Kasse: Artikel, Warengruppen & Optionen (Zusatzpaket)

Mit dem Zusatzpaket „Kasse“ (VidiPOS) pflegen Sie im Backoffice alles, was Ihre Kasse verkauft: Artikel, Warengruppen, Gänge, Optionen und Schnellnotizen. Die Kassen-App auf Tablet und Handy folgt in der nächsten Ausbaustufe, die Signatur mit einer TSE nach der Kassensicherungsverordnung danach. Was Sie jetzt anlegen, übernimmt die App beim ersten Abgleich unverändert. Ohne freigeschaltetes Paket führen die Seiten unter Kasse auf eine Infoseite.

Wer was darf, stellen Sie im Rollen-Editor unter Mitarbeiter → Rollen ein (Gruppen „Kasse · …"): Lesen und Ändern der Artikelpflege hängen am Recht Kasse: Artikelpflege (ansehen bzw. bearbeiten), Gänge ändern verlangt zusätzlich Kasse: Gänge verwalten. Die Inhaberin oder der Inhaber darf immer alles.

Artikel

Unter Kasse → Artikel sehen Sie alle Kassenartikel mit Vorschaukachel, Preis, Steuersätzen, Bestand, Favoriten-Stern und Aktiv-Schalter. Filtern Sie nach Warengruppe, Status oder Suchbegriff (PLU, Name, Kurzname). Ein Klick auf den Stern macht einen Artikel zum Favoriten — er steht dann an der Kasse oben. Der Aktiv-Schalter nimmt einen Artikel aus dem Verkauf, ohne ihn zu löschen.

Im Formular legen Sie fest: Warengruppe, PLU (optional, eindeutig), Name auf Deutsch und Englisch, den Kurznamen für Bon und Kachel (höchstens 25 Zeichen, mit Zähler), Einheit und Reihenfolge. Der Preis ist immer brutto, also wie auf der Karte. Für Artikel mit Varianten (Bier 0,3 l / 0,5 l) wählen Sie „Kein eigener Preis" — der Preis kommt dann aus einer Option, die den Preis ersetzt. Die Steuersätze im Haus und außer Haus übernimmt der Artikel normalerweise von seiner Warengruppe; nur Abweichungen bekommen eigene Sätze.

Weitere Schalter: Diverses (Name und Preis gibt die Bedienung ein), Auslage (durchlaufender Posten mit 0 %), auf dem Produktionsbon drucken, Bestand führen mit Menge und ausverkauft. Bei Bestand 0 gilt ein Artikel automatisch als ausverkauft; ein Nachbuchen hebt das wieder auf. Ändern Sie den Bestand im Formular, bucht VidiPOS nur die Differenz zum Stand beim Öffnen der Seite — was die Kasse inzwischen verkauft hat, bleibt abgezogen. Allergene und Zusatzstoffe tragen Sie als kurze Einträge mit Komma ein. Unter Optionsgruppen ordnen Sie die Rückfragen zu und bringen sie mit den Pfeilen in die Reihenfolge, in der die Kasse fragt. Mit den Häkchen bei Sichtbar an diesen Kassen blenden Sie einen Artikel an einzelnen Kassen aus.

Darstellung: Jeder Artikel erscheint als Farbkarte oder als Fotokarte. Ohne eigene Farbe gilt die Farbe der Warengruppe. Bilder laden Sie als JPG, PNG oder WebP bis 2 MB hoch; sie werden verkleinert und neu gespeichert. Ist ein Bild mit künstlicher Intelligenz erzeugt, setzen Sie das Häkchen Bild ist KI-generiert: Liste, Kachel und später die Kasse zeigen dann sichtbar „KI-Bild" (Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung).

Aus Speisekarte übernehmen macht aus Ihren Kategorien Warengruppen und aus den Gerichten Artikel. Das lässt sich wiederholen: schon übernommene Artikel bekommen Name und Preis neu, alles, was Sie an der Kasse gepflegt haben, bleibt. Neue Warengruppen tragen zunächst den Standardsteuersatz — prüfen Sie danach die Sätze (Speisen meist 7 %, Getränke 19 %). Mit CSV-Export und CSV-Import bearbeiten Sie viele Artikel in einer Tabellenkalkulation; enthält eine Zeile einen Fehler, wird nichts gespeichert und die Seite nennt Zeile und Feld. Über die Häkchen links und Auswahl ändern setzen Sie für viele Artikel auf einmal einen Preis, ändern ihn um einen Prozentsatz oder setzen die Steuersätze.

Protokoll: Jede Änderung an Name, Preis, Steuersätzen, Aktiv-Status, Bestand und Bild wird mit Zeit und Person festgehalten, wie es die GoBD für Stammdaten einer Kasse verlangen. Den Verlauf eines Artikels sehen Sie im Reiter mit dem Uhr-Symbol; Einträge lassen sich nicht ändern.

Warengruppen

Warengruppen bilden die Reiter der Kasse und tragen, was für viele Artikel gleich ist: die Steuersätze im Haus und außer Haus, die Station für den Produktionsbon (Küche, Bar, Ausgabe, Patisserie oder keiner — welcher Drucker eine Station je Bereich druckt, steht unter Drucker je Bereich), den Standardgang, Farbe, Erlöskonto und Kostenstelle für die Buchhaltung und den Schalter für Diverses-Artikel. Oberwarengruppen wie „Speisen" und „Getränke" fassen Gruppen für Berichte und DATEV zusammen. Eine Warengruppe mit Artikeln lässt sich nicht löschen — deaktivieren Sie sie stattdessen.

Produktionsbons an Gruppe und Artikel

Unter Produktionsbons wählen Sie an Obergruppe (Dialog auf der Warengruppen-Seite), Warengruppe und Artikel, welche Station welchen Bon bekommt: je Station Einzelbon, Sammelbon oder Komplettbon, auch mehrere zugleich (etwa „Küche · Einzelbon“ und „Pass · Komplettbon“). Es gilt die speziellste Ebene mit einer Auswahl — Artikel vor Warengruppe vor Obergruppe; ohne Häkchen erbt die Ebene, und das Formular zeigt darunter, was dann gilt („geerbt von Warengruppe Hauptgang: Küche · Sammelbon“). Ein Artikel mit eigener Regel braucht nichts an der Gruppe; eine Warengruppe ohne eigene Auswahl übernimmt die Obergruppe. Gedruckt wird nur, wenn am Artikel und an der Warengruppe „Produktionsbon“ eingeschaltet ist. Wählen Sie an einer Warengruppe genau eine der vier bisherigen Stationen, merkt sich die Gruppe diese Station auch für ältere Kassen-Apps. Eine deaktivierte Station erscheint nur, wenn sie gewählt ist, mit dem Hinweis, dass sie nicht druckt. Die Übersicht aller Regeln steht unter Bon-Arten und Regeln, Stationen, Layout und Testdruck unter Stationen.

Gänge

Unter Gänge legen Sie benannte Gänge an (Vorspeise, Hauptgang, Dessert …) und bestimmen ihre Reihenfolge. „Sofort / ohne Gang" ist fest eingebaut. Ein Gang, der in abgeschlossenen Vorgängen vorkommt, bleibt für die Aufbewahrung erhalten und wird nur deaktiviert. Tragen offene Bestellungen den Gang, verlangt das Löschen einen Ersatzgang; die offenen Positionen werden dann umgehängt und das im Journal vermerkt.

Optionen

Optionsgruppen sind die Rückfragen der Kasse: Beilage, Garstufe, Toppings, Größe. Je Gruppe legen Sie fest, ob sie Pflicht ist und wie viele Optionen gewählt werden dürfen. Eine Option hat entweder keinen Preis, einen Aufpreis oder sie ersetzt den Preis (Varianten). Eine Option kann eine Folgegruppe auslösen — „Steak" fragt danach die Garstufe ab —, höchstens fünf Ebenen tief und ohne Kreis. Die Vorschau „So fragt die Kasse" zeigt für einen Beispielartikel genau die Reihenfolge der Rückfragen mit Folgegruppen und Preiswirkung.

Minderpreis: Ein Aufpreis darf auch negativ sein — tragen Sie bei der Preisart „Aufpreis“ zum Beispiel -2,00 ein (das typografische Minus „−“ geht ebenso), etwa für eine kleine Portion oder „ohne Beilage“. Erlaubt sind −999,99 bis 999,99 €; ein Preis, der den Artikelpreis ersetzt, bleibt immer positiv. Die Kasse zeigt die Option als „kleine Portion −2,00“, Backoffice-Listen und das Journal als „− 2,00 €“. Gebucht wird ein Minderpreis als Positionsrabatt mit dem Optionsnamen als Grund: Die Position behält den Artikelpreis (plus positive Aufpreise), darunter stehen auf Bon und Beleg der Optionsname und der Rabatt, der Zeilenbetrag ist um ihn kleiner — ein Flammkuchen für 9,90 € mit „kleine Portion“ steht mit 9,90 €, darunter „kleine Portion (−2,00 €)“, Zeile 7,90 €. Bei zwei Portionen sind es 19,80 € mit 4,00 € Positionsrabatt. Die Steuer rechnet die Kasse aus dem Betrag nach dem Rabatt; ein Rabatt auf den ganzen Beleg verteilt sich auf diesen Rest, und in den Kassendaten (DSFinV-K) erscheint der Minderpreis als Rabatt, nicht als negative Teilposition. Der Preis nach dem Minderpreis fällt nie unter 0 €: Eine Option, die den Preis unter 0 € drücken würde, ist in der Kasse gesperrt („Preis wäre negativ“) — legen Sie Minderpreise daher nur an Artikeln an, deren Preis groß genug ist.

Schnellnotizen

Schnellnotizen sind fertige Hinweise für die Küche („ohne Zwiebeln", „Soße extra"), die die Bedienung mit einem Tipp an eine Position hängt. Ohne Warengruppe erscheinen sie überall, mit Warengruppe nur dort. Kassen, Geräte und das Journal beschreibt das Kapitel Kasse: Kassen, Geräte & Journal.

Rabatt- und Stornogründe

Unter Kasse → Artikel → Gründe legen Sie die Gründe fest, die die Bedienung mit einem Tipp wählt — getrennt nach drei Arten: Rabatt und Preis ändern (z. B. „Stammgast", „Personal", „Reklamation"), Storno einer Position (z. B. „Fehlbuchung", „Gast verzichtet", „Nicht lieferbar") und Storno eines Belegs. Je Grund pflegen Sie den Text, optional einen englischen Text (die Kasse zeigt ihn, wenn das Gerät auf Englisch eingestellt ist), die Reihenfolge (Pfeile nach oben und unten) und ob er in der Kasse angeboten wird. Ein ausgeblendeter Grund bleibt gespeichert und lässt sich später wieder einschalten; die Art eines Grundes bleibt fest.

In der Kasse erscheinen die Gründe als Auswahl im Rabatt-, Preis- und Storno-Fenster. „Sonstiges" mit freiem Text bleibt immer wählbar, falls kein fester Grund passt. Solange Sie für eine Art nichts eingetragen haben, zeigt die Kasse ihre Standardliste (Storno einer Position: Fehlbuchung, Gast verzichtet, Änderung, Reklamation, Sonstiges; Storno eines Belegs: Falsch gebucht, Gast reklamiert, Doppelt, Sonstiges) bzw. beim Rabatt das freie Textfeld. Die Liste kommt mit dem Artikelabgleich auf die Geräte. Im Journal steht der gewählte Grund als Text — genau so, wie er bei der Buchung lautete; spätere Änderungen oder das Löschen eines Grundes ändern bereits gebuchte Vorgänge nicht. Lesen und Ändern hängen wie bei den Schnellnotizen am Recht Kasse: Artikelpflege.