Marketing & Newsletter

Mit Marketing-Kampagnen senden Sie Newsletter und Angebote gezielt an Ihre Gäste — zum Beispiel nach dem Besuch, zum Geburtstag oder um inaktive Gäste zurückzugewinnen. Jede Kampagne lässt sich filtern, gestalten und auswerten.

Kampagne erstellen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Marketing und klicken Sie auf Neue Kampagne.

1. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie den Typ (Nach Besuch, Geburtstag, Inaktiv oder Frei).
2. Formulieren Sie Betreff und Inhalt im Editor — Platzhalter wie der Gastname werden pro Empfänger automatisch eingesetzt.
3. Verknüpfen Sie optional einen Gutschein oder ein Event und setzen Sie einen Buchungslink.

Einwilligung (Double-Opt-in)

Newsletter und Angebote dürfen Sie nur an Gäste schicken, die ausdrücklich eingewilligt haben (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). VidiReserve holt diese Einwilligung in zwei Schritten ein:

1. Im Reservierungs-, Veranstaltungs- und Gutschein-Formular steht ein leeres, freiwilliges Häkchen. Es ist nie vorausgewählt und nie Pflicht — beides wäre rechtlich wertlos.
2. Setzt der Gast es, bekommt er eine neutrale E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst der Klick darauf macht ihn zum Empfänger. Der Link gilt 14 Tage.

Den Stand sehen Sie an jedem Kontakt (Gästekartei → Kontakt öffnen): bestätigt, angefragt, keine Einwilligung oder abgemeldet, samt Datum und dem Formular, über das die Einwilligung erteilt wurde. In der Gästeliste können Sie danach filtern und den Stand mitexportieren. Am Stand angefragt gibt es einen Knopf Bestätigungsmail erneut senden.

Sie selbst können keine Einwilligung eintragen — auch nicht für Gäste, die es Ihnen am Telefon gesagt haben. Das ist Absicht: nachweisbar ist nur, was der Gast selbst bestätigt hat.

Oben auf der Marketing-Seite steht, wie viele Ihrer Kontakte bestätigt haben. Bleibt die Zahl niedrig, liegt es meistens daran, dass die Einwilligung erst mit neuen Buchungen entsteht — bestehende Kontakte haben nie eine gegeben.

Ausnahme für Bestandskunden

§ 7 Abs. 3 UWG erlaubt eine Ausnahme: Wer bei Ihnen gebucht hat, darf Werbung für Ihre eigenen ähnlichen Leistungen bekommen, wenn Sie beim Erheben der Adresse und in jeder Mail darauf hinweisen und der Widerspruch jederzeit möglich ist. Den Schalter dafür finden Sie oben auf der Marketing-Seite. Er gilt nur für die Vorlage „Danke nach Besuch" und die Bewertungsanfrage nach dem Besuch, nie für abgemeldete Gäste, und ist standardmäßig aus. Im Zweifel lassen Sie ihn aus — die Anforderungen der Ausnahme müssen Sie selbst erfüllen.

Empfänger filtern

Rechts grenzen Sie die Empfänger ein: nur VIP-Gäste, bestimmte Tags, eine Mindestzahl an Besuchen, seit Tagen inaktive Gäste, ein Geburtstagsmonat oder Gäste mit Bewertung. Der Live-Zähler zeigt jederzeit an, wie viele Gäste die aktuellen Filter erreichen; über die Vorschau prüfen Sie das fertige Design.

Versenden & Automatik

Alle Kampagnen gehen über die Automatik hinaus — in kleinen Mengen über den Tag verteilt, nie alle auf einmal. In der Übersicht sehen Sie zu jeder Kampagne, wie viele Mails versendet und wie viele Links geklickt wurden.

Freie Kampagne senden

1. Klicken Sie in der Liste bei einer freien Kampagne (Typ „Eigene") auf Senden. Damit wird sie eingeplant: die Meldung nennt, wie viele Empfänger es etwa sind und in welchem Zeitfenster sie verschickt wird. Es geht in diesem Moment noch keine Mail hinaus.
2. In der Liste steht danach „Wird versendet · X gesendet" — X wächst mit jedem Durchgang. Sind alle Empfänger erreicht, steht die Kampagne auf Gesendet.
3. Mit Stoppen halten Sie den Versand an (Status „Angehalten"), mit Fortsetzen geht es weiter. Wer die Mail schon bekommen hat, bekommt sie kein zweites Mal.

Scheitert der Versand an eine Adresse, versucht VidiReserve es frühestens sechs Stunden später noch einmal, höchstens dreimal. Danach gilt die Adresse für diese Kampagne als nicht zustellbar: die Liste zeigt die Zahl neben dem Status, und die Kampagne wird trotzdem fertig.

Automatik-Kampagnen einschalten

Wiederkehrende Typen (nach Besuch, Geburtstag, inaktiv) richten Sie als Schnell-Vorlage ein. Sie beginnen als Entwurf; erst der Knopf Automatik einschalten in der Liste macht sie aktiv. Ab dann laufen sie jeden Tag von selbst und schreiben jeden Gast nur an, wenn er an der Reihe ist (zum Beispiel am Geburtstag). Mit Pausieren halten Sie eine Automatik-Kampagne an, mit Fortsetzen läuft sie wieder.

Automatik

Die Automatik verschickt zwischen 6 und 18 Uhr alle 15 Minuten kleine Mengen, damit die Mails nicht als Massenversand auffallen; was heute nicht mehr rausgeht, folgt am nächsten Tag. Dazu gehören Ihre aktiven Automatik-Kampagnen, eingeplante freie Kampagnen und die Bewertungsanfrage nach dem Besuch. Alle teilen sich die Menge je Durchgang; tagesgebundene Mails gehen zuerst hinaus — Geburtstag, Dank nach dem Besuch, dann die Bewertungs-Einladungen — und werden bis zu zwei Tage nachgeholt, wenn es an ihrem Tag zu viele waren. Danach kommen inaktive Gäste und eingeplante freie Kampagnen. Der Knopf Automatik ausführen stößt denselben Durchgang für Ihren Betrieb sofort an — mit denselben Mengen. Die Meldung danach sagt, wie viele Mails gesendet wurden und wie viele über den Tag verteilt folgen.

Damit Ihre Mails nicht als Massenversand in Spamfiltern landen, verschickt VidiReserve Kampagnen gedrosselt: mit einem kurzen Abstand zwischen zwei Mails und je Durchgang nur einer kleinen Menge für Ihren Betrieb (derzeit höchstens 10). Ein Newsletter an 300 Gäste braucht deshalb einige Stunden, bei sehr vielen Empfängern auch mehr als einen Tag — das ist gewollt.