Bezahlt-Setzen, denn danach ist der Beleg eingefroren. Solange sie fehlt, erinnert die Karte „Veranstaltung & Abrechnung“ der Buchung daran.

Ist im Event eine Anzahlung im Voraus eingestellt (pro Person oder pauschal), lauten Online-Zahlung und Rechnung über die Anzahlung: VidiReserve stellt automatisch eine offene Rechnung über die Anzahlung aus und quittiert sie, sobald das Geld da ist. Über den Restbetrag rechnen Sie außerhalb ab und ziehen die Anzahlung dort ab (siehe Vorauszahlung & Zahlungswege). Bei vollständiger Zahlung im Voraus lautet die Rechnung über den ganzen Buchungsbetrag. Liegt das Rechnungsdatum vor dem Veranstaltungstermin, weist das PDF automatisch „Vorauszahlung für die Veranstaltung am …" aus.

Storno & Erstattung

Eine einmal ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht. Deshalb lässt sich die Bezahlt-Markierung danach auch nicht mehr zurücknehmen — in der Buchungsliste steht dann Bezahlt — Rechnung vorhanden. Der Weg zurück führt über Stornieren in der Rechnungsliste:

1. Es entsteht eine Stornorechnung mit denselben Positionen in negativer Höhe und dem Verweis auf die Ursprungsrechnung.
2. Die Ursprungsrechnung bleibt bestehen und wird auf Storniert gesetzt.
3. Der Teilnehmer bekommt den Stornobeleg automatisch per E-Mail.
4. In der Rechnungsliste trägt die Stornorechnung das Kennzeichen Erstattung offen, bis Sie dort Erstattet haken.

Denselben Weg nimmt VidiReserve automatisch, wenn nicht die Rechnung, sondern die Buchung storniert wird — durch Ihren Gast über seinen Buchungslink oder durch Sie selbst: Zu einer bezahlten Buchung entsteht die Stornorechnung von allein, mit derselben Folge, dass die Erstattung bei Ihnen offen steht.

Das Geld schicken Sie auf einem von zwei Wegen zurück. Wurde online bezahlt, geht es unter Zahlungen mit Erstatten direkt über Ihren Zahlungsanbieter an den Gast zurück — voll oder als Teilbetrag, wenn Ihre Stornobedingungen eine Gebühr vorsehen. Bei Überweisung oder Barzahlung überweisen Sie selbst und setzen anschließend in der Rechnungsliste den Haken Erstattet. Nach dem Storno ist die Buchung wieder abrechenbar — Sie können also korrigieren und neu ausstellen.

Auf Wunsch geht das auch von allein: unter Einstellungen → Rechnungsstellung schalten Sie in der Karte Erstattungen ein, dass ein Storno durch den Gast den vollen Betrag automatisch zurückzahlt. Das gilt nur für Stornos, die der Gast selbst auslöst. Nach Ablauf Ihrer Stornofrist kann er nur noch stornieren, wenn die Veranstaltung eine Stornogebühr vorsieht — dann geht automatisch bezahlt minus Gebühr zurück. Storniert Ihr Betrieb, bleibt es bei der Hand. Im Auslieferungszustand ist der Schalter aus: Betriebe mit gestaffelten Stornogebühren entscheiden lieber selbst.

Erstattung je Weg — wer das Geld zurückschickt, hängt davon ab, wer storniert:

• Ihr Gast storniert seine Buchung: automatisch nur mit eingeschaltetem Schalter Erstattungen und nur bei Online-Zahlung — sonst erstatten Sie von Hand.
• Sie stornieren eine Buchung: nie automatisch. Sie erstatten unter Zahlungen mit Erstatten oder überweisen selbst und haken Erstattet.
• Sie stornieren eine Gutschein-Bestellung: immer automatisch und in voller Höhe über Ihren Zahlungsanbieter; wurde überwiesen, überweisen Sie selbst zurück.
• Widerruf (Buchung oder Gutschein): immer automatisch und in voller Höhe — siehe Widerruf & Erstattung.

Ihr Gast sieht das ebenfalls: Storniert er selbst — im Konto über den Storno-Dialog oder über den Link in seiner Bestätigungsmail —, stehen dort Ihre Stornobedingungen, die Stornofrist und, falls er bereits bezahlt hat, ein Kasten Ihre Zahlung mit Betrag und Zahlungsweg. Dazu der ehrliche Satz, dass über die Erstattung Sie nach Ihren Stornobedingungen entscheiden und die Stornorechnung per E-Mail kommt — oder, wenn Sie die automatische Erstattung eingeschaltet haben, dass der Betrag automatisch zurückgeht. Dieselbe Zeile steht in der Stornobestätigung an den Gast.

Stornogebühr

Sieht eine Veranstaltung eine Stornogebühr vor und storniert Ihr Gast nach Ablauf der Frist — oder behalten Sie beim eigenen Storno eine Gebühr ein —, entstehen zwei Belege: die Stornorechnung über den vollen Betrag und eine eigene Rechnung über die Stornogebühr (Position „Stornogebühr <Event> <Datum>"). Diese Rechnung ist sofort bezahlt — die Gebühr wurde aus der Zahlung einbehalten — und trägt in der Rechnungsliste das Kennzeichen Stornogebühr. Beide gehen Ihrem Gast per E-Mail zu und landen wie jede Rechnung im DATEV- und Lexware-Export. Die Rechnung über die Gebühr lässt sich derzeit nicht stornieren — prüfen Sie den Betrag deshalb vor dem Storno; eine Korrekturmöglichkeit folgt.

Zurück an den Gast geht bezahlt minus Gebühr: beim Gast-Storno mit eingeschaltetem Schalter Erstattungen automatisch als Teilbetrag, sonst von Hand — das Erstatten-Fenster unter Zahlungen ist mit diesem Betrag vorbelegt, und das Kennzeichen in der Rechnungsliste nennt ihn (Erstattung offen: 128,00 €). Ist er erstattet, verschwindet es; deckt die Gebühr die ganze Zahlung, ist gar nichts offen. Eine Gebühr gibt es nur auf bestätigte, bezahlte Buchungen und nie mehr als bezahlt — nachgefordert wird nichts. Eine Stornogebühr setzt eine Rechnung zur Buchung voraus (Rechnungsstellung aktiv, Rechnung ausgestellt); ohne sie storniert Ihr Betrieb wie bisher ohne Gebühr.

Umsatzsteuer: Die Rechnung über die Gebühr folgt Ihrem Rechnungsprofil (Satz bzw. Kleinunternehmerregelung). Ob eine Stornogebühr umsatzsteuerpflichtig ist oder als nicht steuerbarer Schadensersatz gilt, hängt vom Einzelfall ab — stimmen Sie das bitte mit Ihrem Steuerberater ab. Für den zweiten Fall setzen Sie unter Einstellungen → Rechnungsstellung das Häkchen Stornogebühr ohne USt (Schadensersatz): Dann steht die Gebühr mit 0 % und dem Vermerk „Stornogebühr als nicht steuerbarer Schadensersatz" auf dem Beleg und in der E-Rechnung.

Widerruf & Erstattung

Haben Sie in den Buchungsregeln „Widerrufsrecht besteht" gewählt, sieht Ihr Gast in seinem Konto, auf seiner Storno-Seite und in der Buchungsbestätigung den Knopf Vertrag widerrufen. Er führt auf eine Seite mit allen Angaben zur Buchung und dem Knopf Jetzt widerrufen.

Ein Widerruf löst dieselbe Kette aus wie ein Storno — mit zwei Unterschieden: Ihre Stornofrist gilt nicht (das Gesetz schlägt sie), und die Erstattung erfolgt immer und in voller Höhe, unabhängig vom Schalter in der Karte Erstattungen („Bei Storno durch den Gast automatisch den vollen Betrag erstatten"). Bei Überweisung oder Barzahlung erstatten Sie selbst; die Stornorechnung trägt dann bis zu Ihrem Haken den Vermerk Erstattung offen.

Außerhalb der 14 Tage oder nach dem Termin ist die Seite weiterhin erreichbar — sie erklärt dann, warum kein Widerruf mehr möglich ist, und führt zum normalen Storno. In der Buchung sehen Sie unter den Gast-Angaben, wann widerrufen wurde und ob Ihr Gast den vorzeitigen Leistungsbeginn ausdrücklich verlangt hat.

Die Rechnungsliste

Im Menü Rechnungen → Übersicht finden Sie alle Rechnungen und Stornorechnungen Ihres Betriebs. Mit dem Zusatzpaket „Rechnungen“ schreiben Sie auch Rechnungen von Hand und pflegen Kunden und Artikel — mehr dazu unter Rechnungen schreiben. Sie schränken die Liste über Zeitraum, Typ und Status ein und suchen nach Nummer, Name, Firma oder E-Mail. Je nach Beleg stehen Ihnen zur Verfügung: PDF öffnen, Erneut senden (an den Teilnehmer, wenige Male pro Stunde), Stornieren und Erstattet vermerken. Welche davon zu sehen sind, hängt vom Beleg ab: Stornieren gibt es nur bei aktiven Rechnungen, Erneut senden nicht mehr bei stornierten, und Erstattet nur bei Stornorechnungen, deren Erstattung noch offen ist. Unter der Liste steht die Summe der gesamten Auswahl.

Über der Filterzeile steht die Schnellauswahl: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat. Ein Klick setzt den Zeitraum, die übrigen Filter (Art, Status, Suche, Veranstaltung) bleiben dabei erhalten. Sobald Sie selbst ein Datum in die Felder Von/Bis eintragen, gewinnt Ihre Eingabe und die Pille wird abgewählt. Wichtig für die Buchhaltung: Ein über eine Pille gewählter Zeitraum zählt wie ein von Hand eingetragener — die beiden Exporte nehmen ihn genauso mit.

Für Ihre Buchhaltung gibt es oben zwei Exporte, die immer genau die eingestellte Auswahl abbilden: Journal (CSV) mit allen Belegzeilen — Stornos mit negativen Beträgen, sodass sich ein stornierter Vorgang zu null summiert — und PDF-Archiv (ZIP) mit allen Belegen des Zeitraums als PDF. Beides können Sie unverändert an Ihre Steuerberatung weitergeben.

Lexware Office anbinden

Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit Lexware Office machen, kann VidiReserve jede Teilnehmer-Rechnung und jede Stornorechnung dorthin übertragen — als Buchungsbeleg mit angehängtem PDF, im Konto Ihres Betriebs. Die Rechnungsnummern bleiben die von VidiReserve; Lexware nummeriert nichts nach.

So richten Sie es ein — Einstellungen → Rechnungsstellung → Lexware Office:

1. In Lexware Office unter Erweiterungen → Public API einen API-Schlüssel erzeugen und hier einsetzen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; ersetzen oder löschen können Sie ihn jederzeit.
2. Verbindung testen — die Antwort nennt Ihr Lexware-Konto und die dort freigeschalteten Bausteine. Weicht die Besteuerung (Kleinunternehmer nach § 19 UStG) von Ihrem Rechnungsprofil ab, sagen wir es an dieser Stelle.
3. Erlöskonten laden und eines auswählen — darauf werden die Kurserlöse gebucht. Ohne Auswahl nehmen wir das Standardkonto „Einnahmen“.
4. Übertragung einschalten und speichern.

Ab dem Einschalten wandert jeder neue Beleg innerhalb von etwa zehn Minuten nach Lexware. Ältere Rechnungen holen wir nicht nach — das wäre eine Überraschung in Ihrer Buchhaltung. Einzelne ältere Belege schicken Sie über den Knopf in der Rechnungsliste.

Schalten Sie die Übertragung wieder aus, fällt dieser Stichtag weg; beim Wiedereinschalten zählt der neue Zeitpunkt. Was in der Pause dazwischen ausgestellt wurde, holt danach niemand von allein nach — diese Belege schicken Sie einzeln über An Lexware senden in der Rechnungsliste.

In der Rechnungsliste steht dann eine Spalte „Lexware“ mit fünf möglichen Zuständen:

• übertragen — Beleg und PDF sind im Lexware-Konto angekommen.
• offen — der nächste Lauf nimmt sich den Beleg vor.
• wartet auf Rechnung — das steht nur an Stornorechnungen: die zugehörige Rechnung muss zuerst in Lexware ankommen, sonst stünde dort eine Gutschrift ohne die Rechnung, auf die sie sich bezieht. In aller Regel erledigt sich das im selben Durchgang von selbst. Stammt die Rechnung aus der Zeit vor dem Einschalten, wartet die Stornorechnung, bis Sie diese Rechnung einmal über den Knopf An Lexware senden geschickt haben — danach folgt die Stornorechnung von allein.
• Fehler — etwas hat nicht geklappt, es wird automatisch erneut versucht.
• braucht Aufmerksamkeit — hier hilft kein weiterer Versuch. Der Grund steht als Kurzhinweis am Abzeichen; nach dem Beheben schicken Sie den Beleg über den Knopf An Lexware senden nach. Der Knopf arbeitet sofort und wartet auf Lexware — es kann daher einen Moment dauern, bis die Seite wieder da ist.

Was VidiReserve nicht tut: es legt in Lexware keine Kundenkontakte an. Die Belege laufen über den Sammelkontakt; auf Wunsch steht der Name bzw. die Firma des Rechnungsempfängers im Belegkopf, damit Sie ihn dort wiederfinden. Steht der Schalter auf aus, bleibt der Belegkopf namenlos.

Das ändert nichts am Anhang: Das angehängte Rechnungs-PDF enthält in beiden Fällen Name und Anschrift des Rechnungsempfängers — es ist der Buchungsbeleg, und ohne diese Angaben wäre er keiner. Der Schalter entscheidet also darüber, ob der Name in Lexware durchsuchbar ist, nicht darüber, ob er überhaupt dorthin gelangt. Den Zahlungsstatus setzen wir ebenfalls nicht — das übernimmt in Lexware Ihr Bankabgleich.

Online-Zahlung einrichten

Im selben Bereich Rechnungsstellung hat jeder Anbieter eine eigene Seite: PayPal, Stripe und SumUp. Sie können einen, zwei oder alle drei freischalten; Ihr Gast wählt dann auf der Bezahlseite. Das Geld fließt direkt auf Ihr eigenes Konto beim Anbieter: VidiReserve nimmt kein Geld entgegen, leitet keines weiter und behält keine Provision. Die Gebühren des Anbieters tragen Sie selbst, ebenso die Zahlungs- und Stornobedingungen gegenüber Ihren Gästen.

• PayPal — Sie legen in Ihrem PayPal-Geschäftskonto eine eigene REST-App an und tragen hier Client-ID, Secret und die Webhook-ID ein; die dafür nötige Webhook-Adresse steht auf der Seite zum Kopieren. Der Modus unterscheidet Sandbox (Test) und Live (echtes Geld). Sandbox und Live sind bei PayPal zwei getrennte Apps im Developer-Dashboard (developer.paypal.com, Umschalter Sandbox beziehungsweise Live) mit je eigener Client-ID, eigenem Secret und eigener Webhook-ID; die Zugangsdaten der einen App werden im Modus der anderen abgelehnt. Genau diese Verwechslung benennt der Prüfknopf inzwischen ausdrücklich, statt nur „fehlgeschlagen“ zu melden — den Modus stellt VidiReserve dabei nie von selbst um, das bleibt Ihre Entscheidung. Ohne Webhook-ID zeigt der Status Eingeschränkt: Zahlungen funktionieren, aber schließt ein Gast die Seite zu früh, bleibt die Buchung offen, obwohl er bezahlt hat.
• Stripe — hier tragen Sie nichts ein: Sie klicken Mit Stripe verbinden, durchlaufen bei Stripe das Onboarding mit Ihren Firmen- und Bankdaten und kommen zurück. Bis Stripe Ihr Konto für Zahlungen freigegeben hat, steht der Status auf Eingeschränkt; danach wird er von selbst Aktiv — vorausgesetzt, der Schalter Stripe für Gäste freischalten ist gesetzt. Ohne ihn steht dort Nicht eingerichtet. Das volle Stripe-Dashboard bleibt Ihres.
• SumUp — Sie hinterlegen einen API-Schlüssel und Ihren Händler-Code aus dem SumUp-Profil. Legen Sie für die Online-Zahlung bitte einen eigenen Schlüssel an und verwenden Sie nicht den Ihres Kassen-Terminals. Nutzen Sie bereits ein SumUp-Terminal, übernimmt ein Knopf den Händler-Code aus der Kassenanbindung — den Schlüssel bewusst nicht. Eine Webhook-Adresse müssen Sie bei SumUp nicht eintragen. Noch kein SumUp-Konto? Auf der SumUp-Seite in den Einstellungen steht ein Partnerlink, über den Sie sich direkt anmelden können; VidiReserve kann dafür eine Vergütung erhalten, an Ihren Konditionen bei SumUp ändert das nichts.

Zu jedem Anbieter gibt es einen Prüfknopf — Verbindung zu PayPal testen, Verbindung zu Stripe testen beziehungsweise Verbindung zu SumUp testen: Damit prüfen Sie sofort, ob Ihre Zugangsdaten angenommen werden. Erst der Schalter für Gäste freischalten zeigt den Anbieter auf der Bezahlseite Ihrer Gäste.

Was dieser Schalter nicht tut: Er wirkt nicht rückwirkend auf Buchungen, deren Zahlung bereits läuft — eine bereits eingezogene Zahlung wird auch dann noch zugeordnet, wenn Sie den Anbieter zwischenzeitlich abschalten. Und er zwingt niemanden: Ihre Gäste können weiterhin per Überweisung oder bar zahlen, wenn Sie das in der Veranstaltung so beschreiben.

Kartenfeld im Widget. In der Übersicht der Rechnungsstellung steht bei den Zahlungsanbietern das Häkchen Kartenfeld im Widget (Zahlung ohne neues Fenster). Ist es gesetzt, bezahlen Gäste Gutscheine und die Vorkasse für Veranstaltungen direkt im Widget auf Ihrer Website: mit dem Kartenfeld von Stripe, den PayPal-Knöpfen oder dem Kartenfeld von SumUp — je nachdem, welche Anbieter Sie freigeschaltet haben. Karten- und Kontodaten gehen dabei direkt an den Anbieter, nicht an uns. Wallets (z. B. Apple Pay) und Zahlarten mit Weiterleitung (z. B. Klarna) gehen in einem fremden Rahmen nicht; sie bleiben über „Weitere Zahlarten im neuen Fenster“ erreichbar. Das Häkchen ist zunächst aus. Ausschalten stellt sofort wieder alles auf das neue Fenster um — eine Zahlung, die gerade läuft, wird trotzdem noch zugeordnet.

So bezahlt Ihr Gast

1. Ist die Veranstaltung kostenpflichtig, „online“ als Zahlungsweg angekreuzt und mindestens ein Anbieter eingerichtet, heißt der Knopf im Buchungsformular Weiter zur Bezahlung. Der Gast landet dann direkt auf der Bezahlseite — angemeldet ist er bereits, die Anmeldung ist eingegangen.
2. Nach der Buchung sieht der Gast auf der Bestätigungsseite und in der Bestätigungsmail den Knopf Jetzt bezahlen.
3. Er landet auf einer Bezahlseite in der Sprache seiner Buchung, sieht Betrag, Veranstaltung und Sie als Zahlungsempfänger und wählt den Anbieter.
4. Er bezahlt beim Anbieter und kommt mit dem Ergebnis zurück: Zahlung erhalten, Zahlung wird geprüft oder Zahlung abgebrochen.
5. Bei Zahlung erhalten ist die Buchung sofort bezahlt, und die Rechnung geht — sofern eingerichtet — automatisch heraus.

Steht dort Zahlung wird geprüft, ist das kein Fehler: Der Anbieter hat den Ausgang noch nicht endgültig gemeldet. Die Bestätigung kommt automatisch nach, sobald er sich meldet; Sie müssen dafür nichts tun. Meldet der Anbieter die Zahlung als „in Bearbeitung“ — etwa bei einer Lastschrift oder einer Prüfung durch den Anbieter —, bittet die Seite den Gast, nicht noch einmal zu zahlen.

Ist dagegen die Antwort des Anbieters ausgeblieben, weiß niemand, ob das Geld eingezogen wurde. Dann darf der Gast bewusst noch einmal zahlen: Ergebnisseite und Widget zeigen den Knopf Trotzdem erneut bezahlen, die Bezahlseite aus der Mail ihre Anbieter-Knöpfe — jeweils mit dem Hinweis, dass Sie einen doppelt gezahlten Betrag erstatten. Kommt die erste Zahlung doch noch an, steht sie in der Zahlungsübersicht als Zu klären; erstatten Sie dort diesen Betrag. Ist das Geld nachweislich schon da, gibt es keinen zweiten Bezahlknopf.

Auf der Bezahlseite stehen unter den Anbieter-Knöpfen Ihre AGB, Ihre Stornobedingungen (aufklappbar) und Ihre Datenschutzhinweise, soweit Sie die Adressen in Ihrem Profil hinterlegt haben — und der Hinweis, dass Karten- und Kontodaten ausschließlich beim Zahlungsanbieter eingegeben werden. Wer gerade nicht zahlen möchte, kommt über den Link darunter zurück — zur Veranstaltung, eingeloggt zu seinen Buchungen; der Bezahl-Link steht ohnehin in der Bestätigungsmail.

Im eigenen Konto sieht Ihr Gast unter Rechnungen alle Belege zu seinen Buchungen — Rechnung und Stornorechnung, mit PDF und, bei Firmenkunden, XRechnung. Im Reiter Events stehen Betrag, Zahlstatus („Bezahlt am …“ bzw. „Zahlung offen“) und, solange offen, der Knopf Jetzt bezahlen.

Überweisung: Der Gast meldet, Sie bestätigen

Wenn Sie eine Bankverbindung hinterlegt haben, steht in der Buchungsbestätigung, in der Rechnungsmail, in der Zahlungserinnerung und auf der Bezahlseite neben Ihrer IBAN der Link Ich habe überwiesen. Ihr Gast trägt dort den Tag der Überweisung ein und – wenn jemand anderes für ihn gezahlt hat – den Namen des Kontoinhabers.

Diese Meldung ist keine Zahlung. Sie erscheint als Hinweis Überweisung gemeldet an der Buchung beziehungsweise an der Gutschein-Bestellung, und Sie bekommen eine E-Mail an die Adresse, die in Einstellungen → Benachrichtigungen für „Gemeldete Überweisung“ hinterlegt ist. In der Buchungsliste finden Sie alle Meldungen über die Schaltfläche Gemeldete Überweisungen, in der Bestellliste über den Haken Nur gemeldete Überweisungen.

Sehen Sie auf Ihrem Konto nach. Ist das Geld da, klicken Sie an der Buchung auf Zahlungseingang bestätigen – das ist derselbe Vorgang wie Als bezahlt markieren: die Buchung gilt als bezahlt, die Rechnung entsteht, Ihr Gast bekommt sie. Als Zahlungsreferenz stehen der genannte Tag und der genannte Kontoinhaber auf dem Beleg. Ist Ihre Rechnungsstellung ausgeschaltet oder Ihr Rechnungsprofil unvollständig, wird die Zahlung trotzdem gebucht – der Hinweis danach sagt Ihnen dann, dass keine Rechnung entstanden ist. Dasselbe gilt für eine Zeile, die Sie im Kontoauszug-Abgleich bestätigen. Ist nichts angekommen, klicken Sie auf Meldung ablehnen: der Hinweis verschwindet, am Geld ändert sich nichts. Der Haken Gast informieren daneben ist vorbelegt – Ihr Gast bekommt dann eine sachliche E-Mail mit Bankverbindung und Verwendungszweck und der Bitte, sich kurz zu melden, falls er doch schon überwiesen hat. Wer still ablehnen möchte, nimmt den Haken weg.

Ein Gast kann höchstens dreimal am Tag zu demselben Vorgang melden – so bleibt die Korrektur eines Tippfehlers möglich, ohne dass daraus eine Flut wird.

Manchmal meldet ein Gast und bezahlt danach doch online, oder die Buchung wird abgesagt. Dann steht in beiden Listen nichts mehr – sie zeigen nur, was noch offen ist. An der Buchung selbst bleibt der Hinweis stehen, bis Sie ihn mit Meldung abräumen wegnehmen; dabei geht keine E-Mail hinaus. Ein Storno räumt ihn von selbst ab. Ruft Ihr Gast seinen Meldelink zu einem solchen Vorgang noch einmal auf, liest er, dass hier nichts mehr offen ist – ohne Formular, ohne Betrag und ohne Ihre Bankverbindung, damit er nicht ein zweites Mal überweist.

Pflegen Sie eine eigene E-Mail-Vorlage (Einstellungen → E-Mail-Vorlagen)? Dann setzt VidiReserve den Link unter Ihren Text. Wollen Sie ihn selbst platzieren, benutzen Sie den Platzhalter {reservation.transfer_report_url} – in der Buchungsbestätigung ebenso wie in der Rechnungsmail; bei der Bezahllink-Mail zur Gutschein-Bestellung heißt er {voucher.transfer_report_url}. Setzen Sie ihn selbst, entfällt der Block darunter.

Kontoauszug abgleichen

Unter Zahlungen → Kontoauszug abgleichen laden Sie den CSV-Export Ihres Online-Bankings hoch (höchstens 2 MB und 5.000 Zeilen). VidiReserve liest Datum, Betrag, Verwendungszweck und Namen und schlägt Ihnen vor, welche Zeile zu welchem offenen Vorgang passt:

• sicher – im Verwendungszweck steht Ihre Rechnungsnummer oder die Vorgangsnummer (#123), und der Betrag stimmt auf den Cent.
• möglich – nur der Betrag stimmt, und zwar bei genau einem offenen Vorgang.

Gebucht wird nichts von selbst: Sie bestätigen jede Zeile einzeln oder überspringen sie. Ein Bestätigen ist derselbe Vorgang wie oben – Rechnung inklusive. Vor dem Buchen sieht VidiReserve noch einmal nach: Ist der Vorgang inzwischen bezahlt oder steht ein anderer Betrag offen, passiert nichts, und Sie laden den Auszug einfach neu. Aus demselben Grund gilt eine Vorschlagsliste eine halbe Stunde. Die hochgeladene Datei wird nur für diese Auswertung gelesen und nicht gespeichert; die Vorschlagsliste räumen Sie mit Liste verwerfen selbst ab.

Passt eine Nummer auf zwei Vorgänge – eine Buchung und eine Gutschein-Bestellung können beide die #42 tragen –, macht VidiReserve keinen Vorschlag, statt zu raten. Schreiben Ihre Gäste „Gutschein“ oder „Buchung“ dazu, ist die Sache wieder eindeutig.

Eine Abbuchung ist nie ein Zahlungseingang und wird Ihnen deshalb gar nicht erst vorgeschlagen — auch dann nicht, wenn Ihr Auszug das Vorzeichen nicht an den Betrag schreibt, sondern in eine eigene Spalte Soll/Haben (auch S/H oder Debit/Credit): ein S dort macht aus „50,00“ eine Abbuchung, ein H lässt sie einen Eingang sein.

Abgeglichen wird nur in Euro. Führt Ihr Auszug eine Spalte Währung, werden Zeilen mit einer anderen Währung übersprungen und unter der Liste gezählt – „50,00“ auf einem Dollar-Konto sind keine 50,00 €. Hat Ihr Export keine solche Spalte, nimmt VidiReserve Euro an; die Exporte deutscher Konten führen meist keine. Steht in der Zelle kein Währungskürzel, sondern etwa „Euro“ oder „Euro (EUR)“, gilt das ebenfalls als Euro – übersprungen wird nur, was sich als andere Währung lesen lässt.

Die Zahlungsübersicht

Im Menü Zahlungen steht jede Online-Zahlung mit Datum, Buchung, Anbieter, Betrag, Status und der Referenz des Anbieters — mit ihr finden Sie den Vorgang im Dashboard Ihres Anbieters wieder, etwa um zu erstatten. Sie filtern nach Zeitraum, Anbieter und Status; unter der Liste steht die Summe des Eingegangenen.

Dieselbe Schnellauswahl finden Sie in der Zahlungsübersicht. Sie arbeitet mit Kalendertagen in Ihrer Zeitzone; Wochen laufen von Montag bis Sonntag.

Zeilen, die Sie sich ansehen sollten, sind als Zu klären hervorgehoben:

• Wenn die Buchung schon bezahlt war: Es wurde ein zweites Mal eingezogen — etwa, weil der Gast nach einer unklaren ersten Zahlung bewusst noch einmal bezahlt hat. Erstatten Sie den Betrag dieser Zeile.
• Wenn Betrag oder Währung abweichen: Es wurde etwas anderes eingezogen als gebucht. Prüfen Sie den Vorgang im Anbieter-Konto und erstatten Sie gegebenenfalls.
• Wenn das Geld da ist, die Buchung sich aber nicht auf „bezahlt" umstellen ließ (etwa weil sie inzwischen storniert wurde): Sehen Sie sich die Buchung an und entscheiden Sie von Hand; der Gast bekommt keinen zweiten Bezahlknopf, das Geld ist ja da.

Für das Geld gibt es in dieser Liste zwei Schaltflächen, und sie tun Verschiedenes: Erstatten löst die Rückzahlung wirklich aus — Sie bestätigen Betrag und Stornobedingungen, dann geht das Geld über Ihren Anbieter zurück, und das lässt sich nicht widerrufen. Erstattet vermerken bewegt dagegen kein Geld: der Haken ist für Erstattungen, die Sie bereits im Konto Ihres Anbieters ausgelöst haben.

Meldet Ihr Anbieter die Erstattung als angestoßen, aber noch nicht abgeschlossen, gilt sie bei uns als erledigt — ein zweiter Versuch wäre eine zweite Auszahlung. Den Endstand sehen Sie im Konto Ihres Anbieters. Geht eine Erstattung nicht durch, bleibt die Zahlung als Zu klären in der Liste stehen, mit dem Grund daneben; Sie können es dann erneut versuchen oder im Anbieter-Konto erstatten und hier vermerken.

Abgelaufen oder abgelehnt?

Eine Zahlung mit dem Status Abgelaufen ist keine Ablehnung: Ihr Gast hat die Bezahlseite geöffnet und nicht abgeschlossen, nach einiger Zeit (bei Stripe in der Regel nach einer Stunde, bei einem reservierten Platz auch früher) schließt der Anbieter die Sitzung. Es ist kein Geld geflossen, und der Bezahllink der Buchung gilt weiter. Steht dort dagegen Vom Anbieter abgelehnt, hat die Bank oder der Anbieter einen Zahlungsversuch abgewiesen — wo er einen Grund nennt (etwa fehlende Deckung oder eine abgelaufene Karte), steht er in Klammern dahinter. In beiden Fällen können Sie Ihren Gast mit Bezahllink erneut senden direkt aus der Liste erinnern, solange die Buchung offen und unbezahlt ist und eine E-Mail-Adresse hat.

Bei einer Vorkasse-Rechnung zeigt die Buchung Rechnung offen · fällig …, bis das Geld da ist: als bezahlt gilt sie über den Zahlungseingang oder „Zahlung erfassen“ in der Rechnungsliste. In der Teilnehmerliste der Veranstaltung steht daneben ebenfalls Bezahllink erneut senden.

Wer was sieht

Standardmäßig sieht nur der Inhaber die Menüpunkte Rechnungen und Zahlungen — dahinter stehen Namen, Anschriften und Beträge aller Teilnehmer. Sie können die Abrechnung aber gezielt weitergeben: unter Mitarbeiter → Rollen & Rechte vergeben Sie in der Gruppe Extras das Recht Rechnungen & Zahlungen. Nur ansehen öffnet Rechnungsliste, Rechnungs-PDFs und Zahlungsübersicht; Bearbeiten erlaubt zusätzlich Storno, erneutes Versenden, den Vermerk „erstattet", die Exporte sowie bezahlt setzen und Rechnung erstellen in der Buchungsliste. Ohne das Bearbeiten-Recht sehen Mitarbeiter in der Buchungsliste nur den Bezahlt-Status, aber keine Schaltfläche. Bestehende Rollen haben das Recht zunächst nicht — Sie vergeben es einmal bewusst. Näheres im Kapitel Mitarbeiter & Rechte.

Das Rechnungsprofil und die Zahlungsanbieter bleiben in jedem Fall dem Inhaber vorbehalten: dort liegen Steuer-, Bank- und Zugangsdaten. Der Menüpunkt Einstellungen → Rechnungsstellung erscheint deshalb nur beim Inhaber.

Für Event-Anbieter

Diese Funktionen sind genau für Sie gebaut: Kurse, Workshops und Veranstaltungen werden im Voraus bezahlt, und Ihre Teilnehmer brauchen dafür eine ordentliche Rechnung. Sie finden alles an drei Stellen im Menü — den Bereich Einstellungen → Rechnungsstellung mit Übersicht, Profil & Nummernkreis und je einer Seite für PayPal, Stripe und SumUp, die Belege unter Rechnungen und die eingegangenen Zahlungen unter Zahlungen. Restaurants, die neben dem Tischgeschäft Events anbieten, können beides genauso nutzen; für normale Tischreservierungen ändert sich nichts.