Mitarbeiter & Rechte

Legen Sie für Ihr Team eigene Zugänge an und steuern Sie über Rollen genau, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. So arbeitet jeder mit den Rechten, die er für seine Aufgabe braucht — nicht mehr und nicht weniger.

Mitarbeiter einladen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Mitarbeiter und klicken Sie auf Mitarbeiter einladen.

1. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
2. Weisen Sie eine Rolle zu, die die Rechte bestimmt.
3. Die Einladung geht per E-Mail raus; der Status wechselt von „Eingeladen" auf „Aktiv", sobald die Person sie annimmt.

Rollen & Rechte

Über Rollen & Rechte legen Sie Rollen an und steuern pro Seite bzw. Modul die Berechtigung: Kein Zugriff, Nur ansehen oder Bearbeiten. Die Module sind in Gruppen geordnet (Betrieb, Mein Restaurant, Einstellungen und Extras). Über die Schnell-Schalter setzen Sie alle Module auf einmal auf Ansehen, Bearbeiten oder Kein Zugriff.

Reservierungen

Das Recht Reservierungen gilt für die Buchungsliste, die Detailseiten, die Kalenderansicht und den Buchungs-Export. Mit Nur ansehen bleibt all das lesbar, die Schaltflächen fehlen: Anlegen, Walk-in, Bestätigen, Absagen, Stornieren, No-Show, Tische zuweisen und Notizen ändern brauchen Bearbeiten. Das gilt auch für Walk-ins aus dem Tischplan Live und die Nachbesuchs-Notizen aus der Tagesansicht — sie schreiben in dieselbe Buchung.

Rechnungen & Zahlungen

In der Gruppe Extras steht das Recht Rechnungen & Zahlungen. Damit geben Sie die Abrechnung an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiter, ohne den Inhaber-Zugang aus der Hand zu geben:

• Nur ansehen: die Menüpunkte Rechnungen und Zahlungen sind sichtbar, die Rechnungs-PDFs lassen sich öffnen.
• Bearbeiten: zusätzlich stornieren, eine Rechnung erneut versenden, „erstattet" vermerken, das Rechnungsjournal und das PDF-Archiv herunterladen — und in der Buchungsliste eine Buchung auf bezahlt setzen bzw. Rechnung erstellen.
• Kein Zugriff: die beiden Menüpunkte fehlen, und in der Buchungsliste steht nur noch der Bezahlt-Status — ohne Schaltfläche.

Der Buchungs-Export (CSV) gehört zum Recht Reservierungen; seine Spalten Betrag, Bezahlt am, Zahlart und Rechnungs-Nr enthält er nur, wenn die Rolle zusätzlich „Rechnungen & Zahlungen" mindestens ansehen darf.

Das Rechnungsprofil und die Zahlungsanbieter bleiben dem Inhaber vorbehalten: dahinter stehen Steuer-, Bank- und Zugangsdaten. Der Menüpunkt Einstellungen → Rechnungsstellung steht deshalb nur im Menü des Inhabers.

Tagesansicht, Raumplan Live & Raumplan-Verwaltung

Die Tagesansicht hat ein eigenes Recht. Mit Nur ansehen zeigt sie das Tischraster, und ein Klick auf eine Buchung öffnet deren Detailseite (sofern die Rolle Reservierungen ansehen darf). Ziehen, Dauer ändern, Schnell-Anlegen und das Bearbeiten-Fenster gibt es erst mit Bearbeiten. Raumplan Live ist eine reine Anzeige: Walk-in erscheint nur, wenn die Rolle Reservierungen bearbeiten darf, das Bearbeiten-Fenster nur mit Tagesansicht: Bearbeiten. Bei der Raumplan-Verwaltung (Mein Restaurant) zeigt Nur ansehen die Übersicht; der Editor, das Anlegen und Löschen von Tischen und das Sortieren der Räume brauchen Bearbeiten.

Warteliste, Nachrichten, Vorlagen, Gäste, Bewertungen & Treueprogramm

Diese sechs Bereiche haben je ein eigenes Recht. Mit Nur ansehen bleibt jeweils der ganze Inhalt lesbar — Einträge, Gesprächsverläufe, Vorlagentexte, Merkmale, Bewertungen samt Antworten und das Treueprogramm mit Stufen und Prämien. Was verschwindet, sind allein die Schaltflächen, die etwas ändern würden: in der Warteliste Anlegen, Platz anbieten, Absagen und die interne Notiz; bei den Nachrichten Antworten, Schließen, Wiederöffnen und Neue Nachricht; bei den Vorlagen Anlegen, Bearbeiten, Löschen und die Standardvorlagen; bei den Gästen das Anlegen und Ändern der Merkmale; bei den Bewertungen Antworten, Veröffentlichen, Verstecken und Melden; beim Treueprogramm alle Felder der Konfiguration, Stufen und Prämien.

Zwei Stellen greifen bewusst über ihren Bereich hinaus:

• Warteliste → Buchung: „In Reservierung umwandeln" legt eine echte Buchung an und verlangt deshalb zusätzlich Reservierungen: Bearbeiten. Sonst wäre die Warteliste ein Umweg um das Reservierungsrecht. Platz anbieten und Absagen brauchen weiterhin nur das Wartelisten-Recht.
• „Nachricht an den Gast": Der Knopf steht in mehreren Listen — bei Reservierungen, Gästen, der Warteliste und den Event-Buchungen. Er gehört immer zum Recht Nachrichten, nicht zur jeweiligen Liste, und erscheint nur mit Bearbeiten darauf.

Die Vorlagen-Auswahl in den Antwort- und Angebotsfenstern liest Vorlagen und setzt darum das Recht Vorlagen: Nur ansehen voraus; fehlt es, bleibt das Fenster bedienbar, nur ohne Vorlagenliste. Die Platzhalter-Übersicht ist eine reine Nachschlageseite und steht jedem offen, der Vorlagen ansehen darf.

Mein Restaurant, Medien & Speisekarte

Das Recht Mein Restaurant gilt für das Profil, die Fotos und die Medien-Bibliothek; die Speisekarte hat ein eigenes. Mit Nur ansehen bleibt jeweils alles lesbar: im Profil steht jedes Feld mit seinem Wert da, nur gesperrt, und die Karte zeigt Kategorien, Gerichte, Preise, Kennzeichen und Verfügbarkeit unverändert an. Es fehlen nur die Schaltflächen zum Speichern, Hochladen, Anlegen und Löschen. Zwei Bedienelemente bleiben ausdrücklich für alle, weil sie nichts speichern: die EN-Umschalter im Profil, die das Übersetzungsfeld ein- und ausklappen, und die Sprachumschaltung über der Speisekarte.

Drei Stellen greifen bewusst über ihren Bereich hinaus:

• Bild aus der Bibliothek wählen: Der Bild-Wähler in Speisekarte, Events und Marketing liest die Medien-Bibliothek und braucht daher Mein Restaurant: Nur ansehen. Wer die Karte bearbeiten darf, aber die Bibliothek nicht sehen, kann alles andere am Gericht ändern — nur der Bildknopf fehlt.
• Vorschau im Profil: Sie zeigt den Stand des Bearbeitungs-Formulars und gehört deshalb zu Bearbeiten. Wer nur ansehen darf, sieht dieselbe Seite über Live ansehen daneben — im gespeicherten Stand.
• Betrieb anlegen: Die Anlage-Seite prüft bewusst kein Recht. Solange es keinen Betrieb gibt, gibt es auch keine Rechte, an denen man sie festmachen könnte; sobald einer besteht, leitet sie sofort auf das Profil weiter und kann dort nichts ändern.

Die Geräteliste unter Einstellungen ist rein lesend und hängt am Recht Einstellungen: sie zeigt, welche Geräte angemeldet sind und ob der letzte Push ankam. An- und Abmelden macht die App selbst.

Veranstaltungen

Das Recht Veranstaltungen deckt die Event-Liste, das Event-Formular und die Buchungsliste ab. Mit Nur ansehen bleiben Liste und Buchungen vollständig lesbar — Titel, Termin, Art, Preis, Auslastung, Status und alle Teilnehmer mit ihrem Bezahlt-Stand. Was verschwindet, sind allein die Wege, die etwas ändern würden: Neues Event, der Stift zum Bearbeiten, der Titel-Link in das Formular, das Pausieren und Fortsetzen und der Rundnachricht-Knopf samt Fenster in der Buchungsliste.

Zwei Stellen in der Buchungsliste gehören einem anderen Bereich und sind darum eigens gegatet: Bezahlt setzen und Rechnung erstellen erzeugen einen Beleg und verlangen Rechnungen: Bearbeiten; der Bezahlt-Stand selbst bleibt als Angabe zur Buchung sichtbar. „Nachricht an den Gast" hängt wie überall am Recht Nachrichten: Bearbeiten.

Abo, Einrichtung und die Upgrade-Seite

Ein paar Bereiche hängen bewusst nicht am Rechte-System, sondern am Inhaber — ein Häkchen im Rollen-Editor wäre dort die falsche Frage:

• Abo: Buchen, kündigen, Zahlungsdaten ändern und das Zahlungsportal sind geschäftliche Verpflichtungen des Betriebs. Nur der Inhaber kommt hinein; der Menüpunkt wird Personal deshalb gar nicht erst angezeigt, statt beim Klick auf einer Fehlerseite zu enden.
• Rechnungsprofil und Zahlungsanbieter: wie gehabt Inhaber-Sache — dahinter stehen Steuer-, Bank- und Zugangsdaten.
• Einrichtungsassistent, „Entfällt" und Checkliste ausblenden: Wer die Checkliste für alle ausblendet oder einen Schritt als erledigt erklärt, entscheidet über die Einrichtung des Betriebs, nicht über die eigene Ansicht. Der Fortschritt selbst bleibt für alle sichtbar, ebenso jeder Schritt-Link.
• Demo-Daten zurücksetzen: löscht Beispieldaten — nicht für das Empfangspersonal.

Umgekehrt bleibt die Upgrade-Seite („mehr Online-Tische") bewusst für jeden im Partner-Bereich offen. Sie zeigt nur die öffentliche Tarifstaffel und die eigene Auslastung und erklärt damit, warum ein Limit erreicht ist. Gebucht wird nicht dort, sondern im Abo — und dort sitzt die Schranke.

Einstellungen, Kasse, Widget, Auswertungen und Support

Die Buchungs-Einstellungen, die Kassen-Anbindung, die E-Mail-Vorlagen und die Support-Anfragen hängen alle am Recht Einstellungen; das Widget, die Auswertungen und die Startseite haben jeweils ein eigenes. Mit Nur ansehen bleibt überall alles lesbar: jede Einstellung steht mit ihrem Wert da, nur gesperrt, und Kassen-Zuordnung, freigegebene Domains, Vorlagenliste und Anfragen-Verlauf sind vollständig sichtbar. Es fehlen nur die Schaltflächen zum Speichern, Anlegen und Löschen. Bedienelemente, die nichts speichern, bleiben für alle: die Reiter der Einstellungsseite, Suche, Filter und Sortierung in der Kassen-Zuordnung, und die Vorschau der E-Mail-Vorlagen.

Zwei Stellen sind bewusst strenger eingestuft, als es auf den ersten Blick nötig wäre:

• Die Vorschlagslisten im Kassen-Editor („welcher Tisch passt zu diesem Kassen-Namen?") verlangen Bearbeiten. Sie gehören zum Zuordnen — als reine Leserechte wären sie eine Seitentür zur Tischliste für jemanden, der Einstellungen sehen darf, aber Tische nicht.
• Der Verbindungstest zur Kasse verlangt ebenfalls Bearbeiten. Er stößt einen signierten Aufruf mit dem Schlüssel des Betriebs an; da er keine eigene Schaltfläche hat, verschwindet dadurch auch nichts aus der Oberfläche.

Der Kassen-Schlüssel wird ohnehin nur maskiert angezeigt — im Klartext steht er einmalig direkt nach dem Erzeugen. Die Karte Demo-Daten zurücksetzen auf der Startseite hängt nicht am Recht, sondern an der Rolle (siehe oben).

Gästekartei

Das Recht Gäste gilt für die Kartei, die Gastakte und die Merkmale. Mit Nur ansehen bleibt die ganze Akte lesbar: Kontakt, Besuchsverlauf, Merkmale, Allergien, Vorlieben und interne Notizen stehen mit ihren Werten da, nur gesperrt. Auch der CSV-Export bleibt — er gibt genau das aus, was die Liste ohnehin zeigt. Es fehlen nur Anlegen, Ändern, der VIP-Schalter und der Import aus bestehenden Buchungen; der VIP-Stand selbst bleibt als Stern sichtbar, er ist eine Tatsache über den Gast.

Wichtig für die tägliche Arbeit: Die Namenssuche, die beim Anlegen einer Buchung, in der Tagesansicht, im Raumplan, bei Gruppenbuchungen, Gutscheinen und Nachrichten Vorschläge einblendet, gehört ebenfalls zu diesem Recht — sie gibt Name, E-Mail und Telefonnummer gespeicherter Gäste heraus. Wer Gäste nicht sehen darf, bekommt dort keine Vorschläge mehr; die Felder lassen sich weiterhin von Hand ausfüllen, und das Buchen funktioniert unverändert.

Verwalten

Bestehende Mitarbeiter bearbeiten Sie in der Liste, deaktivieren sie vorübergehend oder entfernen sie ganz. Der Inhaber-Zugang hat immer vollen Zugriff und lässt sich nicht einschränken.