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Gästekartei

In der Gästekartei sammelt VidiReserve automatisch ein Profil zu jedem Gast, der bei Ihnen reserviert — mit Kontaktdaten, Besuchshistorie und Vorlieben. So erkennen Sie Stammgäste, berücksichtigen Allergien und bereiten sich gezielt auf Gäste vor. Sie öffnen die Kartei über Gäste in der Seitenleiste.

Profile

Gastprofile entstehen automatisch aus Reservierungen; über Aus Reservierungen importieren ergänzen Sie bestehende Daten nachträglich, mit Gast anlegen erfassen Sie einen Gast von Hand. Jedes Profil zeigt Besuche, No-Shows, den letzten Besuch, Bewertungen und den Geburtstag. Gäste mit besonderem Wert markieren Sie mit einem Klick auf den Stern als VIP.

Tags & Allergien

Mit Tags gruppieren Sie Gäste frei (z. B. Stammgast, Weinliebhaber). Unter Allergien / Unverträglichkeiten hinterlegen Sie relevante Hinweise — diese erscheinen als Warnung in der Reservierung, damit Küche und Service vorbereitet sind. In den Internen Notizen halten Sie Vorlieben und Besonderheiten fest, die nur Ihr Team sieht.

Historie & Suche

Jedes Profil führt die vollständige Reservierungshistorie samt Notizen. Über das Suchfeld und die Filter (Tags, Mindestanzahl Besuche, nur VIPs, mit Bewertung) finden Sie schnell den richtigen Gast. Ein Änderungsprotokoll dokumentiert, wer wann was am Profil geändert hat.

Gästedaten sind personenbezogene Daten: Behandeln Sie sie vertraulich und im Einklang mit der DSGVO. Weitere Hinweise finden Sie in unserem öffentlichen Datenschutz-Leitfaden.

Aus Reservierungen, der Warteliste und der Gästekartei heraus können Sie einem Gast jederzeit direkt eine Nachricht schreiben — der Verlauf landet wieder im Nachrichten-Bereich.

Kontakte als CSV exportieren

Neben den Filtern liegt der CSV-Export. Er lädt genau die Auswahl herunter, die die Liste gerade zeigt — Suchbegriff, Tags, Mindestbesuche, „nur VIP" und „mit Bewertung" gelten unverändert auch für die Datei. Enthalten sind Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, VIP, Tags, Besuche, letzter Besuch und die internen Notizen. Die Datei öffnet in Excel oder Numbers ohne Import-Assistent; pro Export werden höchstens 10.000 Zeilen geschrieben.

Weil eine solche Datei eine vollständige Adressliste Ihrer Gäste ist, wird jeder Export protokolliert (Betrieb, Nutzer, Zeilenzahl). Bewahren Sie die Datei verschlüsselt oder zumindest zugriffsgeschützt auf, versenden Sie sie nicht per unverschlüsselter E-Mail und löschen Sie sie, sobald der Zweck erfüllt ist — die DSGVO verlangt genau diese Sparsamkeit.