Rechnungen schreiben (Zusatzpaket)

Mit dem Zusatzpaket „Rechnungen“ bereiten Sie Belege vor, die Sie von Hand schreiben — etwa für Catering, Raummiete, eine Firmenfeier oder den Verkauf von Waren. Dafür pflegen Sie eine eigene Kundenkartei und einen Artikelstamm. Die automatischen Belege zu bezahlten Buchungen und Gutscheinen bleiben davon unberührt und sind in jedem Paket enthalten (siehe Teilnehmer-Rechnungen & Online-Zahlung).

Überblick

Ohne Zusatzpaket führt der Menüpunkt Rechnungen direkt zur Übersicht aller Rechnungen und Stornorechnungen Ihres Betriebs. Mit dem Zusatzpaket klappt er auf: Übersicht, Kunden und Artikel. Die Vorgaben für Ihre Belege stellen Sie unter Einstellungen → Rechnungsstellung → Belege ein.

Jetzt enthalten: Kundenkartei, Artikelstamm und die Vorgaben für Belege. In Vorbereitung: Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen von Hand — als E-Rechnung im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. Alles, was Sie jetzt in Kundenkartei, Artikelstamm und Vorgaben pflegen, steht diesen Belegen später zur Verfügung.

Das Zusatzpaket

„Rechnungen“ ist ein Zusatzpaket und nicht im Paketpreis enthalten: Zusatzpaket Rechnungen — 9,90 €/Monat zzgl. USt (Einführungspreis bis 31.12.2026, danach 12,90 €), monatlich kündbar, im Testzeitraum enthalten. Im Testzeitraum können Sie also alles ausprobieren, ohne etwas anzufragen. Ein gebuchtes Zusatzpaket wirkt, solange Ihr Abo läuft; ist das Abo gekündigt oder pausiert, ruht auch das Zusatzpaket.

Ohne Zusatzpaket führen die Seiten des Moduls auf eine Info-Seite. Dort fragt die Inhaberin oder der Inhaber das Paket mit Zusatzpaket anfragen an; die Seite zeigt danach „Anfrage gesendet“. Wir melden uns und schalten das Paket frei. Durch die Anfrage entstehen noch keine Kosten.

Kunden

Unter Rechnungen → Kunden legen Sie Firmen und Privatpersonen an. Jeder Kunde erhält beim Speichern eine feste Kundennummer (K-0001, K-0002 …), die sich nicht mehr ändert. Pflicht ist bei einer Firma der Firmenname, bei einer Privatperson der Nachname, dazu immer das Land. Außerdem gibt es Anschrift, E-Mail und Telefon, die USt-IdNr. für Firmenkunden in der EU (in der Schweiz die UID), die Leitweg-ID für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, ein eigenes Zahlungsziel (leer lassen heißt: das Zahlungsziel aus Ihrem Rechnungsprofil gilt) und die Sprache der Belege.

USt-IdNr. und Leitweg-ID prüft VidiReserve nur auf ihre Form. Sieht eine Angabe ungewöhnlich aus, erscheint ein Hinweis — gespeichert wird trotzdem. Gibt es schon einen Kunden mit derselben E-Mail-Adresse, weist die Seite darauf hin, damit keine Dubletten entstehen.

Schneller geht es mit Als Rechnungskunde übernehmen: Der Knopf steht im Gastprofil (bei Veranstaltern: im Kontakt) und in einer Buchung mit Rechnungsanschrift. Er füllt das Formular mit den vorhandenen Angaben vor und verknüpft den Kunden mit dem Gastprofil; gespeichert wird erst, wenn Sie auf Speichern klicken. Dafür brauchen Sie neben dem Recht für Rechnungen auch das Recht, die Gäste bzw. die Buchungen zu sehen. Fehlt das Land in der Quelle, wählen Sie es im Formular aus. Die Liste durchsuchen Sie nach Nummer, Firma, Name, E-Mail oder Ort.

Artikel

Unter Rechnungen → Artikel pflegen Sie Leistungen und Waren, die Sie immer wieder berechnen. Jeder Artikel hat eine Artikelnummer (frei wählbar, im Betrieb eindeutig; vorgeschlagen wird die nächste freie Nummer wie ART-001), eine Bezeichnung und Beschreibung — auf Wunsch auch auf Englisch —, eine Einheit (Stück, Person, Stunde, Tag, Arbeitstag, Pauschale, Kilogramm, Liter, Meter), den Einzelpreis netto und den Steuersatz.

Den Preis schreiben Sie ohne Tausenderpunkt, mit Komma oder Punkt als Dezimalzeichen und bis zu vier Nachkommastellen, zum Beispiel 1500, 12,50 oder 0,1234. Eine Schreibweise wie „1.500“ oder „1,500“ ist mehrdeutig (tausendfünfhundert oder eins Komma fünf?) und wird deshalb abgelehnt.

Zur Auswahl stehen die Steuersätze Ihres Landes aus dem Rechnungsprofil (Deutschland 0, 7 und 19 %, Österreich 0, 10, 13 und 20 %). Brauchen Sie einen anderen Satz bis 99 %, wählen Sie Anderer Satz und tragen ihn ein — VidiReserve weist dann darauf hin, dass er nicht in der Liste steht. Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gibt es keine Auswahl: Auf Ihren Belegen steht 0 %. Für den Start helfen Vorlagen wie „Raummiete“ (Einheit Stunde) oder „Catering“ (Einheit Person): Sie füllen Bezeichnung und Einheit in ein leeres Formular, den Preis tragen Sie selbst ein.

Vorgaben für Belege

Unter Einstellungen → Rechnungsstellung → Belege legt die Inhaberin oder der Inhaber fest, ob Preise in neuen Belegen standardmäßig netto oder brutto eingegeben werden, welche Präfixe Angebote (Vorgabe „A“) und Auftragsbestätigungen (Vorgabe „AB“) tragen und wie viele Tage ein Angebot gültig ist (1 bis 90). Die Präfixe müssen sich voneinander und vom Präfix Ihrer Rechnungen unterscheiden. Dazu kommen Standardtexte für Kopf und Fuß je Belegart, auf Deutsch und Englisch; sie stehen auf den Belegen, sobald Angebote und Rechnungen von Hand verfügbar sind, und lassen sich dort je Beleg anpassen.

Datenschutz

Die Kundenkartei enthält personenbezogene Daten Ihrer Kundinnen und Kunden. VidiReserve verarbeitet sie in Ihrem Auftrag; das regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit uns. Speichern Sie nur, was Sie für Angebote und Rechnungen brauchen — die Notiz ist intern und erscheint auf keinem Beleg.

Ein Kunde, auf den noch kein Beleg verweist, lässt sich mit Endgültig löschen entfernen (zwei Schritte, nur mit Bearbeiten-Recht). Verweisen Belege auf ihn, bleibt er erhalten und lässt sich nur deaktivieren: Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, und die Angaben auf einem ausgestellten Beleg ändern sich nicht. Deaktivierte Kunden erscheinen nicht mehr in der Liste der aktiven Kunden.