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Bereiche, Tische & Kombinationen

Bereiche gliedern Ihr Lokal (z. B. Gaststube, Terrasse, Gewölbekeller), Tische tragen die eigentliche Kapazität. Aus beiden zusammen ergibt sich, welche Gruppengrößen VidiReserve online und im Backoffice platzieren kann. Für große Gesellschaften fassen Sie mehrere Tische zu einer Tischgruppe zusammen.

Bereiche anlegen

Öffnen Sie Mein Restaurant → Bereiche und legen Sie über „Neuen Bereich erstellen" Ihre Räume an. Pflichtfeld ist der Name (z. B. „Terrasse"), dazu eine optionale Beschreibung. Über den Schalter Aktiv/Inaktiv blenden Sie einen Bereich vorübergehend aus. Praktisch: Sie können beim Anlegen unter „Tische direkt anlegen" gleich eine Anzahl Tische mit gleicher Platzzahl und einem Namens-Präfix miterzeugen.

Beim Löschen eines Bereichs fragt VidiReserve, was mit seinen Tischen passieren soll — „Tische behalten" (sie stehen danach ohne Bereich) oder „Tische mitlöschen"; Tische mit künftigen Reservierungen bleiben dabei immer erhalten und werden in der Meldung genannt.

Tische anlegen

Unter Mein Restaurant → Tische legen Sie jeden Tisch mit diesen Feldern an:

  1. Tisch-Nummer (z. B. „T1", „BG3").
  2. Min. Personen und Max. Personen — die Kapazitätsspanne, innerhalb derer der Tisch vergeben wird.
  3. Standort (Innen, Außen, Privat) und den zugehörigen Bereich.
  4. Schalter Online buchbar — legt fest, ob Gäste diesen Tisch übers Widget buchen dürfen (für neue Tische standardmäßig an).

Die Reihenfolge der Tischliste ist zugleich die Vergabe-Priorität: Ziehen Sie eine Zeile am Griff links nach oben, wird dieser Tisch bei der automatischen Zuweisung bevorzugt vergeben. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert. Kommen bei gleicher Priorität mehrere Tische in Frage, gewinnt weiterhin der kleinste passende — so bleiben große Tische für große Gruppen frei. Nützlich, um z. B. die Gaststube vor der Terrasse zu füllen.

Bei der automatischen Vergabe gilt außerdem: Die Mindestbelegung eines Tisches wird bevorzugt eingehalten — zwei Gäste landen nicht auf dem Achtertisch mit Mindestbelegung 4, solange irgendein anderer Tisch passt (nur wenn sonst nichts frei ist, wird sie ignoriert, damit die Buchung nicht verloren geht). Und freie Tischkombinationen bleiben immer im selben Bereich — quer durchs Haus kombiniert VidiReserve nur, wenn Sie das über eine Tischgruppe ausdrücklich so definieren.

Über die Sammel-Schalter je Bereich oberhalb der Liste setzen Sie mit einem Klick alle Tische eines Bereichs auf „online buchbar" bzw. „aktiv" — praktisch, um z. B. die Terrasse im Winter komplett aus der Online-Buchung zu nehmen.

Ihr Paket-Limit zählt nur die online buchbaren Tische — die Anzeige „X von Y Tischen online buchbar" oben auf der Tische-Seite zeigt den Stand. Im Backoffice können Sie dagegen immer alle Tische belegen, auch über das Limit hinaus. Ist das Limit erreicht, lassen sich keine weiteren Tische online freigeben — dann ein größeres Paket wählen oder einen anderen Tisch offline nehmen. Bereits freigegebene Tische bleiben dabei immer unangetastet, auch nach einem Paketwechsel nach unten (Bestandsschutz).

Tischgruppen für große Gruppen

Über Mein Restaurant → Tischgruppen kombinieren Sie mehrere Tische zu einer Einheit, damit VidiReserve auch größere Gesellschaften platzieren kann. Sie ziehen die Tische per Drag & Drop von „Verfügbare Tische" zu „Ausgewählte Tische"; die Gesamtkapazität der Gruppe wird automatisch aus den Mitgliedern berechnet. Damit VidiReserve Tische bei Bedarf kombiniert, muss zusätzlich in den Buchungsregeln das Kombinieren erlaubt sein.