Integrationen: Kalender- & Dienstplan-Feed

Unter Einstellungen → Integrationen verbinden Sie VidiReserve mit Programmen, die Ihre Veranstaltungen kennen sollen: mit dem Dienstplan in VidiClock und mit Ihrem Kalender (Google Kalender, Outlook, Apple Kalender). Beide lesen denselben Feed. Die Seite sehen und bedienen nur Inhaberinnen und Inhaber des Betriebs. Der Feed gehört zum Veranstaltungs-Modul: Er steht in allen Paketen mit Events zur Verfügung, auch während der Testphase.

Was der Feed liefert

Der Kalender- und Dienstplan-Feed ist eine Adresse, unter der Ihre Veranstaltungen abrufbar sind — je Termin Titel, Datum, Beginn und Ende, Bereiche, Plätze gesamt, belegte und freie Plätze sowie die Zahl der offenen, bestätigten und abgeschlossenen Buchungen (unbestätigte, stornierte, abgelehnte und nicht erschienene zählen nicht). Bei Terminreihen erscheint jeder Termin einzeln. Pausierte Veranstaltungen sind als pausiert gekennzeichnet, noch nicht veröffentlichte als Entwurf; abgeschaltete oder gelöschte Veranstaltungen fehlen. Hat eine Veranstaltung keine Endzeit, rechnet der Feed mit drei Stunden.

Token erzeugen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und klicken Sie auf Feed-Token erzeugen.
2. Die Seite zeigt einmal das Token, die Feed-Adresse und die Kalender-Adresse (ICS). Kopieren Sie, was Sie brauchen, sofort über die Knöpfe Kopieren.
3. VidiReserve speichert das Token nicht im Klartext. Nach dem Verlassen der Seite lässt es sich nicht mehr anzeigen — wenn es verloren geht, erzeugen Sie einfach ein neues.

Im VidiClock-Dienstplan anzeigen

1. Tragen Sie in VidiClock unter Einstellungen → Integrationen die Feed-Adresse und das Token ein.
2. Prüfen Sie dort mit Verbindung testen, ob VidiClock den Feed erreicht.

VidiClock holt Ihre Veranstaltungen danach regelmäßig ab und zeigt sie im Wochenplan — mit Uhrzeit, Titel und Auslastung. So planen Sie Ihr Personal passend zu den Terminen, ohne zwischen den Programmen zu wechseln. Schichten werden dabei nicht automatisch angelegt. Noch nicht veröffentlichte Veranstaltungen (Entwürfe) blendet VidiClock standardmäßig aus.

Als Kalender abonnieren

Die Kalender-Adresse (ICS) enthält das Token bereits. Sie enthält damit einen Zugang — behandeln Sie sie wie ein Passwort; bei Verdacht auf Missbrauch klicken Sie auf Neu erzeugen. Fügen Sie sie als Kalender-Abo hinzu:

• Google Kalender (im Browser): bei „Weitere Kalender“ auf das Plus, dann Per URL.
• Outlook: Kalender hinzufügen → Aus dem Web abonnieren.
• Apple Kalender (Mac): Ablage → Neues Kalenderabonnement.
• iPhone und iPad: Einstellungen → Kalender → Accounts → Account hinzufügen → Andere → Kalenderabo hinzufügen.

Später zeigt die Einstellungsseite die Kalender-Adresse nur noch als Muster mit dem Platzhalter <Ihr Token>. Setzen Sie dort das Token ein, das Sie beim Erzeugen erhalten haben. Haben Sie es nicht mehr, hilft nur Neu erzeugen — das bricht bestehende Anbindungen, die das alte Token nutzen.

Kalender-Apps laden ein Abo in ihrem eigenen Takt neu — Änderungen erscheinen dort deshalb nicht sofort, bei Google oft erst nach einigen Stunden.

Datenschutz: was der Feed enthält — und was nicht

Der Feed enthält keine Gästedaten: keine Namen, keine E-Mail-Adressen, keine Telefonnummern, keine Anmerkungen und keine Preise. Er nennt nur Veranstaltungen und Zähler. Wer die Adresse mit Token kennt, sieht allerdings Ihre Veranstaltungen und deren Auslastung. Behandeln Sie Token und Kalender-Adresse deshalb wie ein Passwort und geben Sie sie nur an Programme weiter, denen Sie vertrauen.

Deaktivieren, neu erzeugen, zurückziehen

• Feed deaktivieren: VidiClock und Kalender-Abos bekommen vorübergehend keine Daten, das Token bleibt gültig. Mit Feed aktivieren geht es ohne neue Einrichtung weiter.
• Neu erzeugen (mit Bestätigung): das bisherige Token wird sofort ungültig, und ein deaktivierter Feed ist danach wieder aktiv. Tragen Sie das neue Token in VidiClock und die neue Kalender-Adresse in Ihren Kalendern ein.
• Token zurückziehen (mit Bestätigung): das Token wird gelöscht und der Feed abgeschaltet — sinnvoll, wenn Sie die Anbindung nicht mehr nutzen oder das Token in falsche Hände geraten sein könnte.