Kasse: Kartenterminal (Zusatzpaket)

Mit dem Kartenterminal nimmt Ihre VidiPOS-Kasse Kartenzahlungen direkt am Lesegerät an: Die Kasse schickt den Betrag an den Leser, der Gast hält Karte oder Handy daran, und das Ergebnis landet ohne Abtippen auf dem Beleg. Eingerichtet wird alles im Backoffice unter Kasse › Kartenterminal. Die Seite sehen alle mit dem Recht Kasse: Kassen-Stammdaten (ansehen); koppeln, umbenennen, Standards setzen, entfernen und das Trinkgeld einstellen verlangt dasselbe Recht zum Bearbeiten. Erstatten darf nur, wer Kasse: Beleg stornieren bearbeiten darf.

Was der Kartenleser macht

Unterstützt wird zuerst der SumUp Solo. Er ist nicht per Bluetooth mit dem Tablet verbunden, sondern hängt über WLAN oder Mobilfunk an der SumUp-Cloud. VidiPOS spricht mit SumUp über das Internet — der Leser muss also nur eingeschaltet und online sein, er kann auch an einem anderen Platz liegen als das Tablet. Den Zugang zu SumUp (API-Key und Händlernummer) pflegen Sie wie bisher bei der Kassen-Anbindung; auf der Kartenterminal-Seite steht nur, ob er hinterlegt ist — der Schlüssel selbst wird nie angezeigt. Die Rückmeldeadresse (Webhook) bekommt SumUp mit jeder Zahlung von VidiPOS selbst; Sie müssen bei SumUp nichts eintragen.

Lesegerät koppeln — Schritt für Schritt

1. Schalten Sie den Solo ein und verbinden Sie ihn mit dem WLAN oder dem Mobilfunk.
2. Öffnen Sie am Solo Verbindungen → API und lassen Sie sich einen Code anzeigen. Er hat 8 oder 9 Zeichen und ist 5 Minuten gültig.
3. Öffnen Sie im Backoffice unter Kasse › Kartenterminal mit dem Knopf „Lesegerät koppeln" oben rechts den Dialog, wählen Sie den Anbieter, tippen Sie den Code ab, geben Sie dem Leser einen Namen (zum Beispiel „Solo Theke") und wählen Sie, wenn Sie möchten, gleich die Kasse, an der er arbeitet.
4. Nach „Koppeln" steht der Leser in der Liste, mit Anbieter, Modell und Online-Zustand. Ist der Code abgelaufen oder falsch, sehen Sie eine Fehlermeldung — lassen Sie sich am Solo einfach einen neuen Code anzeigen.

Über Bearbeiten in der Zeile des Lesers öffnet sich ein Dialog, in dem Sie ihn umbenennen und seine Zuordnungen ändern; das Papierkorb-Symbol daneben entfernt ihn. Entfernen meldet ihn auch bei SumUp ab; solange am Leser gerade eine Zahlung läuft, geht das nicht.

Standard-Leser

Jeder Leser kann einer Kasse, einem Gerät und einem Bediener zugeordnet sein. An der Kasse gilt die Reihenfolge: der Leser des angemeldeten Bedieners, dann der des Geräts, dann der der Kasse. Gibt es im Betrieb nur einen einzigen Leser, nimmt die Kasse immer diesen. Je Kasse, Gerät und Bediener gibt es höchstens einen Leser — ordnen Sie einen anderen zu, verliert der bisherige die Zuordnung.

Zahlen an der Kasse

In der App tippt die Bedienung beim Bezahlen auf die Kachel „Karte". Es erscheint ein Wartedialog: Der Betrag steht am Leser, der Gast zahlt, und sobald der Anbieter die Zahlung bestätigt, ist sie auf dem Beleg verbucht. Mit Abbrechen stoppen Sie eine Zahlung, solange der Gast noch nicht bezahlt hat. Bricht die Verbindung mitten in der Zahlung ab, nimmt die App die Zahlung beim nächsten Öffnen wieder auf — es wird nie doppelt abgebucht.

Trinkgeld

Trinkgeld wählt die Bedienung wie gewohnt in der App, bevor sie die Karte startet. Wurde dort keins gewählt, kann der Leser dem Gast Prozentsätze anbieten. Die Sätze (genau drei verschiedene ganze Prozent, Vorgabe 3, 5 und 10 % — SumUp verlangt immer drei) und die Wartezeit am Leser (30 bis 120 Sekunden, Vorgabe 60) gelten für den ganzen Betrieb; sind alle Felder leer, ist das Trinkgeld am Leser überall aus. Ist ein Satz ungültig, markiert das Formular genau dieses Feld. Je Kasse gibt es den Schalter „Trinkgeld am Lesegerät anbieten, wenn in der App keins gewählt wurde" — er ist von Anfang an eingeschaltet. Das Trinkgeld vom Leser übernimmt VidiPOS aus der Antwort des Anbieters und ordnet es wie die übrigen Trinkgelder der Kasse (Arbeitnehmer oder Betrieb) zu.

Ausfall: „Karte extern"

Ist der Leser offline oder der Anbieter nicht erreichbar, können Sie die Zahlung an einem anderen Gerät kassieren und in der App als „Karte extern" erfassen. Dabei verlangt die App einen kurzen Vermerk (zum Beispiel die Belegnummer des anderen Geräts), der auf dem Beleg und im Journal steht.

Bleibt das Ergebnis am Leser ungeklärt (die App zeigt „Ergebnis wird geprüft"), dürfen Sie ebenfalls „Karte extern" erfassen und den Vorgang abschließen. Stellt sich die Zahlung am Leser später doch als erfolgreich heraus, erscheint sie unter Kasse › Kartenterminal als „ohne Beleg" mit dem Hinweis „in der App als ‚Karte extern' erfasst" — erstatten Sie sie dort, damit der Gast nicht doppelt zahlt.

Storno und Erstattung

Stornieren Sie einen Beleg mit Kartenzahlung, erstattet VidiPOS den Betrag auf die Karte — einschließlich Trinkgeld. SumUp braucht nach dem Auflegen der Karte bis zu etwa 30 Sekunden, bis eine Zahlung erstattet werden kann; ein Storno direkt danach versucht es deshalb einige Male von selbst. Klappt die Erstattung trotzdem nicht, steht die Zahlung unter Terminal-Zahlungen mit dem Zustand „Erstattung fehlgeschlagen" und dem Hinweis Handlungsbedarf; dort versuchen Sie sie mit Erneut erstatten noch einmal.

Kartenzahlung ohne Beleg

Selten ist eine Karte belastet, aber kein Beleg entstanden — etwa wenn das Tablet während der Zahlung ausging. Nach 10 Minuten markiert VidiPOS so eine Zahlung als „ohne Beleg". In der App können Sie sie einem offenen Vorgang zuordnen oder erstatten; im Backoffice steht sie mit Handlungsbedarf in der Liste und lässt sich mit Erstatten voll zurückzahlen. Ebenfalls dort: Zahlungen mit unklarem Ausgang, die länger als 10 Minuten offen sind — mit Status jetzt prüfen fragen Sie den Anbieter sofort. Der Reiter zeigt die Zahl solcher Fälle als Badge.

Kartenbeleg und girocard

Was auf dem Beleg steht: Unter jeder Kartenzahlung am Leser trägt der VidiPOS-Beleg einen eigenen Abschnitt „Kartenzahlung" — auf dem Bon (58 und 80 mm), im digitalen Beleg (QR-Code), im PDF und damit auch in der Beleg-E-Mail. Er ersetzt für den Gast den Kundenbeleg des Anbieters und zeigt, was der Anbieter meldet: Kartenmarke mit den letzten vier Ziffern („VISA •••• 1234"), Anwendung und AID der Karte, die Eingabeart (kontaktlos, Chip, Magnetstreifen oder manuell), das Prüfverfahren (PIN, Unterschrift, ohne oder am Gerät), Genehmigungsnummer, Beleg-Nummer bzw. Transaktion des Anbieters, Terminal-ID, Datum und Uhrzeit beim Anbieter und den belasteten Betrag einschließlich Trinkgeld. Was ein Anbieter nicht liefert, fehlt — es wird nie geraten: SumUp meldet keine AID und keinen Anwendungsnamen, Stripe keine Terminal-ID. Die vollständige Kartennummer, Prüfdaten der Karte oder Kryptogramme speichert VidiPOS nie.

Den Händler- und Kundenbeleg des Anbieters gibt es weiterhin als Ergänzung: der Gast bekommt ihn am Leser bzw. per SMS oder E-Mail von SumUp. Der SumUp Solo nimmt auch girocard an.

Stripe als zweiter Anbieter

Alternativ lassen sich servergesteuerte Stripe Smart Reader über das verbundene Stripe-Konto Ihres Betriebs koppeln — mit dem Registrierungscode, den der Leser anzeigt. Trinkgeld am Leser funktioniert dort genauso. girocard kann bei Stripe nur der Leser S700.

Testmodus

Solange die Anbindung im Testmodus läuft (Badge neben der Überschrift), wird kein echtes Geld bewegt. Ein Test-Lesegerät koppeln Sie mit dem Code 000000; es verhält sich wie ein echter Leser, damit Sie Kasse, Trinkgeld und Storno in Ruhe ausprobieren können.