Teilnehmer-Rechnungen & Online-Zahlung

Für bezahlte Event- und Kursbuchungen stellt VidiReserve Ihren Teilnehmern eine Rechnung aus — als PDF, in Ihrem Namen, aus Ihrem eigenen Nummernkreis. Zusätzlich können Ihre Gäste die Buchung direkt online bezahlen: über Ihr eigenes PayPal-, Stripe- oder SumUp-Konto. Beides ist im Auslieferungszustand ausgeschaltet und wird hier Schritt für Schritt eingerichtet. Tischreservierungen bleiben davon unberührt.

Rechnungsprofil einrichten

Öffnen Sie Einstellungen → Rechnungsstellung. Die Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, was schon eingerichtet ist. Auf der Seite Profil & Nummernkreis hinterlegen Sie einmalig, was nach § 14 UStG auf jeder Rechnung stehen muss:

• Rechnungsanschrift — Firmenname (rechtlich), Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land Ihres Betriebs.
• Steuer — entweder Regelbesteuerung mit dem passenden Steuersatz und Ihrer Steuernummer oder USt-IdNr., oder Kleinunternehmer (§ 19 UStG); dann weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern den entsprechenden Hinweis.
• Bankverbindung (optional) — IBAN, BIC und Bank. Sie erscheint in der Buchungsbestätigung als Überweisungsziel und auf der Rechnung.
• Nummernkreis & Layout — das Präfix der Rechnungsnummer (Standard R, ergibt zum Beispiel R-2026-0001), das Zahlungsziel in Tagen und eine Fußzeile für Angaben wie Registergericht oder Geschäftsführung.

Ganz oben steht der Schalter Rechnungen automatisch erstellen. Solange er aus ist oder Pflichtangaben fehlen, entsteht keine Rechnung — die Buchung lässt sich trotzdem ganz normal als bezahlt vermerken. Was noch fehlt, listet die Seite unter Diese Angaben fehlen noch auf. Über Vorschau-PDF sehen Sie jederzeit eine Musterrechnung mit Ihren gespeicherten Angaben; sie ist nur zur Ansicht und wird nirgends gespeichert.

Wann eine Rechnung entsteht

Die Rechnung entsteht genau in dem Moment, in dem eine Event-Buchung auf bezahlt gesetzt wird — entweder von Ihnen in der Buchungsliste über Als bezahlt markieren beziehungsweise Rechnung erstellen (dort wählen Sie die Zahlart, etwa bar oder Überweisung), oder automatisch durch eine Online-Zahlung Ihres Gastes. Rechnungsnummer, Ihre Angaben und die Positionen werden dabei festgeschrieben.

Der Teilnehmer bekommt die Rechnung sofort per E-Mail: als PDF im Anhang und zusätzlich über einen dauerhaft gültigen Abruflink. Ist der Teilnehmer ein Firmenkunde und sind alle nötigen Angaben vorhanden, enthält dieselbe E-Mail auch einen Link auf die XRechnung als XML — das Format, das Auftraggeber der öffentlichen Hand verlangen. Fehlt dafür etwas in Ihrem Profil, sagt die Seite Rechnungsstellung Ihnen genau, was.

Das PDF ist eine elektronische Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X, Profil EN 16931): dieselbe Datei ist Beleg für den Menschen und für die Buchhaltungssoftware — das Sichtbare zum Lesen, die maschinenlesbaren Daten unsichtbar darin eingebettet. Sie müssen dafür nichts einstellen und nichts zusätzlich verschicken. Firmenkunden finden die XRechnung weiterhin unter dem eigenen Link in der E-Mail.

Ganz selten dauert die Erzeugung einen Moment länger. Dann steht im Rechnungsjournal „PDF ausstehend", und die Rechnung geht automatisch hinaus, sobald der Beleg fertig ist — in aller Regel innerhalb weniger Minuten. Mit „Jetzt erneut versuchen" können Sie das anstoßen, ohne zu warten.

Liegt der Gesamtbetrag einer Buchung über 250 €, ist die Rechnungsanschrift des Teilnehmers Pflicht (Kleinbetragsrechnungen ohne Anschrift gibt es nur bis einschließlich 250 €). Das Buchungsformular fragt Straße, PLZ und Ort in diesem Fall automatisch ab; darunter darf der Gast sie freiwillig angeben.

Eine im Event eingestellte Vorauszahlung (Anzahlung pro Person oder pauschal) berücksichtigen Rechnung und Online-Zahlung nicht: Beide lauten immer über den vollen Buchungsbetrag. Liegt das Rechnungsdatum vor dem Veranstaltungstermin, weist das PDF automatisch „Vorauszahlung für die Veranstaltung am …" aus.

Storno & Erstattung

Eine einmal ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht. Deshalb lässt sich die Bezahlt-Markierung danach auch nicht mehr zurücknehmen — in der Buchungsliste steht dann Bezahlt — Rechnung vorhanden. Der Weg zurück führt über Stornieren in der Rechnungsliste:

1. Es entsteht eine Stornorechnung mit denselben Positionen in negativer Höhe und dem Verweis auf die Ursprungsrechnung.
2. Die Ursprungsrechnung bleibt bestehen und wird auf Storniert gesetzt.
3. Der Teilnehmer bekommt den Stornobeleg automatisch per E-Mail.
4. In der Rechnungsliste trägt die Stornorechnung das Kennzeichen Erstattung offen, bis Sie dort Erstattet haken.

Denselben Weg nimmt VidiReserve automatisch, wenn nicht die Rechnung, sondern die Buchung storniert wird — durch Ihren Gast über seinen Buchungslink oder durch Sie selbst: Zu einer bezahlten Buchung entsteht die Stornorechnung von allein, mit derselben Folge, dass die Erstattung bei Ihnen offen steht.

Das Geld schicken Sie auf einem von zwei Wegen zurück. Wurde online bezahlt, geht es unter Zahlungen mit Erstatten direkt über Ihren Zahlungsanbieter an den Gast zurück — voll oder als Teilbetrag, wenn Ihre Stornobedingungen eine Gebühr vorsehen. Bei Überweisung oder Barzahlung überweisen Sie selbst und setzen anschließend in der Rechnungsliste den Haken Erstattet. Nach dem Storno ist die Buchung wieder abrechenbar — Sie können also korrigieren und neu ausstellen.

Auf Wunsch geht das auch von allein: unter Einstellungen → Rechnungsstellung schalten Sie in der Karte Erstattungen ein, dass ein Storno durch den Gast den vollen Betrag automatisch zurückzahlt. Das gilt nur für Stornos, die der Gast selbst auslöst, und nur innerhalb Ihrer Stornofrist — danach kann er ohnehin nicht mehr stornieren. Storniert Ihr Betrieb, bleibt es bei der Hand. Im Auslieferungszustand ist der Schalter aus: Betriebe mit gestaffelten Stornogebühren entscheiden lieber selbst.

Ihr Gast sieht das ebenfalls: Storniert er selbst — im Konto über den Storno-Dialog oder über den Link in seiner Bestätigungsmail —, stehen dort Ihre Stornobedingungen, die Stornofrist und, falls er bereits bezahlt hat, ein Kasten Ihre Zahlung mit Betrag und Zahlungsweg. Dazu der ehrliche Satz, dass über die Erstattung Sie nach Ihren Stornobedingungen entscheiden und die Stornorechnung per E-Mail kommt — oder, wenn Sie die automatische Erstattung eingeschaltet haben, dass der Betrag automatisch zurückgeht. Dieselbe Zeile steht in der Stornobestätigung an den Gast.

Widerruf & Erstattung

Haben Sie in den Buchungsregeln „Widerrufsrecht besteht" gewählt, sieht Ihr Gast in seinem Konto, auf seiner Storno-Seite und in der Buchungsbestätigung den Knopf Vertrag widerrufen. Er führt auf eine Seite mit allen Angaben zur Buchung und dem Knopf Jetzt widerrufen.

Ein Widerruf löst dieselbe Kette aus wie ein Storno — mit zwei Unterschieden: Ihre Stornofrist gilt nicht (das Gesetz schlägt sie), und die Erstattung erfolgt immer und in voller Höhe, unabhängig vom Schalter in der Karte Erstattungen („Bei Storno durch den Gast automatisch den vollen Betrag erstatten"). Bei Überweisung oder Barzahlung erstatten Sie selbst; die Stornorechnung trägt dann bis zu Ihrem Haken den Vermerk Erstattung offen.

Außerhalb der 14 Tage oder nach dem Termin ist die Seite weiterhin erreichbar — sie erklärt dann, warum kein Widerruf mehr möglich ist, und führt zum normalen Storno. In der Buchung sehen Sie unter den Gast-Angaben, wann widerrufen wurde und ob Ihr Gast den vorzeitigen Leistungsbeginn ausdrücklich verlangt hat.

Die Rechnungsliste

Im Menü Rechnungen finden Sie alle Rechnungen und Stornorechnungen Ihres Betriebs. Sie schränken die Liste über Zeitraum, Typ und Status ein und suchen nach Nummer, Name, Firma oder E-Mail. Je nach Beleg stehen Ihnen zur Verfügung: PDF öffnen, Erneut senden (an den Teilnehmer, wenige Male pro Stunde), Stornieren und Erstattet vermerken. Welche davon zu sehen sind, hängt vom Beleg ab: Stornieren gibt es nur bei aktiven Rechnungen, Erneut senden nicht mehr bei stornierten, und Erstattet nur bei Stornorechnungen, deren Erstattung noch offen ist. Unter der Liste steht die Summe der gesamten Auswahl.

Über der Filterzeile steht die Schnellauswahl: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat. Ein Klick setzt den Zeitraum, die übrigen Filter (Art, Status, Suche, Veranstaltung) bleiben dabei erhalten. Sobald Sie selbst ein Datum in die Felder Von/Bis eintragen, gewinnt Ihre Eingabe und die Pille wird abgewählt. Wichtig für die Buchhaltung: Ein über eine Pille gewählter Zeitraum zählt wie ein von Hand eingetragener — die beiden Exporte nehmen ihn genauso mit.

Für Ihre Buchhaltung gibt es oben zwei Exporte, die immer genau die eingestellte Auswahl abbilden: Journal (CSV) mit allen Belegzeilen — Stornos mit negativen Beträgen, sodass sich ein stornierter Vorgang zu null summiert — und PDF-Archiv (ZIP) mit allen Belegen des Zeitraums als PDF. Beides können Sie unverändert an Ihre Steuerberatung weitergeben.

Lexware Office anbinden

Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit Lexware Office machen, kann VidiReserve jede Teilnehmer-Rechnung und jede Stornorechnung dorthin übertragen — als Buchungsbeleg mit angehängtem PDF, im Konto Ihres Betriebs. Die Rechnungsnummern bleiben die von VidiReserve; Lexware nummeriert nichts nach.

So richten Sie es ein — Einstellungen → Rechnungsstellung → Lexware Office:

1. In Lexware Office unter Erweiterungen → Public API einen API-Schlüssel erzeugen und hier einsetzen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; ersetzen oder löschen können Sie ihn jederzeit.
2. Verbindung testen — die Antwort nennt Ihr Lexware-Konto und die dort freigeschalteten Bausteine. Weicht die Besteuerung (Kleinunternehmer nach § 19 UStG) von Ihrem Rechnungsprofil ab, sagen wir es an dieser Stelle.
3. Erlöskonten laden und eines auswählen — darauf werden die Kurserlöse gebucht. Ohne Auswahl nehmen wir das Standardkonto „Einnahmen“.
4. Übertragung einschalten und speichern.

Ab dem Einschalten wandert jeder neue Beleg innerhalb von etwa zehn Minuten nach Lexware. Ältere Rechnungen holen wir nicht nach — das wäre eine Überraschung in Ihrer Buchhaltung. Einzelne ältere Belege schicken Sie über den Knopf in der Rechnungsliste.

Schalten Sie die Übertragung wieder aus, fällt dieser Stichtag weg; beim Wiedereinschalten zählt der neue Zeitpunkt. Was in der Pause dazwischen ausgestellt wurde, holt danach niemand von allein nach — diese Belege schicken Sie einzeln über An Lexware senden in der Rechnungsliste.

In der Rechnungsliste steht dann eine Spalte „Lexware“ mit fünf möglichen Zuständen:

• übertragen — Beleg und PDF sind im Lexware-Konto angekommen.
• offen — der nächste Lauf nimmt sich den Beleg vor.
• wartet auf Rechnung — das steht nur an Stornorechnungen: die zugehörige Rechnung muss zuerst in Lexware ankommen, sonst stünde dort eine Gutschrift ohne die Rechnung, auf die sie sich bezieht. In aller Regel erledigt sich das im selben Durchgang von selbst. Stammt die Rechnung aus der Zeit vor dem Einschalten, wartet die Stornorechnung, bis Sie diese Rechnung einmal über den Knopf An Lexware senden geschickt haben — danach folgt die Stornorechnung von allein.
• Fehler — etwas hat nicht geklappt, es wird automatisch erneut versucht.
• braucht Aufmerksamkeit — hier hilft kein weiterer Versuch. Der Grund steht als Kurzhinweis am Abzeichen; nach dem Beheben schicken Sie den Beleg über den Knopf An Lexware senden nach. Der Knopf arbeitet sofort und wartet auf Lexware — es kann daher einen Moment dauern, bis die Seite wieder da ist.

Was VidiReserve nicht tut: es legt in Lexware keine Kundenkontakte an. Die Belege laufen über den Sammelkontakt; auf Wunsch steht der Name bzw. die Firma des Rechnungsempfängers im Belegkopf, damit Sie ihn dort wiederfinden. Steht der Schalter auf aus, bleibt der Belegkopf namenlos.

Das ändert nichts am Anhang: Das angehängte Rechnungs-PDF enthält in beiden Fällen Name und Anschrift des Rechnungsempfängers — es ist der Buchungsbeleg, und ohne diese Angaben wäre er keiner. Der Schalter entscheidet also darüber, ob der Name in Lexware durchsuchbar ist, nicht darüber, ob er überhaupt dorthin gelangt. Den Zahlungsstatus setzen wir ebenfalls nicht — das übernimmt in Lexware Ihr Bankabgleich.

Online-Zahlung einrichten

Im selben Bereich Rechnungsstellung hat jeder Anbieter eine eigene Seite: PayPal, Stripe und SumUp. Sie können einen, zwei oder alle drei freischalten; Ihr Gast wählt dann auf der Bezahlseite. Das Geld fließt direkt auf Ihr eigenes Konto beim Anbieter: VidiReserve nimmt kein Geld entgegen, leitet keines weiter und behält keine Provision. Die Gebühren des Anbieters tragen Sie selbst, ebenso die Zahlungs- und Stornobedingungen gegenüber Ihren Gästen.

• PayPal — Sie legen in Ihrem PayPal-Geschäftskonto eine eigene REST-App an und tragen hier Client-ID, Secret und die Webhook-ID ein; die dafür nötige Webhook-Adresse steht auf der Seite zum Kopieren. Der Modus unterscheidet Sandbox (Test) und Live (echtes Geld). Ohne Webhook-ID zeigt der Status Eingeschränkt: Zahlungen funktionieren, aber schließt ein Gast die Seite zu früh, bleibt die Buchung offen, obwohl er bezahlt hat.
• Stripe — hier tragen Sie nichts ein: Sie klicken Mit Stripe verbinden, durchlaufen bei Stripe das Onboarding mit Ihren Firmen- und Bankdaten und kommen zurück. Bis Stripe Ihr Konto für Zahlungen freigegeben hat, steht der Status auf Eingeschränkt; danach wird er von selbst Aktiv — vorausgesetzt, der Schalter Stripe für Gäste freischalten ist gesetzt. Ohne ihn steht dort Nicht eingerichtet. Das volle Stripe-Dashboard bleibt Ihres.
• SumUp — Sie hinterlegen einen API-Schlüssel und Ihren Händler-Code aus dem SumUp-Profil. Legen Sie für die Online-Zahlung bitte einen eigenen Schlüssel an und verwenden Sie nicht den Ihres Kassen-Terminals. Nutzen Sie bereits ein SumUp-Terminal, übernimmt ein Knopf den Händler-Code aus der Kassenanbindung — den Schlüssel bewusst nicht. Eine Webhook-Adresse müssen Sie bei SumUp nicht eintragen. Noch kein SumUp-Konto? Auf der SumUp-Seite in den Einstellungen steht ein Partnerlink, über den Sie sich direkt anmelden können; VidiReserve kann dafür eine Vergütung erhalten, an Ihren Konditionen bei SumUp ändert das nichts.

Zu jedem Anbieter gibt es einen Prüfknopf — Verbindung zu PayPal testen, Verbindung zu Stripe testen beziehungsweise Verbindung zu SumUp testen: Damit prüfen Sie sofort, ob Ihre Zugangsdaten angenommen werden. Erst der Schalter für Gäste freischalten zeigt den Anbieter auf der Bezahlseite Ihrer Gäste.

Was dieser Schalter nicht tut: Er wirkt nicht rückwirkend auf Buchungen, deren Zahlung bereits läuft — eine bereits eingezogene Zahlung wird auch dann noch zugeordnet, wenn Sie den Anbieter zwischenzeitlich abschalten. Und er zwingt niemanden: Ihre Gäste können weiterhin per Überweisung oder bar zahlen, wenn Sie das in der Veranstaltung so beschreiben.

So bezahlt Ihr Gast

1. Ist die Veranstaltung kostenpflichtig, „online“ als Zahlungsweg angekreuzt und mindestens ein Anbieter eingerichtet, heißt der Knopf im Buchungsformular Weiter zur Bezahlung. Der Gast landet dann direkt auf der Bezahlseite — angemeldet ist er bereits, die Anmeldung ist eingegangen.
2. Nach der Buchung sieht der Gast auf der Bestätigungsseite und in der Bestätigungsmail den Knopf Jetzt bezahlen.
3. Er landet auf einer Bezahlseite in der Sprache seiner Buchung, sieht Betrag, Veranstaltung und Sie als Zahlungsempfänger und wählt den Anbieter.
4. Er bezahlt beim Anbieter und kommt mit dem Ergebnis zurück: Zahlung erhalten, Zahlung wird geprüft oder Zahlung abgebrochen.
5. Bei Zahlung erhalten ist die Buchung sofort bezahlt, und die Rechnung geht — sofern eingerichtet — automatisch heraus.

Steht dort Zahlung wird geprüft, ist das kein Fehler: Der Anbieter hat den Ausgang noch nicht endgültig gemeldet. Die Bestätigung kommt automatisch nach, sobald er sich meldet; Sie müssen dafür nichts tun, und der Gast soll in dieser Zeit nicht noch einmal zahlen.

Auf der Bezahlseite stehen unter den Anbieter-Knöpfen Ihre AGB, Ihre Stornobedingungen (aufklappbar) und Ihre Datenschutzhinweise, soweit Sie die Adressen in Ihrem Profil hinterlegt haben — und der Hinweis, dass Karten- und Kontodaten ausschließlich beim Zahlungsanbieter eingegeben werden. Wer gerade nicht zahlen möchte, kommt über Später bezahlen zurück; der Bezahl-Link steht ohnehin in der Bestätigungsmail.

Im eigenen Konto sieht Ihr Gast unter Rechnungen alle Belege zu seinen Buchungen — Rechnung und Stornorechnung, mit PDF und, bei Firmenkunden, XRechnung. Im Reiter Events stehen Betrag, Zahlstatus („Bezahlt am …“ bzw. „Zahlung offen“) und, solange offen, der Knopf Jetzt bezahlen.

Die Zahlungsübersicht

Im Menü Zahlungen steht jede Online-Zahlung mit Datum, Buchung, Anbieter, Betrag, Status und der Referenz des Anbieters — mit ihr finden Sie den Vorgang im Dashboard Ihres Anbieters wieder, etwa um zu erstatten. Sie filtern nach Zeitraum, Anbieter und Status; unter der Liste steht die Summe des Eingegangenen.

Dieselbe Schnellauswahl finden Sie in der Zahlungsübersicht. Sie arbeitet mit Kalendertagen in Ihrer Zeitzone; Wochen laufen von Montag bis Sonntag.

Zeilen, die Sie sich ansehen sollten, sind als Zu klären hervorgehoben:

• Wenn die Buchung schon bezahlt war: Es wurde ein zweites Mal eingezogen. Erstatten Sie den zweiten Betrag im Konto Ihres Anbieters.
• Wenn Betrag oder Währung abweichen: Es wurde etwas anderes eingezogen als gebucht. Prüfen Sie den Vorgang im Anbieter-Konto und erstatten Sie gegebenenfalls.
• Wenn das Geld da ist, die Buchung sich aber nicht auf „bezahlt" umstellen ließ (etwa weil sie inzwischen storniert wurde): Sehen Sie sich die Buchung an und entscheiden Sie von Hand; der Gast darf nicht noch einmal zahlen.

Für das Geld gibt es in dieser Liste zwei Schaltflächen, und sie tun Verschiedenes: Erstatten löst die Rückzahlung wirklich aus — Sie bestätigen Betrag und Stornobedingungen, dann geht das Geld über Ihren Anbieter zurück, und das lässt sich nicht widerrufen. Erstattet vermerken bewegt dagegen kein Geld: der Haken ist für Erstattungen, die Sie bereits im Konto Ihres Anbieters ausgelöst haben.

Meldet Ihr Anbieter die Erstattung als angestoßen, aber noch nicht abgeschlossen, gilt sie bei uns als erledigt — ein zweiter Versuch wäre eine zweite Auszahlung. Den Endstand sehen Sie im Konto Ihres Anbieters. Geht eine Erstattung nicht durch, bleibt die Zahlung als Zu klären in der Liste stehen, mit dem Grund daneben; Sie können es dann erneut versuchen oder im Anbieter-Konto erstatten und hier vermerken.

Wer was sieht

Standardmäßig sieht nur der Inhaber die Menüpunkte Rechnungen und Zahlungen — dahinter stehen Namen, Anschriften und Beträge aller Teilnehmer. Sie können die Abrechnung aber gezielt weitergeben: unter Mitarbeiter → Rollen & Rechte vergeben Sie in der Gruppe Extras das Recht Rechnungen & Zahlungen. Nur ansehen öffnet Rechnungsliste, Rechnungs-PDFs und Zahlungsübersicht; Bearbeiten erlaubt zusätzlich Storno, erneutes Versenden, den Vermerk „erstattet", die Exporte sowie bezahlt setzen und Rechnung erstellen in der Buchungsliste. Ohne das Bearbeiten-Recht sehen Mitarbeiter in der Buchungsliste nur den Bezahlt-Status, aber keine Schaltfläche. Bestehende Rollen haben das Recht zunächst nicht — Sie vergeben es einmal bewusst. Näheres im Kapitel Mitarbeiter & Rechte.

Das Rechnungsprofil und die Zahlungsanbieter bleiben in jedem Fall dem Inhaber vorbehalten: dort liegen Steuer-, Bank- und Zugangsdaten. Der Menüpunkt Einstellungen → Rechnungsstellung erscheint deshalb nur beim Inhaber.

Für Event-Anbieter

Diese Funktionen sind genau für Sie gebaut: Kurse, Workshops und Veranstaltungen werden im Voraus bezahlt, und Ihre Teilnehmer brauchen dafür eine ordentliche Rechnung. Sie finden alles an drei Stellen im Menü — den Bereich Einstellungen → Rechnungsstellung mit Übersicht, Profil & Nummernkreis und je einer Seite für PayPal, Stripe und SumUp, die Belege unter Rechnungen und die eingegangenen Zahlungen unter Zahlungen. Restaurants, die neben dem Tischgeschäft Events anbieten, können beides genauso nutzen; für normale Tischreservierungen ändert sich nichts.