Buchungsregeln

Die Buchungsregeln steuern, wie Gäste online reservieren dürfen: in welchem Takt, wie kurzfristig, für wie viele Personen und ob eine Buchung sofort gilt oder erst Ihre Freigabe braucht. Sie finden alles unter Einstellungen → Buchungen & Regeln, aufgeteilt auf mehrere Reiter.

Zeit & Slots (Reiter „Buchung")

• Slot-Intervall — Takt der buchbaren Zeiten (15, 30, 45 oder 60 Minuten).
• Standard-Dauer — wie lange ein Tisch je Buchung belegt gilt; wahlweise ein voller Block.
• Vorlaufzeit — wie kurzfristig noch gebucht werden darf (von „keine" bis mehrere Tage).
• Buchungsfenster — wie weit im Voraus (in Tagen) Gäste buchen können.

Kapazität (Reiter „Kapazität")

Hier legen Sie Min. Personen und Max. Gruppengröße fest. Über die Große-Gruppen-Schwelle und die Gruppenbuchungs-Schwelle bestimmen Sie, ab welcher Personenzahl eine Anfrage als große Gruppe behandelt bzw. in den Gruppenbuchungs-Prozess geleitet wird. Zusätzlich begrenzen Sie optional die Reservierungen und Gäste pro Slot und erlauben oder verbieten das Kombinieren von Tischen.

Bestätigungsmodus

Der Schalter Automatische Bestätigung entscheidet, ob Online-Buchungen sofort bestätigt werden (an) oder zunächst als „ausstehend" bei Ihnen landen und manuell freigegeben werden müssen (aus). Manuell gibt Ihnen mehr Kontrolle, automatisch spart Arbeit.

Stornierung & No-Show

Im Reiter Stornierung setzen Sie eine Stornofrist (in Stunden) und Ihre Stornobedingungen als Text. Ist die Zahlung per Stripe aktiv, können Sie zusätzlich eine Kartengarantie mit No-Show-Gebühr nutzen: Der Gast hinterlegt bei der Buchung eine Karte, die bei Nichterscheinen belastet wird. Das Belasten selbst erledigen Sie im Kapitel „Reservierungen verwalten".

Der Text im Feld Stornobedingungen ist zugleich der Standard für Veranstaltungen: Jedes Event, dessen eigenes Storno-Feld leer bleibt, übernimmt ihn automatisch — auf der Event-Seite, in der Buchungsbestätigung und auf der Bestätigungsseite des Widgets. Ein Knopf Vorschlag einfügen füllt das deutsche und das englische Feld mit einem vollständigen Beispieltext, den Sie anschließend anpassen.

Widerrufsrecht bei Online-Buchungen

Wer online bucht, schließt einen Fernabsatzvertrag. Ob dabei ein gesetzliches Widerrufsrecht von 14 Tagen besteht, hängt von Ihrem Angebot ab — deshalb legen Sie es im Reiter Stornierung einmal fest. Drei Möglichkeiten:

• Noch nicht festgelegt — es wird nichts angezeigt, genau wie bisher. In der Rechnungsstellung-Übersicht steht dazu eine Erinnerung.
• Kein Widerrufsrecht — der Normalfall für Kurse, Workshops und Erlebnisse mit festem Termin: § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB nimmt Freizeitveranstaltungen mit spezifischem Termin vom Widerrufsrecht aus. Ihre Gäste bekommen darüber einen Hinweis auf der Veranstaltungsseite, auf der Bezahlseite und in der Bestätigung.
• Widerrufsrecht besteht — für Angebote ohne festen Termin und für berufliche Fortbildungen. Dann ist die Adresse Ihrer Widerrufsbelehrung Pflicht (samt Muster-Widerrufsformular, auf Ihrer eigenen Seite). Ihre Gäste bestätigen die Kenntnisnahme beim Buchen, bekommen das Fristende in der Bestätigung genannt und können den Vertrag über einen Knopf widerrufen.

Liegt der Termin näher als 14 Tage, kommt ein zusätzliches Pflicht-Häkchen: Ihr Gast verlangt damit ausdrücklich, dass die Leistung vor Ablauf der Frist beginnt, und bestätigt, dass er sein Widerrufsrecht mit der vollständigen Erfüllung verliert.

Ein Widerruf wirkt wie ein Storno — ohne Ihre Stornofrist und mit voller Erstattung: die Buchung wird storniert, eine Stornorechnung entsteht, und eine per PayPal, Karte oder SumUp geleistete Zahlung geht automatisch zurück. Ihr Gast bekommt eine Eingangsbestätigung per E-Mail, Sie die gewohnte Storno-Benachrichtigung.

Die Einstellung gilt nur für kostenpflichtige Veranstaltungsbuchungen. Tischreservierungen und kostenlose Veranstaltungen bleiben unberührt. VidiReserve stellt nur die Funktion bereit und prüft Ihre Auswahl nicht — im Zweifel klären Sie den Fall bitte anwaltlich.

Erinnerungs-Mails

Über den Erinnerungs-Vorlauf (z. B. 24 Stunden) legen Sie fest, wann Gäste automatisch an ihre Reservierung erinnert werden. Welche System-Mails grundsätzlich verschickt werden, steuern Sie im Reiter „Nachrichten".

Zahlungslink (optional)

Im Reiter Zahlung können Sie einen eigenen Zahlungslink hinterlegen (z. B. Stripe Payment Link oder PayPal). Gäste sehen ihn nach der Reservierung auf der Bestätigungsseite und in der Bestätigungs-E-Mail — etwa für Vorauszahlungen oder Anzahlungen. Die Zahlung läuft direkt über Ihren Anbieter; VidiReserve wickelt sie nicht ab.

Für Event-Anbieter

Als Event-Anbieter sehen Sie auf dieser Seite nur die Regeln, die für die Anmeldung zu Ihren Events gelten. Die tisch- und slotbezogenen Einstellungen entfallen vollständig: Slot-Takt, Aufenthaltsdauer, Vorlaufzeit, Buchungsfenster, Personen- und Slot-Kapazitäten sowie das Tisch-Verhalten (Kombinieren, Tische pro Slot). Diese steuern Sie stattdessen direkt am jeweiligen Event — über Teilnehmerzahl, Anmeldeschluss und die Event-Zeiten.

Für Sie relevant bleiben:

• Bestätigungsmodus — ob Anmeldungen sofort bestätigt werden oder erst Ihre Freigabe brauchen.
• Erinnerungs-Vorlauf — wann Teilnehmer automatisch an ihr Event erinnert werden.
• Stornofrist & Stornobedingungen — bis wann und zu welchen Bedingungen Teilnehmer ihre Anmeldung stornieren dürfen.

Zusätzlich steuern Sie über den Schalter Öffentlich gelistet, ob Ihr Betrieb im öffentlichen Verzeichnis erscheint.