Kasse: Kassen, Geräte & Journal (Zusatzpaket)

Unter Kasse → Kassen & Geräte richten Sie die Kassen Ihres Betriebs ein und verbinden die Geräte, auf denen später die VidiPOS-App läuft; über den Knopf Bediener legen Sie dort fest, wer mit welcher PIN an der Kasse bucht. Kasse → Journal zeigt jeden Vorgang so, wie er gespeichert ist. Beides gehört zum Zusatzpaket „Kasse“. Die App für Tablet und Handy folgt in der nächsten Ausbaustufe, die TSE (technische Sicherheitseinrichtung nach der Kassensicherungsverordnung) richten Sie unter Kasse → Fiskal ein (Abschnitt TSE unten).

Alle Seiten der Kasse erreichen Sie über die Gruppe Kasse im linken Menü — in der Reihenfolge des Arbeitsablaufs: Kassen & Geräte, Artikel, Bediener, Journal, Abschlüsse, Kassenbuch, Berichte, Exporte, Fiskal, Archiv & Prüfer, Kassenmeldung, Drucker, Kartenterminal, Abo und Einstellungen. Auf einer Kassen-Seite ist die Gruppe offen und der aktuelle Punkt hervorgehoben; Reiter über einer Seite gibt es nur noch für echte Unterbereiche (Artikel, Kassenbuch, Einstellungen).

Kassen

Eine Kasse ist eine eigene fiskalische Einheit: Sie bekommt beim Anlegen eine feste Seriennummer (Muster VP-Betrieb-Nummer), führt ein lückenlos nummeriertes Journal und hat später ihren eigenen Tagesabschluss. Sie legen Name, Tageswechsel (Vorgänge vor dieser Uhrzeit zählen zum Vortag, etwa 05:00 bei Öffnung bis 4 Uhr), ob der Trainingsmodus erlaubt ist, die Standardzahlart und die sichtbaren Warengruppen fest.

Eine neue Kasse startet als Entwurf. Sie können schon einen Kopplungscode erzeugen; buchen kann die Kasse erst nach Aktivieren — das Datum der Inbetriebnahme wird festgehalten. Außer Betrieb nehmen ist endgültig und nur möglich, wenn keine Vorgänge mehr offen sind; ihre Geräte melden sich danach nicht mehr an, das Journal bleibt zur Aufbewahrung erhalten.

Bedienung der Kasse

Im Formular Kasse anlegen bzw. Kasse bearbeiten legt der Abschnitt „Bedienung“ fest, wie sich die VidiPOS-App an dieser Kasse verhält. Die Werte gelten für alle Geräte der Kasse. Fiskalisch ändert sich dadurch nichts: Belegnummern, Journal, TSE und Tagesabschluss bleiben, wie sie sind.

• Name des Standardtisches (Pflicht, 1 bis 20 Zeichen, beim Anlegen „Theke“): So heißt die Schnellkasse — der Verkauf ohne Tisch — in der Tischwahl, auf dem Bon, auf dem Beleg und auf dem Küchenbon. Technisch bleibt es ein Vorgang ohne Tisch: Jeder Verkauf wird für sich abgerechnet und nicht mit anderen zu einer Sammelrechnung zusammengelegt. Ist für eine bestehende Kasse noch kein Name gespeichert, schlägt das Formular den Kassennamen vor.
• Schnelltasten im Bestellblock (höchstens drei aus Bar, Karte (SumUp) und Karte (externes Terminal); beim Anlegen Bar): Neben „Senden“ erscheint je Zahlart eine Schnelltaste mit dem offenen Betrag, etwa „Bar 19,60 €“. Ein Tipp, fertig: Die App sendet die noch nicht gesendeten Positionen, nimmt die Zahlung über den offenen Betrag an, schließt den Vorgang ab, druckt den Beleg nach Ihrer Druck-Einstellung und kehrt zur Tischwahl zurück. Bei Karte startet der Ablauf am Kartenterminal über den offenen Betrag, bei „Karte (externes Terminal)“ wird die Zahlung nur vermerkt. Bitte beachten, wenn Gänge eingeschaltet sind: Bezahlen heißt „alles ist bestellt“ — die Schnelltaste schickt auch wartende Gänge sofort an Küche und Bar (die Taste weist mit einem Punkt darauf hin). Klappt ein Schritt nicht, öffnet die App den normalen Abrechnen-Bildschirm mit allem, was schon erfasst ist. Ist keine Zahlart angehakt, zeigt die App keine Schnelltaste.
• Rückgeldrechner groß neben Bar anzeigen (Standard aus): Die Taste „… bar abschließen“ gilt immer als passend bezahlt — der Vorgang wird sofort abgeschlossen und die Kassenlade öffnet. Für Rückgeld gibt es „Rückgeld berechnen“: Eingeschaltet steht diese Taste groß neben der Bar-Taste, ausgeschaltet als kleinere Nebentaste. Gegebenes Bargeld wird nie zu Trinkgeld.
• Automatisch abmelden nach … Minuten Leerlauf (1 bis 60, Standard 15): Wird an einem Gerät so lange nichts getippt, meldet die App den Bediener ab; danach ist wieder die PIN nötig. Dieselbe Zeit gilt am Server: Eine Bediener-Sitzung endet nach dieser Leerlaufzeit, und vor dem Z-Abschluss zählt ein Bediener an einem anderen Gerät nur dann als angemeldet, wenn er innerhalb dieser Zeit aktiv war (siehe Z erst, wenn alle Geräte aus der Schicht sind).
• Abmelden, wenn die App in den Hintergrund geht oder das Gerät gesperrt wird (Standard an): Wechselt jemand in eine andere App oder drückt die Sperrtaste, wird der Bediener abgemeldet wie beim Leerlauf — mit Abmeldung am Server und Eintrag im Bedienerprotokoll, nicht nur mit einer Bildschirmsperre. Der Anmeldebildschirm schlägt danach den zuletzt angemeldeten Bediener vor, so dass nur die PIN fehlt. Eine laufende Kartenzahlung oder ein Druck wird nicht unterbrochen.
• Gänge abrufen (Standard an): Eingeschaltet warten spätere Gänge im Bon auf ihren Abruf („abrufen“, „‹Gang› abrufen“, siehe Gänge). Aus: „Senden“ schickt alle Gänge sofort; im Bon gibt es kein „abrufen“ und kein „wartet auf Abruf“. Die Gänge bleiben als Gliederung im Bon und auf dem Küchenbon, und die Schnelltaste fragt nichts nach. Passt für Betriebe, die Gänge nur zum Sortieren nutzen.
• Hinweisbon beim Umbuchen (Standard aus): Werden schon gesendete Positionen in einen anderen Vorgang umgebucht (siehe Umbuchen), druckt die Kasse an der Station dieser Positionen einen Hinweisbon „Umbuchung Tisch 9 → Tisch 12“ mit den Positionen. Ein neuer Produktionsbon entsteht nie — ausgeschaltet erfährt die Küche nichts.
• Tisch-Aufmerksamkeit (Standard aus): Stufe 1 und Stufe 2 in Minuten ohne Aktivität (0 bis 600, 0 = aus). Danach färbt sich ein Tisch in der Tischwahl der App gelb bzw. rot und zeigt „seit 12 min“ (siehe Tisch-Aufmerksamkeit). Sind beide Stufen gesetzt, muss Stufe 2 größer sein als Stufe 1; jede Stufe lässt sich auch allein nutzen.

Beleg beim Abrechnen (neben der Standardzahlart): Vorauswahl der Beleg-Ausgabe im Abrechnen — „Kassenbon drucken“ (Vorgabe), „Nur digital (QR-Code, E-Mail)“ oder „Kein Druck“. Die Bedienung kann je Beleg umstellen und zusätzlich „Bewirtungsbeleg“ wählen (Funktion „Rechnung“). Ohne Bondrucker gibt es nur „Nur digital“ und „Kein Druck“. „Ab 250 € nach Rechnungsempfänger fragen“ (Vorgabe an, wirkt nur mit der Funktion „Rechnung“): Liegt die Belegsumme über 250,00 €, fragt die App vor dem Abschließen nach dem Rechnungsempfänger (Firma oder Gastgeber, Vorschlag aus der Reservierung oder früheren Belegen) und druckt dann den Bewirtungsbeleg mit Empfänger. Für eine reine Schnell- oder Barkasse können Sie die Frage abschalten. Fehlen im Rechnungsprofil Steuernummer und USt-IdNr., zeigen Kassen & Geräte und Einstellungen den Hinweis „Handlungsbedarf“: Rechnungen über 250 € wären sonst unvollständig.

Alle übrigen Einstellungen der Kasse, etwa die Trinkgeld-Art oder das Trinkgeld am Lesegerät, bleiben beim Speichern dieses Formulars unverändert.

Geräte koppeln und sperren

So verbinden Sie ein Tablet oder Handy:

1. Klicken Sie bei der Kasse auf Kopplungscode. Es erscheint ein neunstelliger Code.
2. Wählen Sie in der VidiPOS-App „Gerät koppeln“ und geben Sie den Code ein.
3. Das Gerät erscheint unter Gekoppelte Geräte mit Plattform, Modell, App-Version, zuletzt gesehen und Katalogstand.

Der Code wird nur dieses eine Mal angezeigt, gilt 10 Minuten und für genau ein Gerät; ein neuer Code macht den alten ungültig. Gegen Raten bremst VidiPOS Fehlversuche je Absender und insgesamt; ein falscher Code eines Fremden macht Ihren Code nicht ungültig. Gespeichert wird weder der Code noch die Anmeldung des Geräts im Klartext. Ein verlorenes oder ausgetauschtes Gerät sperren Sie mit einem Klick — es kann sich danach nicht mehr anmelden.

Beim Koppeln bekommt jedes Gerät eine feste Gerätenummer je Kasse (1, 2, 3 …, Spalte „Gerät Nr.“ in der Geräteliste); die Nummer eines gesperrten Geräts wird nie wieder vergeben. Alle Geräte einer Kasse dürfen im Notbetrieb (Internet weg) weiter abrechnen — auch mehrere gleichzeitig. Damit sich dabei keine Belegnummern überschneiden, vergibt jedes Gerät offline eigene Nummern der Form <Kasse>-<Gerät>-<Nr.>, zum Beispiel VP-12-1-2-15 für den 15. Notbetriebs-Beleg von Gerät 2; online bleibt es bei <Kasse>-<Nr.>. Mit dem Schalter „Offline erlaubt“ in der Geräteliste nehmen Sie einem einzelnen Gerät das Abrechnen ohne Internet (bonieren bleibt möglich) und geben es ihm wieder; jede Änderung wird mit Ihrem Namen protokolliert.

Wie die Bedienung in der App arbeitet, beschreibt das Kapitel Kasse bedienen, was ohne Internet gilt, das Kapitel Notbetrieb. Am Gerät führt der Knopf „Backoffice öffnen“ (Einstellungen → Backoffice) direkt zur Backoffice-Anmeldung im Browser.

Bediener und PIN

Ein Bediener ist eine Person, die an der Kasse bucht. Sie meldet sich in der VidiPOS-App mit ihrer PIN an, und jeder Vorgang im Journal trägt ihren Namen. Die Liste unter Kasse → Kassen & Geräte → Bediener zeigt je Bediener Kürzel, Name, Rolle, verknüpftes Konto, ob eine PIN gesetzt ist, eine laufende Sperre und ob er aktiv ist.

• Aus dem Team oder frei anlegen: Wählen Sie die Inhaberin oder den Inhaber oder ein aktives Teammitglied — Name und Rolle werden vorbelegt, der Bediener ist mit dem Konto verknüpft (je Konto höchstens ein Bediener). Aushilfen ohne eigenes Konto legen Sie frei an. Wird das verknüpfte Konto gesperrt oder verlässt die Person das Team, bleibt die Verknüpfung beim Speichern erhalten (im Formular markiert „Konto gesperrt“ bzw. „nicht mehr im Team“); lösen lässt sie sich nur bewusst über Frei (ohne Konto).
• Kürzel: zwei bis drei Zeichen (Buchstaben A–Z oder Ziffern), je Betrieb eindeutig; Kleinbuchstaben werden groß geschrieben. Auch ein deaktivierter Bediener behält sein Kürzel.
• PIN: 4 bis 6 Ziffern, beim Anlegen Pflicht und zweimal einzugeben. VidiPOS speichert nur einen Hash, zeigt die PIN nie wieder an und verschickt sie nicht — wer sie vergisst, bekommt über PIN setzen eine neue. Nach 5 Fehlversuchen ist der Bediener 15 Minuten gesperrt; die Liste zeigt „gesperrt bis“, und Sperre aufheben gibt ihn sofort wieder frei. PIN setzen hebt eine laufende Sperre nicht auf — dafür gibt es Sperre aufheben.
• Rolle = Rechte am Gerät: Was ein Bediener an der Kasse darf, bestimmt seine Rolle (nächster Abschnitt); ohne Rolle hat er keine Rechte. Ein mit dem Inhaberkonto verknüpfter Bediener darf alles, ein gesperrtes Nutzerkonto nimmt dem verknüpften Bediener alle Rechte.
• Hochstufen per Leitungs-PIN: Fehlt ein Recht — etwa für ein Storno nach dem Senden —, gibt eine Schichtleitung mit ihrer PIN genau diese Aktion am selben Gerät frei. Die Freigabe gilt 60 Sekunden; Bediener- und Freigeber-ID stehen im Journal-Ereignis, der Bedienername zum Zeitpunkt des Starts am Vorgang.
• Abmelden und deaktivieren: Nach der Leerlaufzeit der Kasse (Standard 15 Minuten, siehe Bedienung der Kasse) endet eine Anmeldung von selbst, spätestens nach 12 Stunden. Deaktivieren beendet alle offenen Anmeldungen des Bedieners sofort; er erscheint nicht mehr am Anmeldebildschirm und lässt sich später wieder aktivieren. Gelöscht werden Bediener nie, damit das Journal vollständig bleibt.

Übernahme aus VidiClock

Arbeiten Sie mit dem Dienstplan VidiClock, übernehmen Sie dessen Mitarbeiter als Bediener, statt sie doppelt anzulegen. Abgeglichen wird nur, wenn Sie den Knopf drücken — immer mit Vorschau.

1. Token in VidiClock erzeugen: In VidiClock unter Einstellungen → Integrationen ein Integrations-Token für die VidiReserve-Kasse erzeugen. VidiClock zeigt es nur einmal an.
2. In VidiReserve eintragen: Auf der Seite Bediener in der Karte VidiClock die Adresse Ihres VidiClock-Zugangs (z. B. https://ihr-betrieb.vidiclock.com) und das Token einfügen und Verbinden wählen. Das darf nur die Inhaberin bzw. der Inhaber. VidiReserve speichert das Token verschlüsselt und zeigt danach nur noch die letzten 4 Zeichen. Beim Verbinden ruft VidiReserve die Mitarbeiterliste einmal zur Probe ab (Probeabruf): Ein falsches Token oder eine falsche Adresse fällt so sofort auf, und es wird nichts gespeichert.
3. Vorschau: Aus VidiClock übernehmen holt die aktuelle Mitarbeiterliste und zeigt, was sich ändern würde — getrennt nach neu, geändert, ausgeschieden und wieder aktiv. Jede Zeile hat ein Kontrollkästchen (vorausgewählt); für neue Bediener wählen Sie die Rolle, vorbelegt ist „Kasse: Service“, falls es die Rolle im Betrieb gibt. Die Vorschau zeigt höchstens 250 Zeilen je Durchlauf; weitere folgen beim nächsten Abgleich. Die Kürzel neuer Bediener sind Vorschläge und können sich beim Übernehmen noch ändern, wenn ein Kürzel inzwischen vergeben ist.
4. Übernehmen: VidiReserve holt die Liste dabei noch einmal und führt nur die angekreuzten Zeilen aus, die dann noch zutreffen; alles andere wird übersprungen und gezählt. Die Karte zeigt danach den letzten Abgleich mit Zählern. Eine Vorschau ist 15 Minuten gültig und gilt nur für das zuletzt geöffnete Fenster — ist sie abgelaufen, laden Sie sie einfach neu. Bediener mit einer unbekannten VidiClock-Kennung (etwa nach Handarbeit an den Daten) werden nicht abgeglichen; die Vorschau zählt sie und zeigt einen Hinweis, damit Sie sie manuell prüfen können.

• Was sich ändert: Neue Mitarbeiter werden Bediener mit Name aus Vor- und Nachname und einem Kürzel aus den Initialen (ist es belegt, kommt eine Ziffer dazu, etwa „AB2“). Bei geändert wird nur der Name übernommen. Wer in VidiClock inaktiv ist, ausgetreten ist oder fehlt, wird deaktiviert — offene Anmeldungen enden sofort; wer dort wieder aktiv ist, wird wieder aktiviert.
• Was bleibt: Kürzel, Rolle und PIN eines schon übernommenen Bedieners ändert der Abgleich nicht, und von Hand angelegte Bediener rührt er nie an. PINs kommen nicht aus VidiClock: Neue Bediener haben keine PIN — setzen Sie sie danach in der Liste über PIN setzen.
• Trennen: Trennen löscht Adresse und Token (nur Inhaber); die übernommenen Bediener bleiben. Lehnt VidiClock das Token ab, erzeugen Sie dort ein neues und verbinden neu. Ist VidiClock nicht erreichbar, ändert sich nichts.

Rechte und Kassen-Rollen

Jede Funktion der Kasse hat ein eigenes Recht mit den Stufen keine, ansehen und bearbeiten. Im Rollen-Editor unter Mitarbeiter → Rollen stehen sie in acht Gruppen „Kasse · …“:

• Bedienen: bonieren, Notizen an Positionen, Gang wählen, außer Haus, Diverses & freier Preis, Artikel am Gerät, Trainingsmodus.
• Storno & Änderung: Storno vor und nach dem Senden, Rabatt, Beleg stornieren, Vorgang wiederherstellen.
• Abrechnen: bezahlen, Splitten, Trinkgeld erfassen, Gutschein einlösen, auf Rechnung kassieren. Rabatte und Preise, die schon in der Bestellung standen, übernimmt das Abrechnen ohne erneute Rabatt-Freigabe — das Recht „Rabatt“ braucht nur ein zusätzlicher Rabatt am Beleg.
• Belege: Belegarchiv & Journal, Belegkopie drucken, Beleg digital teilen.
• Tische: Tische anderer Bediener sehen oder bearbeiten; angehaltene Vorgänge auflösen (ein Vorgang, den der Server nicht übernommen hat, wird verworfen oder neu eingereicht). Angehaltene Vorgänge sind auf allen Geräten des Betriebs sichtbar und lassen sich von jedem Gerät aus auflösen; das meldende Gerät übernimmt die Entscheidung beim nächsten Abruf. Eine so getroffene Entscheidung bleibt bestehen, auch wenn das meldende Gerät den Vorgang vorher noch einmal meldet — nur wenn er danach erneut angehalten wird, erscheint er wieder als offen. Jede Auflösung steht mit Gerät, Bediener und Ergebnis im Bediener-Protokoll; die Liste nennt dazu die Namen des meldenden und des auflösenden Geräts und — wenn ein Baustein abgeschaltet war — welchen (etwa „Funktion Rabatte abgeschaltet“). Eine Entscheidung eines anderen Geräts bleibt für das meldende Gerät stehen, bis es sie übernommen und bestätigt hat — auch wenn es länger ausgeschaltet war. Je Gerät gibt es höchstens 200 offene angehaltene Vorgänge; erledigte und bestätigte verschwinden nach 30 Tagen aus der Liste. „Verwerfen“ entfernt nur die angehaltene Buchung des Geräts — der Vorgang im Journal bleibt unverändert; ist er auf dem Server noch offen, rechnet die Kasse ihn danach weiter ab (kein zweiter Beleg daneben) — steht am Tisch schon ein anderer offener Beleg des Geräts, wird der verworfene stattdessen abgebrochen (Grund „verworfen“). Hat ein Tisch nur noch Belege ohne offene Position und ohne Zahlung (z. B. alles storniert), bietet „Abrechnen“ „Tisch schließen“ an: die leeren Belege werden abgebrochen und der Tisch geschlossen. „Vorgang abbrechen“ ist möglich, solange beim Server keine Zahlung gebucht ist — nur auf dem Gerät erfasste Zahlungen fallen mit dem Abbruch weg. Den übernommenen Rabatt einer Bestellung kann auch freigeben, wer „Zahlungen“ bearbeiten darf.
• Abschluss & Auswertung: Schicht und Zählung, Kassenbuch, Berichte, Statistiken & Auswertungen, Exporte (CSV, DATEV, DSFinV-K), Trinkgelder aller Bediener.
• Verwaltung: Artikelpflege, Gänge verwalten, Drucker, Kassen-Stammdaten, Kassen & Geräte, Bediener & PINs, TSE & Fiskalisierung, Einstellungen (Funktionen, Buchungsarten, DATEV-Konten), Kassenmeldung ans Finanzamt übermitteln, Prüfer-Paket & Prüfer-Zugang.
• Gerät: Geräte-Einstellungen, Gerät koppeln und entkoppeln.

Die Rechte „Statistiken & Auswertungen“, „Exporte“ und „Einstellungen“ können Sie schon vergeben; sie greifen, sobald Statistik, Export und die Kasseneinstellungen in VidiPOS da sind. Dasselbe gilt für „Kassenmeldung ans Finanzamt übermitteln“ und „Prüfer-Paket & Prüfer-Zugang“: beide sind für die Inhaberin oder den Inhaber gedacht (die Vorlage „Inhaber“ hat sie, Service und Schichtleitung nicht); „Kassenmeldung ans Finanzamt übermitteln“ gilt für Kasse › Kassenmeldung (ansehen: Stand, Vorschau, Meldedatenblatt; bearbeiten: Stammdaten, Meldung, Zustimmung), „Prüfer-Paket & Prüfer-Zugang“ greift, sobald die Prüfer-Datenübergabe in VidiPOS da ist. Im Backoffice verlangt die Seite Kassen & Geräte das Recht „Kasse: Kassen & Geräte“ (ansehen; Kopplungscode und Gerät sperren: bearbeiten). Kassen anlegen, ändern, aktivieren oder außer Betrieb nehmen verlangt zusätzlich „Kasse: Kassen-Stammdaten“ — dieses Recht setzt also „Kasse: Kassen & Geräte“ mindestens zum Ansehen voraus. Die Bediener verlangen „Kasse: Bediener & PINs“, das Journal „Kasse: Belegarchiv & Journal“. Die Inhaberin oder der Inhaber hat immer alle Rechte.

Mit Kassen-Rollen anlegen (nur Inhaber) entstehen drei Vorlagen: Service (bonieren mit Notizen und Gängen, außer Haus, bezahlen, teilen, Trinkgeld, Gutscheine, Storno vor dem Senden, Belegkopie und Beleg teilen, alle Tische, Artikel am Gerät, Rabatt nur in Prozent bis 10 %, Archiv und Geräte-Einstellungen ansehen), Schichtleitung (zusätzlich Storno nach dem Senden, Rabatt, freier Preis, Belegstorno, Wiederherstellen, auf Rechnung, Schicht, Kassenbuch, Berichte, alle Trinkgelder, Training, Gerät koppeln, Geräte-Einstellungen und angehaltene Vorgänge auflösen; Artikel, Statistiken, Kassen-Stammdaten und Einstellungen ansehen) und Inhaber (alles). Danach sind die Rollen frei änderbar; Rollen gleichen Namens werden nicht überschrieben. Neue Kassenrechte (zuletzt „Kassenmeldung ans Finanzamt übermitteln“ und „Prüfer-Paket & Prüfer-Zugang“) bekommen bestehende Rollen deshalb nicht automatisch: die Rolle unter Rollen & Rechte bearbeiten und das Recht setzen.

Rabatt-Grenzen je Rolle

Unter dem Recht „Kasse: Rabatt“ legen Sie im Rollen-Editor zwei Werte fest: die Rabattart — „nur Prozent“, „Prozent und Betrag“ oder „keiner“ — und den Höchstsatz in % (ganze Zahl von 0 bis 100; leer = ohne Grenze). Beides gilt nur, wenn „Kasse: Rabatt“ auf bearbeiten steht. Die Vorlagen bringen Vorgaben mit: Service nur Prozent bis 10 %, Schichtleitung Prozent und Betrag bis 50 %, Inhaber ohne Grenze. Rollen, für die nie eine Rabattart gespeichert wurde, verhalten sich wie bisher: mit „bearbeiten“ Prozent und Betrag ohne Grenze.

In der Kasse zeigt das Rabatt-Fenster nur die erlaubte Art, nennt die Grenze (etwa „bis 10 %“) und bietet die Schnellwahl nur bis zum Höchstsatz an. Ein höherer Satz oder eine andere Art ist trotzdem möglich: die Kasse fragt dann die Freigabe einer Kollegin oder eines Kollegen, deren Rolle Art und Satz erlaubt (PIN wie beim Storno). Die Grenze gilt auch für „Preis ändern“: maßgeblich ist die Minderung in Prozent des Originalpreises der geänderten Positionen. Ein Betrag-Rabatt zählt als Anteil an der Summe der rabattfähigen Positionen. Grundlage ist immer der Preis, den der Gast zahlt: bei einer Option mit Minderpreis (etwa „kleines Gericht“ −2,00 € auf 8,00 €) also 6,00 € — 0,60 € sind dort 10 %. Ein Prozent-Rabatt zusammen mit einer Preisänderung geht als ein Betrag an den Server und braucht bei „nur Prozent“ deshalb eine Freigabe. Rabatte und Preisänderungen, die schon in der Bestellung standen, übernimmt das Abrechnen ohne neue Freigabe.

Der Server prüft dieselben Grenzen vor jedem Rabatt — auch für Vorgänge, die im Notbetrieb erfasst und später übertragen werden. Fehlt die Freigabe, bleibt der Vorgang auf dem Gerät mit „Freigabe nötig“ stehen, bis jemand mit ausreichendem Recht freigibt. Gutschein-Rabatte zählen nicht gegen die Grenze; ihr Wert kommt vom Gutschein.

Journal

Das Journal zeigt alle Vorgänge einer Kasse für einen Geschäftstag — oder alle Tage samt offener Vorgänge — mit Journalnummer, Belegnummer, Art, Status, Bediener, Gerätezeit und Serverzeit, Summe und Bezügen (zum Beispiel „storniert durch …“). Ein Klick auf einen Vorgang öffnet die Positionen mit den gespeicherten Namen, Preisen, Steuersätzen und Optionen, die Stornozeilen, die Zahlungen, das Ereignisprotokoll mit Revision und Prüfsumme und den TSE-Stand. Darunter stehen die Steuern je Satz (Netto, Steuer, Brutto nach Rabatt), der Rabatt mit Grund und seinem Anteil je Position sowie alle TSE-Versuche des Vorgangs: Zustand, Zeit, Revision, Transaktionsnummer, Signaturzähler, Start und Ende laut TSE, die Seriennummern von TSS und Kasse, die Signatur (gekürzt, aufklappbar mit Algorithmus, öffentlichem Schlüssel und QR-Code-Daten) und ein eventueller Fehler.

Abgeschlossene Vorgänge sind unveränderlich, wie es die GoBD verlangen: Ein Storno ist immer ein eigener Gegenbeleg, nie eine Änderung. Jeder Vorgang trägt eine Prüfsumme, die den vorherigen einschließt (Hash-Kette). Mit dem Knopf Kette prüfen oben im Journal rechnet VidiPOS diese Kette für die gewählte Kasse nach — samt der Prüfsumme jedes Ereignisses: Grün heißt, die Nummern sind lückenlos und alle Prüfsummen stimmen; rot nennt die erste Bruchstelle — wenden Sie sich dann an den Support. Das Ergebnis bleibt mit Uhrzeit über der Liste stehen, bis Sie erneut prüfen. Das Journal ist eine Einsicht für Prüfung und Support, kein Bericht; Tagesabschluss und Exporte kommen mit den nächsten Ausbaustufen. Die Artikelpflege beschreibt das Kapitel Kasse: Artikel, Warengruppen & Optionen.

Rechnung zum Kassenbeleg

Möchte ein Gast nach dem Bezahlen eine richtige Rechnung — etwa mit Firmenanschrift für die Buchhaltung oder für den Bewirtungsnachweis —, erstellen Sie sie nachträglich zum Kassenbeleg. Öffnen Sie dazu im Journal den Beleg und klicken Sie oben auf Rechnung erstellen. Der Knopf erscheint nur bei einem abgeschlossenen Kassenbeleg, der nicht storniert ist (kein Training, kein Storno-Beleg), wenn der Baustein Rechnung in den Einstellungen der Kasse an ist, Ihr Betrieb das Zusatzpaket Rechnungen nutzt und Sie das Journal sehen und Rechnungen bearbeiten dürfen. Auch Belege bis 250 € dürfen eine Rechnung bekommen.

Im Dialog tragen Sie den Empfänger ein. Vorbelegt ist der Rechnungsempfänger, den die Kasse beim Abrechnen erfasst hat, sonst die Rechnungsfirma und Anschrift aus der Reservierung des Tisches. Sie können stattdessen einen Kunden aus der Kartei wählen — dann gelten seine Angaben. Dazu wählen Sie die Sprache der Rechnung und ob der Bewirtungsnachweis angefügt wird (Vordruck unter der Rechnung mit Ort, Tag und Gastgeber sowie Leerzeilen für Anlass, bewirtete Personen und Unterschrift; Wortlaut und Leerzeilen wie im Beleg-Design). Entwurf anlegen legt einen Rechnungsentwurf im Rechnungsmodul an und öffnet ihn: Die Positionen stehen dort wie auf dem Beleg — Bezeichnung, Menge, Betrag nach Rabatt und Steuersatz, ein Trinkgeld an den Betrieb als eigene Zeile; das Trinkgeld für das Personal kommt nie auf die Rechnung. Der Kopftext nennt „Rechnung zum Kassenbeleg Nr. … vom …“, das Leistungsdatum ist der Tag des Belegs. Eine Minusposition (etwa Pfandrückgabe oder Nachlass) gibt es auf einer Rechnung von Hand nicht: Sie wird von der größten Position desselben Steuersatzes abgezogen, deren Text nennt es („abzgl. …“). Geht das nicht, ist keine Rechnung zum Beleg möglich — schreiben Sie sie dann von Hand. Kopieren und Serien gibt es für Rechnungen zum Kassenbeleg nicht.

Prüfen Sie den Entwurf und stellen Sie ihn wie jede andere Rechnung aus (Eine Rechnung schreiben). Bezeichnungen und Reihenfolge dürfen Sie ändern, die Beträge je Steuersatz nicht: Weichen sie vom Kassenbeleg ab, lässt sich die Rechnung nicht ausstellen („Positionen weichen vom Kassenbeleg ab“). Die Rechnung bekommt eine eigene Nummer aus dem Rechnungsmodul und wird sofort als bezahlt ausgestellt — mit dem Ende des Belegs als Zahltag und der Zahlart des Belegs (bar, Karte; gemischt oder per Gutschein „manuell vermerkt“). Auf dem PDF, in der XRechnung und im ZUGFeRD-Teil steht ein fester Vermerk: bezahlt am …, Kassenbeleg Nr. …, TSE-Transaktion … und „Der Umsatz ist über die Kasse erfasst; diese Rechnung ersetzt den Kassenbeleg nicht.“

Warum bezahlt und warum kein doppelter Umsatz? Der Umsatz ist mit dem Kassenbeleg schon in der Kasse erfasst — TSE, Kassenbuch, Tagesabschluss und DSFinV-K bleiben unverändert, der Kassenbeleg wird nicht geändert. Damit er in der Buchhaltung nicht ein zweites Mal auftaucht, fehlt die Rechnung zum Kassenbeleg samt Storno und Gutschrift im DATEV-Export des Rechnungsmoduls, in der Lexware-Übertragung und im Kontoauszug-Abgleich. In der Rechnungsliste steht als Herkunft „Kassenbeleg Nr. …“.

Im Journal zeigt der Beleg danach „Rechnung R-… am … von …“ (bzw. „Rechnungsentwurf vom … von …“) mit einem Link statt des Knopfs. Zu jedem Kassenbeleg gibt es höchstens eine gültige Rechnung. Ist etwas falsch, stornieren Sie die Rechnung im Rechnungsmodul (Storno und Gutschrift); danach steht der Knopf wieder bereit, und die stornierte Rechnung bleibt als Verlauf sichtbar. Ein gelöschter Entwurf gibt den Beleg ebenfalls wieder frei.

Fiskal: TSE und DSFinV-K (fiskaly)

Jede Kasse in Deutschland braucht eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jeden Vorgang signiert. VidiPOS nutzt dafür die Cloud-TSE fiskaly SIGN DE (Zertifikat BSI-K-TR-0717-2025). Je Betrieb gibt es eine TSS (die eigentliche Sicherheitseinrichtung mit eigener Seriennummer), und jede angemeldete Kasse ist dort ein eigener Client — mit ihrer Seriennummer aus Kassen & Geräte.

Unter Kasse → Fiskal sehen Sie die Umgebung (TEST oder LIVE), den Modus, die Organisation-ID, TSS-ID, TSS-Seriennummer, den Zustand bei fiskaly, das Zertifikat und je Kasse Client-ID, Client-Seriennummer und das Datum der Anmeldung. Die TSS-Seriennummer und das Zertifikat brauchen Sie für die Meldung der Kasse an das Finanzamt.

1. TSE in Betrieb nehmen legt bei fiskaly eine eigene Organisation für Ihren Betrieb an (Name und Anschrift aus Ihren Stammdaten), erzeugt die TSS, initialisiert sie und meldet die erste aktive Kasse an. Lässt fiskaly keine eigene Organisation zu, läuft die TSE in der Hauptorganisation von VidiReserve — das steht dann als Hinweis auf der Seite und ändert an den Signaturen nichts.
2. Die Einrichtung läuft in Schritten; jeder Schritt wird gespeichert. Bricht sie ab (zum Beispiel weil fiskaly nicht erreichbar ist), zeigt die Seite den Fehler, und Fortsetzen macht genau dort weiter — es wird nichts doppelt angelegt. Ein zweiter Klick, während die Einrichtung noch läuft, wird abgewiesen.
3. Kommt später eine Kasse dazu oder wird eine Kasse aktiviert, erscheint der Hinweis „Noch nicht bei der TSE angemeldet“ mit dem Knopf Bei der TSE anmelden — siehe „Eine Kasse je Standort“ unten.
4. Status aktualisieren fragt den Zustand der TSS bei fiskaly ab. Meldet fiskaly sie als defekt, warnt die Seite. Dann wählen Sie TSE wechseln und geben einen Grund an: Die Kassen werden von der bisherigen TSS abgemeldet; sie bleibt für den Export erhalten. Alle bisher angemeldeten Kassen werden an einer neuen TSS angemeldet — ohne erneute Bestätigung. Die alten Anmeldungen bleiben mit Datum und Grund in der Historie — nichts wird überschrieben.

Zugangsdaten, PUK und PIN der TSS speichert VidiPOS nur verschlüsselt; sie erscheinen nirgends auf der Seite. Ansehen dürfen die Seite alle mit dem Recht TSE & Fiskalisierung (ansehen), die Knöpfe erscheinen nur mit „bearbeiten“. Solange die Anbindung an fiskaly noch nicht konfiguriert ist, zeigt die Seite nur diesen Hinweis. Fällt die TSE im Betrieb aus, bucht die Kasse weiter; der Vorgang wird dann ohne Signatur abgeschlossen und auf dem Beleg gekennzeichnet — nachsignieren erlaubt fiskaly nicht.

Eine Kasse je Standort

Bei fiskaly ist jeder Client eine eigene Abrechnungseinheit — also jede bei der TSE angemeldete Kasse. Der Standard ist darum eine Kasse je Standort: Mehrere Geräte (Tablets, Handys) teilen sich eine Kasse — koppeln Sie weitere Geräte einfach an die vorhandene Kasse unter Kassen & Geräte. Die Inbetriebnahme meldet deshalb nur die erste aktive Kasse an. Legen Sie unter Kassen & Geräte eine weitere Kasse an, erinnert das Formular daran; gesperrt wird nichts.

Brauchen Sie wirklich eine zweite Kasse (zum Beispiel eine eigene Bar mit eigener Abrechnung), melden Sie sie unter Kasse → Fiskal mit Bei der TSE anmelden an. Ein Dialog weist auf die Kosten hin: Jede weitere Kasse ist eine eigene fiskaly-Einheit mit zusätzlichen monatlichen Kosten und 12 Monaten Mindestlaufzeit. Erst wenn Sie das bestätigen, wird die Kasse angemeldet. Das dürfen nur Benutzer mit dem Recht TSE & Fiskalisierung (bearbeiten). Bis dahin bucht die Kasse ohne Signatur — melden Sie sie also an, bevor sie im Betrieb genutzt wird.

Die Tabelle „Kassen an der TSE“ zeigt je Kasse die Signaturen im laufenden Monat und darunter die Summe. Jeder Start und jeder Abschluss eines Vorgangs ist eine Signatur. fiskaly erlaubt je Client und Kalendermonat höchstens 20.000 Signaturen; ab 80 % erscheint ein Warnhinweis. Wird das Limit regelmäßig knapp, ist eine zweite Kasse sinnvoll — sprechen Sie uns gern an.

DSFinV-K-Kassenregister

Für die Datenübergabe an das Finanzamt (DSFinV-K) führt fiskaly zu jeder bei der TSE angemeldeten Kasse ein DSFinV-K-Kassenregister. VidiPOS legt es automatisch an, sobald eine Kasse bei der TSE angemeldet ist — bei der Inbetriebnahme, mit Bei der TSE anmelden und nach einem TSE-Wechsel. Jede angemeldete Kasse ist ein eigenes Register vom Typ Master mit der TSS dieser Kasse; ihre Client-ID ist dieselbe wie an der TSE. Die Geräte, die Sie an diese Kasse koppeln, sind Eingabegeräte und bekommen kein eigenes Register — auch das passt zu „Eine Kasse je Standort“.

Im Register steht als Hersteller „VidiScope“, als Modell und Software „VidiPOS“ und als Software-Version die neueste App-Version der gekoppelten (nicht gesperrten) Geräte der Kasse. Jedes Gerät meldet seine App-Version bei jedem Aufruf mit; nach einem App-Update wird das Register darum von selbst auf die neue Version gebracht. Solange noch kein Gerät eine Version gemeldet hat, steht dort „noch keine gemeldet“, und fiskaly erhält nur die Software-Bezeichnung. Übertragen wird im Hintergrund, in der Regel innerhalb einer Minute — nie während Sie an der Kasse buchen.

Unter Kasse → Fiskal zeigt der Abschnitt DSFinV-K-Kassenregister je Kasse die Client-ID (gekürzt), den Typ, die Software-Version, den Zustand (wartet auf Übertragung, übertragen oder Fehler), den Zeitpunkt der letzten Übertragung und gegebenenfalls die Fehlermeldung von fiskaly. Ist fiskaly kurz nicht erreichbar, versucht VidiPOS es nach wenigen Minuten erneut. Lehnt fiskaly das Register ab, steht der Fehler dort, und VidiPOS versucht es höchstens einmal am Tag oder sobald sich die Version ändert — melden Sie sich dann bitte beim Support. Nach einem TSE-Wechsel bleibt das Register des früheren Clients sichtbar (gekennzeichnet als „früherer Client“): Die Abschlüsse aus der Zeit davor gehören zu ihm.

Abschlüsse an fiskaly (DSFinV-K)

Jeder Z-Abschluss geht als DSFinV-K-Kassenabschluss an fiskaly — mit der Z-Nummer als Abschlussnummer, dem Geschäftstag und allen Vorgängen, die dem Z zugeordnet sind (Belege, Stornos, Kassenbewegungen, Trainingsbuchungen, Abbrüche, Bestellungen und nachgelieferte Vorgänge), dazu den Summen je Steuersatz und Zahlart aus dem gespeicherten Z. Das geschieht im Hintergrund, meist innerhalb weniger Minuten; der Abschluss an der Kasse wartet nie auf fiskaly. Bevor ein Abschluss zum ersten Mal gesendet wird, legt VidiPOS ihn unveränderlich mit Prüfsumme in Ihrem Fiskal-Archiv ab (10 Jahre) — jede Wiederholung sendet genau diese Datei, nie neu berechnete Daten, und nie eine neue Z-Nummer.

Unter Kasse → Fiskal zeigt der Abschnitt Abschlüsse an fiskaly je Kasse die letzten 30 Abschlüsse mit Z-Nummer, Geschäftstag, Zustand, Zahl der Versuche, Sende- und Abschlusszeit und gegebenenfalls dem Fehler. Die Zustände: wartet auf Übertragung (noch nicht gesendet oder fiskaly war nicht erreichbar — VidiPOS versucht es mit wachsendem Abstand von einer Minute bis zu einer Stunde erneut, bei fehlender Berechtigung oder einem noch fehlenden Kassenregister mit größeren Abständen bis zu einem Tag), bei fiskaly angenommen bzw. fiskaly verarbeitet (VidiPOS fragt jede Minute, nach einer halben Stunde alle fünf Minuten nach), übertragen (fertig — nur solche Abschlüsse gehen in DSFinV-K-Exporte) und die Alarmzustände Fehler bei fiskaly (mit dem Bericht von fiskaly zum Aufklappen), von fiskaly abgelehnt, Konflikt (unter derselben Kennung liegt bei fiskaly ein anderer Abschluss) und Abbildungsfehler (die Summen des Z ließen sich nicht stimmig abbilden; dann wird nichts gesendet). Ein Abschluss, der länger als drei Stunden in Bearbeitung ist oder seit über drei Stunden auf die Übertragung wartet (gleich aus welchem Grund, etwa ein Archiv- oder Kassenregister-Fehler), wird als hängt markiert und zählt als Alarm. Die Abschlüsse einer Kasse gehen in der Reihenfolge ihrer Z-Nummern an fiskaly: Wartet ein früherer Z noch, wartet auch der nächste. Bei jedem Alarm steht oben auf der Seite ein Hinweis — melden Sie sich dann bitte beim Support: Ein fehlerhafter Abschluss wird nie automatisch neu eingereicht, weil die Z-Nummer bei fiskaly nicht zurückgesetzt werden kann. Wartet ein Abschluss nach einem Netzfehler, schickt Erneut senden ihn sofort im nächsten Lauf (Recht TSE & Fiskalisierung, bearbeiten; der Klick wird protokolliert) — für Fehler, Ablehnungen und Konflikte gibt es diesen Knopf nicht. Ein offline übernommener Vorgang mit einer Summendifferenz zwischen Gerät und Server geht mit den Gerätesummen (so steht er im Z) und einer Ausgleichszeile „Summendifferenz Gerät (sum_mismatch)“ an fiskaly. In der Liste Kasse → Abschlüsse und im Z-Detail zeigt eine kleine Marke den Stand (DSFinV-K: übertragen, ausstehend oder Fehler); die Kassen-App zeigt ihn in der Z-Ansicht. Bei einem Abbildungsfehler wurde nie etwas gesendet, und eine Ablehnung durch fiskaly hat fiskaly nicht gespeichert: VidiPOS prüft die Abbildung in beiden Fällen einmal täglich erneut, und Abbildung erneut prüfen tut es sofort (Recht TSE & Fiskalisierung, bearbeiten; protokolliert) — gelingt sie, geht der Abschluss mit derselben Z-Nummer ganz normal an fiskaly (ein abgelehnter Abschluss nur, wenn sich die Daten geändert haben; sonst bleibt er abgelehnt, und der Support hilft weiter). So entsteht nie eine Lücke in den Z-Nummern. Der Abschnitt Archiv zeigt je TSE den letzten TSE-Export und je Kasse den letzten DSFinV-K-Export mit den fehlenden Monaten; der Abschnitt Kassenmeldung zeigt den Meldestand jeder Kasse beim Finanzamt und die laufenden Fristen (siehe Kassenmeldung).

Fiskal-Archiv: Aufbewahrung, Exporte, Prüfsumme und Wiederherstellung

Unter Kasse → Archiv liegen alle fiskalisch wichtigen Dateien Ihres Betriebs: die Abschlüsse genau so, wie sie an fiskaly gingen (JSON), die DSFinV-K-Exporte (ZIP — das Datenformat, das die Finanzverwaltung bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung verlangt) und die TSE-Exporte (TAR — die signierten Protokolle der Technischen Sicherheitseinrichtung). fiskaly hält diese Daten nur etwa drei Monate vor; aufbewahren müssen Sie sie selbst — VidiPOS erledigt das für Sie. Jede Datei wird beim Ablegen mit einer SHA-256-Prüfsumme versehen, nie überschrieben und 10 Jahre aufbewahrt (bis zum 31. Dezember des zehnten Jahres nach dem Zeitraum); vorher lässt sie sich weder ändern noch löschen. Die Liste zeigt je Datei Art, Zeitraum, Kasse bzw. TSE, Größe, die gekürzte Prüfsumme (vollständig beim Daraufzeigen), das Erstelldatum und „Aufbewahren bis“; filtern können Sie nach Art und Jahr.

Herunterladen prüft vorher die Prüfsumme und liefert eine veränderte oder fehlende Datei nie aus; jeder Download wird mit Benutzer, Zeit und einem anonymisierten Fingerabdruck der IP-Adresse protokolliert. Prüfen rechnet die Prüfsumme einer Datei neu, Alle Dateien prüfen die des ganzen Archivs (Ergebnis: unversehrt, fehlt oder verändert) — das geht mit dem Recht „bearbeiten“ und höchstens einmal in fünf Minuten; ist das Archiv sehr groß, prüft ein Durchlauf nur, was in die Zeit passt, und nennt die Zahl der nicht geprüften Dateien. Fehlt eine Datei oder ist sie verändert, melden Sie sich bitte beim Support: Sie wird aus der Server-Sicherung wiederhergestellt — aber nur, wenn die gesicherte Datei genau dieselbe Prüfsumme hat; eine andere Datei wird abgelehnt, die veränderte Datei bleibt als Beweis daneben liegen, und jede Wiederherstellung wird protokolliert.

Exporte entstehen automatisch: der DSFinV-K-Export monatlich je Kasse, frühestens am 3. des Folgemonats ab 3 Uhr und erst, wenn jeder Abschluss des Monats bei fiskaly angekommen und fertig ist (Abschlüsse mit Fehler bleiben draußen und werden als Hinweis an der Exportzeile genannt; ein Abschluss, dessen Abbildung noch geprüft wird, hält den Export höchstens eine Woche auf). Wird ein ausgeklammerter Abschluss später doch fertig, erstellt VidiPOS den Monatsexport neu — die frühere Datei bleibt im Archiv. Der TSE-Export läuft monatlich je TSE — gestartet nachts zwischen 1 und 5 Uhr, weil ein Export die TSE kurz beschäftigt — und zusätzlich beim TSE-Wechsel als Abschlussexport der gesamten alten TSE; ist die TSE dafür zu groß, wird er automatisch in Monatsexporte aufgeteilt. Verpasste Monate der letzten 12 Monate holt VidiPOS von selbst nach. Jede geladene Datei wird vor dem Ablegen auf ihr Format geprüft (TAR bzw. ZIP mit Inhaltsverzeichnis); eine beschädigte Datei wird nicht archiviert, sondern neu geladen. Die Tabelle Exporte zeigt Zustand, Versuche und Hinweise (zum Beispiel „Keine Daten im Zeitraum“ oder eine unvollständige ZIP-Struktur); ist fiskaly ausgelastet oder meldet einen Fehler, versucht VidiPOS es mit wachsendem Abstand erneut — nach zehn vergeblichen Versuchen steht der Export auf „Fehler“. Mit Export erneut versuchen starten Sie dann einen neuen Versuch mit neuer Export-ID (die alte Zeile bleibt als „ersetzt“ stehen). Mit DSFinV-K-Export anfordern erstellen Sie einen Export für einen eigenen Zeitraum (bis gestern — bis heute, sobald alle heutigen Z der Kasse an fiskaly übertragen sind —, höchstens 12 Monate) und eine Kasse, etwa für den Steuerberater; je Kasse können höchstens fünf Anforderungen gleichzeitig laufen. Anfordern, erneut versuchen und alle Dateien prüfen brauchen das Recht TSE & Fiskalisierung mit „bearbeiten“; Ansehen, Herunterladen und das Prüfen einer Datei gehen schon mit „ansehen“ — außer bei den Dateien der Kassenmeldung (Vorschau- und Ergebnis-PDF, ELSTER-XML, Zustimmung, Meldedatenblatt): die enthalten die Steuerdaten ungeschwärzt und lassen sich auch hier nur mit dem Recht Kassenmeldung ans Finanzamt übermitteln mit „bearbeiten“ herunterladen und prüfen; ohne es steht die Zeile ohne Knöpfe in der Liste. Ein Prüfer-Zugang sieht diese Dateien nie. Nach Ablauf der Frist entfernt ein dokumentierter Löschlauf nur die Datei; der Eintrag bleibt als Nachweis mit dem Vermerk „nach Fristende gelöscht“.

Prüfer: Datenzugriff Z1, Z2 und Z3 (Kassen-Nachschau, Außenprüfung)

Bei einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) oder Außenprüfung darf das Finanzamt auf die Kassendaten zugreifen — die GoBD nennen drei Wege: Z1 unmittelbarer Zugriff (der Prüfer sieht selbst ins System, nur lesend), Z2 mittelbarer Zugriff (Sie werten nach seinen Vorgaben aus) und Z3 Datenüberlassung (Sie übergeben die Daten auf einem Datenträger bzw. als Download). Unter Kasse → Archiv & Prüfer bereitet VidiPOS Z1 und Z3 vor; für Z2 nutzen Sie Berichte und Exporte.

Prüfer-Paket (Z3): Wählen Sie Zeitraum (bis gestern; bis heute, sobald jede Kasse mit heutigen Umsätzen ihren Z hat und alle heutigen Z an fiskaly übertragen sind — etwa für eine Kassen-Nachschau am selben Tag; höchstens 24 Monate) und Kasse (oder alle Kassen) und klicken Sie Paket anfordern. VidiPOS erstellt das ZIP im Hintergrund (meist innerhalb weniger Minuten) mit den DSFinV-K-Exporten (ZIP) und TSE-Exporten (TAR) aus dem Fiskal-Archiv, CSV-Dateien je Monat (Journal, Belege mit Positionen, Zahlungen, Z-Berichte, Kassenbuch — ohne Gast-Mailadressen oder Telefonnummern), den Z-Berichten als PDF, bei höchstens 500 Belegen auch den Einzelbelegen als PDF, der Datei systemstand.html (Kassen, Geräte und App-Versionen, TSE mit Seriennummer und Zertifikat, DSFinV-K-Kassenregister, Einstellungen mit Fiskalbezug, Archiv-Index und eine Kurzbeschreibung des Verfahrens), einer LIESMICH.txt und dem Inhaltsverzeichnis inhalt.csv mit Art, Zeitraum, Größe und SHA-256-Prüfsumme jeder Datei. Fehlt für einen Monat der DSFinV-K-Export, fordert VidiPOS ihn vorher bei fiskaly an und wartet bis zu zwei Stunden; fehlt danach noch etwas (zum Beispiel der TSE-Export des laufenden Monats), steht ein Hinweis in der inhalt.csv. Ebenso vermerkt sie einen DSFinV-K-Export, in dem Abschlüsse fehlen (zum Beispiel ein Z, den fiskaly mit Fehler abgelehnt hat) — so ein Export zählt nicht als vollständig. Bei sehr vielen Belegen begrenzt ein Zeitbudget die PDF-Erzeugung; nicht erzeugte PDFs stehen als Hinweis in der inhalt.csv (die Daten stehen im DSFinV-K-Export und in den CSV-Dateien). Bricht ein Lauf ab, steht das Paket auf „Fehler“ — fordern Sie es dann neu an. Das fertige Paket liegt selbst im Fiskal-Archiv (mit eigener Prüfsumme). Die vollständige Verfahrensdokumentation Ihres Betriebs (Abläufe, Zuständigkeiten, Kassenanweisungen) halten Sie selbst vor — systemstand.html beschreibt nur den technischen Stand.

Download-Link: Direkt nach dem Anfordern zeigt VidiPOS einmalig einen Link, den Sie kopieren und dem Prüfer geben (VidiPOS verschickt ihn nicht). Er funktioniert, sobald das Paket fertig ist, und gilt dann 7 Tage; ein abgelaufener Link meldet „abgelaufen“. Mit Neuer Link erzeugen Sie für ein fertiges Paket einen neuen Link — der alte gilt dann nicht mehr. Gespeichert wird nur eine Prüfsumme des Links, nie der Link selbst. Jeder Download (über den Link oder im Backoffice) wird mit Zeit und anonymisiertem IP-Fingerabdruck protokolliert und gezählt. Ansehen und Herunterladen brauchen das Recht Prüfer-Paket & Prüfer-Zugang mit „ansehen“, Anfordern und neuer Link „bearbeiten“.

Prüfer-Zugang (Z1): Verlangt der Prüfer, selbst ins System zu sehen, richtet nur der Inhaber einen befristeten Zugang ein: E-Mail und Name des Prüfers, Dauer (Vorgabe 14 Tage, höchstens 90). Der Prüfer bekommt die übliche Team-Einladung per E-Mail und ein Konto mit der Rolle Prüfer (nur lesen): Er sieht Journal, Abschlüsse, Kassenbuch, Berichte, Exporte, TSE & Fiskal, Archiv und Kassenmeldung — ändern kann er nichts, und Personal, Gäste, Reservierungen und Marketing bleiben für ihn verborgen. Die Rolle lässt sich weder bearbeiten noch einem Prüfer-Zugang wegnehmen. Mit Ablauf endet der Zugang sofort (beim nächsten Seitenaufruf, ohne Wartezeit); Sie können ihn verlängern oder jederzeit widerrufen. Jede Anlage, Verlängerung und jeder Widerruf wird protokolliert. Entfernen Sie den Prüfer unter Personal, verschwindet auch sein Prüfer-Zugang. Einen widerrufenen oder abgelaufenen Zugang richten Sie mit derselben E-Mail-Adresse einfach erneut ein: VidiPOS reaktiviert das vorhandene Konto mit der neuen Dauer (ohne neue Einladung — hat der Prüfer sein Passwort nie gesetzt, nutzt er „Passwort vergessen“). Ein abgelaufener Prüfer-Zugang kann sich auch über die Partner-App nicht mehr anmelden und erscheint nicht mehr in Auswahllisten oder als Empfänger von Benachrichtigungen.

Kassenmeldung ans Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO)

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem — also eine Kasse mit TSE — anschafft oder außer Betrieb nimmt, muss das dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitteilen (§ 146a Abs. 4 AO). Unter Kasse → Kassenmeldung erledigt VidiPOS das über fiskaly (SUBMIT DE), das die Meldung an ELSTER übermittelt. In dieser Ausbaustufe geht die Übermittlung nur an die Testumgebung von fiskaly; Zustimmungstext, Vollmacht und Fristen stehen unter dem Vorbehalt der Prüfung durch Steuerberater und Anwalt.

1. Stammdaten: der Steuerpflichtige — ein Unternehmen mit Firma und Rechtsform (als ELSTER-Code; die Bezeichnung zum Code zeigt das Vorschau-PDF der Meldung — prüfen Sie sie dort; belegt ist bisher nur 31 = Aktiengesellschaft, die übrigen Codes der amtlichen Liste nennt Ihr Steuerberater) oder ein Einzelunternehmen mit Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum und steuerlicher Identifikationsnummer. Die Identifikationsnummer wird verschlüsselt gespeichert und nie vollständig angezeigt, auch nicht im Meldedatenblatt. Die Steuernummer braucht ELSTER 13-stellig im bundeseinheitlichen Format (vier Ziffern Finanzamt, eine 0, acht Ziffern); die Schreibweise auf dem Steuerbescheid sieht je Bundesland anders aus — Ihr Steuerberater nennt Ihnen die 13-stellige Form, VidiPOS rechnet nicht um. USt-IdNr. und Finanzamtsnummer sind freiwillig; die Hausnummer besteht nur aus Ziffern, Buchstaben gehören in den Zusatz. Dazu kommt die Betriebsstätte (Vorschlag aus den Betriebsdaten). VidiPOS prüft nur die Form der Angaben, nicht ihre Richtigkeit. Laufen mehrere Betriebe über die fiskaly-Hauptorganisation, kann nur einer Steuerpflichtiger sein — ein zweiter Betrieb ist gesperrt und braucht eine eigene Managed Organization (Support).

2. Kassen: jede bei der TSE angemeldete Kasse erscheint mit Art (Tablet-/App-Kassensystem), Hersteller VidiScope, Modell und Software VidiPOS, der App-Version, dem Anschaffungsdatum (Vorgabe: Anlage der Kasse — bitte prüfen und bei Bedarf ändern) und der Inbetriebnahme bei der TSE. Der Meldestand zeigt „gemeldet“, „nicht gemeldet“, „geändert“ oder „außer Betrieb — Abmeldung nötig“.

3. Meldung: Meldung vorbereiten bündelt Steuerpflichtigen, Betriebsstätte und alle Kassen; VidiPOS sendet sie im Hintergrund an fiskaly, ELSTER prüft sie, und die Vorschau (PDF von ELSTER) erscheint auf der Seite und im Archiv. Übermittelt wird erst, wenn Sie die Vorschau geprüft, das Häkchen gesetzt und Zustimmen und übermitteln geklickt haben. Die Zustimmung wird mit Name, Zeit, Sprache, dem Wortlaut, der Prüfsumme (SHA-256) der gezeigten Vorschau und einem anonymisierten Fingerabdruck der IP-Adresse unveränderlich protokolliert und als Datei archiviert. Sie gilt 24 Stunden und nur für genau diese Vorschau. Zustimmen können Sie erst, nachdem Sie die Vorschau geöffnet haben — das Öffnen wird protokolliert. Die Dateien von ELSTER (Vorschau, Ergebnis, Fehlerantwort) liegen bewusst ungeschwärzt im Archiv, denn sie sind der Nachweis; abrufen kann sie deshalb nur, wer die Kassenmeldung bearbeiten darf. In Fehlertexten und im Auszug auf der Seite ist die Steuer-IdNr. geschwärzt. Bestätigt fiskaly eine ausgelöste Übermittlung nicht binnen einer Stunde, verfällt die Zustimmung und Sie stimmen neu zu. Danach sehen Sie den Zustand bis „übermittelt“; scheitert die Prüfung oder die Übermittlung, steht die Antwort von ELSTER (gekürzt) im Verlauf und vollständig als Datei im Archiv. Solange eine Meldung läuft, sind Stammdaten und Kassen gesperrt; mit Meldung verwerfen korrigieren Sie vor der Zustimmung.

Änderungen und Abmeldung: eine neue Kasse, ein neues Gerät oder ein TSE-Wechsel (neuer Client) ist eine Änderung — der Meldestand zeigt „nicht gemeldet“, die Frist läuft, und die nächste Meldung trägt den Anlass „Änderung“. Nehmen Sie eine Kasse außer Betrieb, wählen Sie bei ihr Abmelden: Datum, Grund (Verkauf, Entsorgung, Diebstahl, Defekt, Umzug, Sonstiges) und eine Bemerkung — VidiPOS bereitet daraus eine neue Meldung vor. Jede Meldung enthält alle Kassen der Betriebsstätte; die abgemeldete geht mit Datum und Grund hinaus. Soll eine erfasste Abmeldung doch nicht gemeldet werden (Meldung verworfen, gescheitert oder nie vorbereitet), nehmen Sie sie bei der Kasse mit Abmeldung zurücknehmen zurück — das geht nur, solange sie nicht übermittelt ist und keine Meldung läuft; Datum, Grund und Bemerkung werden gelöscht, der Schritt wird protokolliert. Nach dem Verwerfen einer Abmeldung weist VidiPOS darauf hin.

Fristen: je Kasse ohne erfolgreiche Meldung zählt ein Monat ab Anschaffung (nach einem TSE-Wechsel ab Inbetriebnahme des neuen Clients) bzw. ab der Außerbetriebnahme. Ab dem 14. Tag warnt ein Hinweis unter Kasse → Kassenmeldung und Kasse → Fiskal, nach Ablauf steht die Kasse auf „überfällig“. Ob die Frist bei Anschaffung oder Inbetriebnahme beginnt, klärt Ihr Steuerberater.

Meldedatenblatt: wer selbst über Mein ELSTER melden möchte, lädt das Meldedatenblatt (PDF) mit allen Daten in der Reihenfolge des ELSTER-Formulars herunter; auch das wird archiviert. Ansehen, Vorschau, Dateien und Meldedatenblatt brauchen das Recht Kassenmeldung ans Finanzamt übermitteln mit „ansehen“, alles andere „bearbeiten“.

Ausfall der TSE

Jeder Vorgang wird bei der TSE gestartet, wenn er an der Kasse beginnt, und abgeschlossen, wenn er endet — auch Bestellungen, Trainingsbuchungen (als Trainingsbeleg), Stornos (als Beleg mit negativen Beträgen) und abgebrochene Vorgänge (als Belegabbruch). Die TSE antwortet in der Regel in Sekundenbruchteilen. Antwortet sie nicht innerhalb von drei Sekunden, wartet die Kasse nicht: der Vorgang wird trotzdem gebucht, und im Journal steht der Versuch als fehlgeschlagen (die Anfrage kam sicher nicht an, zum Beispiel weil fiskaly nicht erreichbar war oder die TSE gerade belegt war) oder als unbekannt (die Anfrage ging hinaus, aber die Antwort fehlte).

„Unbekannt“ klärt ein Abgleich im Hintergrund innerhalb weniger Minuten: Er fragt bei fiskaly nach, ob die Signatur doch entstanden ist. Wenn ja, steht danach eine neue Zeile signiert mit den Daten und der Uhrzeit der TSE im Journal; wenn nein, eine Zeile „nicht bei der TSE angekommen“. Nachträglich signiert wird nie — das erlaubt fiskaly nicht, und die Kassensicherungsverordnung sieht es nicht vor. Kam der Abschluss eines Vorgangs nie bei der TSE an (etwa weil die Verbindung genau dann abriss), vermerkt der Abgleich zwei Minuten später „Abschluss nicht gesendet“ und zählt den Vorgang zum Ausfall. Der Abgleich prüft außerdem jede Minute den Zustand der TSS; meldet fiskaly sie als defekt, steht das unter Kasse → Fiskal, und der Ausfall bleibt offen, bis Sie die TSE wechseln.

Ist für Ihren Betrieb eine TSE eingerichtet, aber eine Kasse nicht (mehr) bei ihr angemeldet — zum Beispiel eine weitere Kasse ohne bestätigte Anmeldung oder nach einem abgebrochenen TSE-Wechsel —, bucht diese Kasse weiter, jeder Versuch steht aber als fehlgeschlagen „TSE nicht aktiv“ im Journal und zählt als Ausfall. Melden Sie die Kasse unter Kasse → Fiskal an. Nur ein Betrieb, der noch nie eine TSE eingerichtet hat, bucht ohne Hinweis im Testbetrieb.

Unter Kasse → Fiskal führt VidiPOS dazu ein Ausfallprotokoll je Kasse (die neuesten 50): Der erste fehlgeschlagene oder unbekannte Versuch einer Kasse öffnet einen Ausfall mit Beginn, Ursache „TSE“ und der Zeit der letzten erfolgreichen Signatur; jeder weitere betroffene Vorgang erhöht die Anzahl; die erste erfolgreiche Signatur beendet ihn. Arbeitet eine Kasse ohne Internet im Notbetrieb, schickt sie die abgeschlossenen Vorgänge später gesammelt. Diese Vorgänge werden nicht signiert; im Journal steht „Kasse im Notbetrieb (offline)“, und das Protokoll zeigt einen Ausfall mit Ursache „Internet“ vom ersten Start bis zum Empfang. Ein im Notbetrieb begonnener Vorgang wird bei der TSE erst gestartet, wenn er online abgeschlossen wird (dann Start und Abschluss zusammen); wird er auch offline abgeschlossen oder abgebrochen, bleibt er unsigniert und gehört zum Notbetrieb.

Das Finanzamt verlangt (AEAO zu § 146a Nr. 1.14), dass Sie einen Ausfall dokumentieren, ihn auf dem Beleg erkennbar machen und die Ursache unverzüglich beheben. Das Protokoll ist diese Dokumentation; dauert ein Ausfall länger als ein paar Minuten, prüfen Sie Internetverbindung und Status unter Kasse → Fiskal und wenden Sie sich bei Bedarf an den Support.

Ist die TSE während eines Sammel-Uploads oder eines Storno-mit-Wiederherstellen nicht erreichbar, versucht VidiPOS es je Anfrage nur einmal und bucht die übrigen Vorgänge sofort als „TSE nicht erreichbar (übersprungen)“ — so wartet die Kasse höchstens drei Sekunden. Unter Offen bei der TSE zeigt Kasse → Fiskal je TSS, wie viele Vorgänge an der Kasse abgeschlossen sind, bei fiskaly aber noch als offen gelten (zum Beispiel im Notbetrieb abgeschlossen). Eine TSS nimmt höchstens 2000 offene Vorgänge an; ab 1000 erscheint ein Warnhinweis — informieren Sie dann den Support. Gezählt werden Vorgänge, deren TSE-Start älter als zehn Minuten ist; die Tabelle nennt je TSS auch den ältesten offenen Start, und ein Hinweis darüber fasst Zahl und Zeitpunkt zusammen. Ganz oben auf Kasse → Fiskal steht die Fiskal-Ampel: Sie fasst alle Abschnitte der Seite zusammen (Abschlüsse an fiskaly mit Fehler oder seit mehr als drei Stunden hängend, fehlende Monatsexporte, fehlgeschlagene Exporte, Meldefristen, TSS-Zustand, offene TSE-Vorgänge, Kassenregister) — „In Ordnung“, „Hinweis“, „Warnung“ oder „Handlungsbedarf“. Dieselbe Prüfung sieht die Plattform-Betreuung von VidiReserve in ihrer Übersicht aller Betriebe.

Kassenbeleg und digitaler Beleg

Den Beleg eines abgeschlossenen Vorgangs erstellt der Server: Die Kasse lädt ihn nach dem Bezahlen und zeigt oder druckt ihn. Er enthält alle Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV und für Kleinbetragsrechnungen: Name und Anschrift des Betriebs mit Steuernummer bzw. USt-IdNr. (aus Ihrem Rechnungsprofil, sonst aus den Betriebsdaten), Kasse mit Seriennummer, Belegnummer, Bediener, Tisch, Beginn und Ende des Vorgangs, die Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz-Kennung (A = 19 %, B = 7 %), einen gewährten Rabatt mit Grund, die Umsatzsteuer je Satz nach Rabatt, die Summe und die Zahlarten — auch Gutschein und Anzahlung („Anzahlung aus Reservierung #…“). Trinkgeld steht getrennt darunter und ist nicht in der Summe enthalten; Trinkgeld an den Betrieb ist in der Steuer zum Regelsatz enthalten (Hinweis auf dem Beleg). Optionen (etwa Beilagen) stehen auf dem englischen Beleg mit dem englischen Namen, den sie beim Erfassen hatten — eine spätere Umbenennung im Katalog ändert alte Belege nicht; ohne englischen Namen steht der deutsche. Ist Ihr Betrieb im Rechnungsprofil als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) eingetragen, zeigt der Beleg keine Steuersätze und keine Steuertabelle, sondern „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, und die TSE erhält alle Beträge ohne Steuersatz (Annahme — bitte mit Ihrem Steuerbüro bestätigen). Maßgeblich ist der Stand beim Abschluss des Vorgangs: Ändern Sie das Rechnungsprofil später, bleiben bereits abgeschlossene Belege, wie sie waren — auch Belege, die vor dem Wechsel zur Kleinunternehmerregelung regulär abgeschlossen wurden, bleiben regulär; ein Storno folgt seinem ursprünglichen Beleg. Ein Storno trägt den Hinweis „Storno zu Beleg …“ und negative Beträge, eine Trainingsbuchung den Vermerk „Trainingsbeleg“.

Ist der Vorgang von der TSE signiert, zeigt der Beleg die TSE-Daten (Seriennummern, Transaktionsnummer, Signaturzähler, Zeiten, Prüfwert, Algorithmus, öffentlicher Schlüssel) und den Prüf-QR-Code nach DSFinV-K, mit dem das Finanzamt den Beleg prüfen kann. Ist die TSE ausgefallen oder lief die Kasse im Notbetrieb, steht stattdessen „TSE nicht verfügbar“ mit Ursache und Beginn des Ausfalls auf dem Beleg — so verlangt es der Anwendungserlass bei einem Ausfall. Ohne angebundene TSE erscheint „Kein gültiger Kassenbeleg · Testbetrieb“. Ein Beleg eines anderen Bedieners lässt sich nur mit dem Recht „Belegkopie drucken“ abrufen und ist dann als Kopie gekennzeichnet.

Zu jedem Beleg gibt es einen digitalen Beleg: eine Seite unter einer Adresse mit langem, nicht erratbarem Schlüssel, die Ihr Gast ohne Anmeldung öffnen, drucken oder als PDF herunterladen kann (Deutsch oder Englisch). Die Kasse zeigt dafür einen QR-Code. Weil die Seite ohne Anmeldung erreichbar ist, zeigt sie weniger als der Beleg an der Kasse: den Bediener nur mit seinem Kürzel, bei der Anzahlung nur „Anzahlung verrechnet“ ohne Reservierungsnummer und beim Gutschein keine Zeichen des Codes. Die Seite wird nicht von Suchmaschinen erfasst und nicht zwischengespeichert; ein PDF wird nicht abgelegt, sondern bei jedem Abruf aus dem Journal erzeugt. Wer die Adresse nicht kennt, kann den Beleg nicht abrufen — auch nicht über die Nummer des Vorgangs.

Beleg-Link widerrufen: Der Link zum digitalen Beleg gilt ohne Ablauf. Verlangt ein Gast, dass sein Beleg nicht mehr abrufbar ist, öffnen Sie den Vorgang unter Kasse → Journal und wählen „Beleg-Link widerrufen“ (Grund optional; dazu braucht es das Recht „Kasse: Belegarchiv & Journal“ zum Bearbeiten). Der Widerruf ist endgültig: Belegseite und PDF sind danach für niemanden mehr abrufbar, die Kasse zeigt zu diesem Beleg keinen QR-Code mehr, und er lässt sich nicht mehr per E-Mail schicken. Im Journal bleibt der Beleg unverändert — er ist weiterhin Teil Ihrer Aufzeichnungen.

Beleg per E-Mail

Möchte ein Gast seinen Beleg per E-Mail, tippt die Bedienung an der Kasse auf „Beleg per E-Mail“. Gehört der Vorgang zu einer Reservierung, schlägt die Kasse deren E-Mail-Adresse vor — aus Datenschutzgründen nur gekürzt (etwa „m***@d***.de“); übernimmt die Bedienung den Vorschlag, setzt der Server die vollständige Adresse aus der Reservierung ein. Statt des Vorschlags lässt sich jede andere Adresse eingeben. Die Mail kommt im Namen Ihres Betriebs (Antworten gehen an Ihre Betriebsadresse), trägt den Betreff „Ihr Beleg … – Ihr Betrieb“, enthält Belegnummer, Datum und Summe, den vollständigen Beleg als PDF-Anhang und — wenn der digitale Beleg eingeschaltet ist — einen Knopf zur Belegseite. Die Sprache folgt der Wahl an der Kasse, sonst der Sprache der Reservierung, sonst Ihrer eigenen Sprache. Den Text können Sie unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen („Kassenbeleg per E-Mail“) anpassen.

Zweckbindung: Die Mail geht nur auf ausdrücklichen Wunsch hinaus — nie automatisch beim Bezahlen. Sie enthält keine Werbung und meldet niemanden für einen Newsletter an. Die Adresse wird nicht gespeichert: Sie steht nur in der Mail selbst. Im Journal sehen Sie beim Vorgang unter „Beleg per E-Mail“ nur Zeit, Bediener, Gerät, Sprache und ob der Versand geklappt hat. Verwenden Sie die Adresse nicht für andere Zwecke.

Rechte und Grenzen: Versenden darf, wer das Recht „Kasse: Beleg digital teilen“ (bearbeiten) hat; den Beleg eines anderen Bedieners nur mit zusätzlich „Kasse: Belegarchiv & Journal“ (ansehen). Trainingsbelege, offene Vorgänge und Belege mit widerrufenem Link lassen sich nicht verschicken. Zum Schutz vor Missbrauch gehen je Betrieb höchstens 200 Beleg-Mails in 24 Stunden und je Beleg höchstens drei in einer Stunde hinaus; darüber meldet die Kasse „zu viele Beleg-Mails“, und das Journal vermerkt „Limit erreicht“. Den Adressvorschlag fragt ein Gerät höchstens 30-mal je Stunde ab; jede Abfrage steht (ohne Adresse) im Bediener-Protokoll.

Beleg gestalten (Beleg-Design)

Unter Kasse → Einstellungen → Beleg-Design (Recht „Kassen-Einstellungen“; zum Ändern „bearbeiten“) legen Sie fest, wie Ihr Kassenbeleg aussieht — auf dem Bondrucker aller Kassen, auf der Belegseite des digitalen Belegs und im PDF. Frei wählbar sind: ein Logo oben, ein Kopftext unter den Betriebsdaten (z. B. „Willkommen“, WLAN-Name), ein Fußtext nach den Zahlungen und vor den TSE-Angaben (z. B. Dank, Instagram, Öffnungszeiten), je höchstens 5 Zeilen à 48 Zeichen in Deutsch und Englisch (leeres Englisch = deutscher Text; auf 58-mm-Papier brechen Zeilen über 32 Zeichen um), die Schriftgrößen von Betriebsname, Belegnummer, Positionen, Summe und Fußtext (normal, hoch, breit, groß), die Trennlinie (gestrichelt, doppelt, durchgezogen, keine), die Größe des Prüf-QR-Codes, Leerzeilen vor dem Abschneiden, ob Bediener, Tisch und Teilbeleg erscheinen, eine kompakte Steuertabelle (eine Zeile je Steuersatz) und ein kompakter Kartenabschnitt (Karte und Genehmigungsnummer) sowie der Hinweis „Trinkgeld ist nicht in der Summe enthalten“. Beim Bewirtungsbeleg wählen Sie die Beschriftungen von Anlass und Personen, wie viele Schreibzeilen für die bewirteten Personen vorgedruckt werden (1–8) und den Abstand darüber; Anlass oder Personen lassen sich weglassen. Texte dürfen nur Zeichen enthalten, die der Bondrucker kennt (Umlaute, ß, € und die üblichen Satzzeichen ja, Emojis nein) — sonst nennt das Formular die Zeile.

Was fest bleibt: Die Pflichtangaben nach der Kassensicherungsverordnung lassen sich nicht abschalten — Betriebsdaten mit Steuernummer bzw. USt-IdNr., Belegnummer, Datum und Zeiten, Positionen mit Menge, Preis und Steuerkennzeichen, die Steuertabelle (auch kompakt mit Netto und Steuer je Satz), Zahlungen und Rückgeld, der TSE-Block mit Prüf-QR-Code, der Rechnungsempfänger und die Kennzeichen Training, Kopie und ohne TSE. „Beginn und Ende im Kopf“ blendet nur die Kopfzeile des digitalen Belegs aus; die TSE-Zeiten und die Zeiten bei einem TSE-Ausfall stehen immer auf dem Beleg.

Tipps für das Logo: Das Logo kommt aus dem Betriebsprofil (Profil → Logo); ist dort eines hinterlegt und auf dem Bon noch aus, fragt die Seite oben „Ihr Logo ist hinterlegt — auf dem Kassenbon anzeigen?“. Thermodrucker drucken nur Schwarz und Weiß: am besten wirkt ein einfarbiges, kontrastreiches Logo im Querformat ohne feine Linien und ohne hellgraue Flächen; wählen Sie die Höhe klein (12 mm), mittel (18 mm) oder groß (24 mm). Für Fotos und Farbverläufe hilft „Graustufen rastern“. Die Vorschau zeigt die echte Schwarzweiß-Fassung, so wie der Drucker sie bekommt. Ein großes Logo verlängert jeden Bon und kostet Papier; Thermopapier vergilbt mit der Zeit und verblasst in der Sonne — für Belege, die Gäste aufheben, ist der digitale Beleg die bessere Wahl.

Vorschau und Musterdruck: Rechts neben dem Formular zeigt die Vorschau den Bon für 58 und 80 mm, während Sie tippen (angenähert, wahlweise mit Bewirtungsbeleg). „Muster-PDF öffnen“ zeigt den digitalen Beleg mit dem gespeicherten Design. Der Musterdruck schickt einen Musterbeleg mit festen Beispieldaten und dem Kennzeichen „MUSTER — kein Beleg“ an den Bondrucker der Kasse eines gekoppelten Geräts — wie der Testdruck aus dem Backoffice (die App muss geöffnet sein). Erst speichern, dann drucken. „Auf Standard zurücksetzen“ stellt den Beleg wie bisher wieder her; alle Änderungen stehen im Protokoll der Seite.

Logo an einer Kasse abschalten: Druckt ein langsamer Drucker das Logo nur zögerlich, setzen Sie in den Einstellungen dieser Kasse (Kasse → Kassen) den Haken „Logo auf dem Kassenbon nicht drucken“. Die übrigen Kassen und der digitale Beleg zeigen das Logo weiter.

Bewirtungsnachweis online ausfüllen

Für Geschäftsessen kann Ihr Gast den Bewirtungsnachweis zu seinem Beleg selbst online ausfüllen. Hat der Beleg einen digitalen Beleg (QR-Beleg eingeschaltet, Link nicht widerrufen), steht auf dem Bewirtungsbeleg — auf Papier und im PDF — unter dem Nachweis ein QR-Code mit der Zeile „Beleg als PDF + Bewirtungsnachweis online ausfüllen“. Er führt auf die Belegseite; dort trägt der Gast Anlass, bewirtete Personen (eine je Zeile), Gastgeber mit Anschrift und das Trinkgeld ein. Ort und Tag der Bewirtung kommen fest aus dem Beleg. Hat die Bedienung an der Kasse einen Rechnungsempfänger erfasst, ist er der Gastgeber und lässt sich nicht ändern; sonst gibt der Gast Name und Anschrift selbst ein — das ist nur eine Angabe im Nachweis, kein Rechnungsempfänger. Das Trinkgeld ist mit dem des Belegs vorbelegt; bar gegebenes Trinkgeld kann der Gast ergänzen. Trainings- und Stornobelege haben kein Formular.

Fassungen statt Überschreiben: Mit „Fertigstellen“ entsteht eine unveränderbare Fassung (Fassung 1, 2, …). Danach ist das Formular gesperrt; eine Änderung legt über „Neue Fassung erstellen“ eine weitere Fassung an, alle früheren bleiben gespeichert und als PDF abrufbar. Der Bewirtungsbeleg als PDF enthält den vollständigen Kassenbeleg und den ausgefüllten Nachweis mit einer Fußzeile (Fassung, Zeitpunkt, Prüfsumme und Signatur); der Gast kann ihn herunterladen oder sich per E-Mail schicken lassen (über denselben Versand wie „Beleg per E-Mail“, mit denselben Grenzen). Die Unterschrift leistet der Gastgeber von Hand auf dem Ausdruck — im System wird nicht unterschrieben.

Signatur: Jede Fassung wird von VidiPOS auf dem Server signiert: eine Prüfsumme über den Inhalt, verkettet mit der Vorfassung, und eine Signatur mit einem geheimen Schlüssel des Servers. „Fassung prüfen“ auf der Belegseite und der Abschnitt „Bewirtungsnachweise“ im Journal (Kasse → Journal → Beleg, nur lesen) rechnen Inhalt, Kette und Signatur nach und zeigen „gültig“ oder „ungültig“. Das ist keine TSE-Signatur: die TSE signiert Kassenvorgänge, keine Dokumente — der Kassenbeleg selbst, seine TSE-Daten und der DSFinV-K-Export bleiben vom Nachweis unberührt.

Datenschutz und Aufbewahrung: Gespeichert werden nur die Angaben im Nachweis, der Zeitpunkt und eine verschlüsselte Prüfsumme der Anfrage (keine IP-Adresse im Klartext). Sehen können sie nur, wer den Link zum Beleg hat, und Ihr Betrieb. Die Nachweise gehören zum Kassenbeleg und bleiben mit ihm im Journal, solange die Belege aufbewahrt werden (mindestens zehn Jahre); gelöscht werden sie zusammen mit dem Beleg nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Bondrucker

Unter Kasse → Drucker & Stationen legen Sie die Bondrucker Ihres Betriebs an. VidiPOS druckt über das Netzwerk: Der Drucker hängt per LAN oder WLAN in Ihrem Betriebsnetz und nimmt Belege im Standard ESC/POS auf Port 9100 an — das können die gängigen Bondrucker mit Netzwerkanschluss. Bluetooth-Drucker werden derzeit nicht unterstützt.

Je Drucker geben Sie einen Namen, die IP-Adresse oder den Hostnamen im Betriebsnetz (ohne http:// und ohne Port), den Port (Standard 9100) und die Papierbreite (58 oder 80 mm) an und ordnen ihn einer Kasse zu — im Dialog, den der Knopf „Neuer Drucker“ oben rechts öffnet; „Bearbeiten“ in der Zeile eines Druckers öffnet denselben Dialog mit seinen Angaben. Die Tabelle zeigt je Drucker seine Rolle („Kassendrucker · Kasse …“, „nur Stationen“), Adresse, Papier, Kasse, Stationen und Status. Je Kasse ist höchstens ein Drucker aktiv; einen zweiten aktivieren Sie erst, wenn Sie den ersten deaktiviert oder einer anderen Kasse zugeordnet haben. Geben Sie dem Drucker im Router eine feste IP-Adresse, damit die Kasse ihn auch nach einem Neustart wiederfindet. Ein deaktivierter Drucker bleibt in der Liste und lässt sich jederzeit wieder aktivieren.

Zu Ihrer Sicherheit nimmt VidiPOS nur Ziele im lokalen Netz an: private IP-Adressen (10.x.x.x, 172.16.x.x bis 172.31.x.x, 192.168.x.x oder IPv6-Adressen, die mit fd beginnen) oder lokale Hostnamen mit der Endung .local, .lan, .home.arpa oder .fritz.box (Namen ohne Punkt wie „bondrucker“ nicht — sie können auf das Gerät selbst zeigen), dazu die Ports 9100 bis 9103. Öffentliche Adressen, „localhost“ und Sonderadressen lehnt das Formular ab, und die App verbindet sich nur, wenn auch der aufgelöste Hostname auf eine private Adresse zeigt. Eine stillgelegte Kasse können Sie keinem Drucker neu zuordnen; eine bestehende Zuordnung bleibt erhalten. Ein früher gespeichertes Ziel, das diese Regeln nicht mehr erfüllt, ist in der Liste markiert („Ziel nicht mehr zulässig“) — die Kasse nutzt den Drucker dann nicht, bis Sie das Ziel ändern. Jede Änderung von Kasse, Adresse, Port und Aktiv-Stand eines Druckers wird mit Benutzer und Zeit protokolliert; die letzten Einträge zeigt die Seite ganz unten im eingeklappten Protokoll der Druckerziele („Protokoll anzeigen“: Zeit, Benutzer, Drucker, Änderung alt → neu; bei einem neuen Drucker „angelegt: …“).

Ist einer Kasse ein aktiver Drucker zugeordnet, druckt die App den Beleg nach dem Bezahlen von selbst — mit allen Pflichtangaben, den TSE-Daten und dem Prüf-QR-Code; bei ausgefallener TSE steht „TSE nicht verfügbar“ darauf. Hängt eine Kassenlade am Drucker (Häkchen „Kassenlade hängt am Drucker“), öffnet sie sich bei Barzahlung mit dem Beleg, nicht aber bei Kopien und Trainingsbuchungen. Ist der Drucker nicht erreichbar, bleibt der Vorgang abgeschlossen und es geht nichts verloren: Die App meldet „Drucker nicht erreichbar“, zeigt den QR-Code des digitalen Belegs zum Scannen und bietet „Erneut drucken“ an. Aus dem Archiv der App drucken Sie mit dem Recht „Belegkopie drucken“ eine als Kopie gekennzeichnete Belegkopie.

Die Schriftgröße auf dem Bon stellen Sie je Drucker ein: „normal“ oder „groß“. Bei „groß“ druckt die App die Positionen des Belegs (Menge, Artikel, Betrag, darunter Optionen und Hinweise, dazu ein Rabatt) und auf dem Produktionsbon auch Optionen, Notiz und „Außer Haus“ in doppelter Höhe — gut lesbar in der Küche oder für Gäste mit schwächeren Augen, braucht aber mehr Papier. Die Breite der Zeichen und damit die Zeichen je Zeile bleiben gleich (32 bei 58 mm, 48 bei 80 mm); lange Artikelnamen brechen wie gewohnt um. Kopf, Summe, Steuern, TSE-Daten und der Abschluss (X- und Z-Bericht) bleiben unverändert, der Inhalt des Belegs ändert sich nicht. Die Einstellung übernimmt die Kasse beim nächsten Abruf ihrer Daten.

Einen Testdruck startet die App unter Einstellungen → Bondrucker (Recht „Geräte-Einstellungen“ mindestens ansehen): Er zeigt Name, Adresse und Papierbreite, eine Linealzeile und die Sonderzeichen € ä ö ü ß. Der Server selbst kann nicht drucken, weil er Ihr Betriebsnetz nicht erreicht — aus dem Backoffice geht der Testdruck deshalb über ein gekoppeltes Gerät (Testdruck aus dem Backoffice). Drucker anlegen und ändern dürfen Mitarbeitende mit dem Recht „Drucker“ (bearbeiten); mit „ansehen“ sehen sie nur die Liste.

Leerer Zettel? Rolle wenden

Kommt beim Testdruck oder beim ersten Beleg ein leerer Zettel heraus, liegt fast immer die Papierrolle falsch herum im Drucker. Bondrucker drucken auf Thermopapier: Nur eine Seite ist beschichtet, und genau diese Seite muss zum Druckkopf zeigen. Legen Sie die Rolle so ein, dass das Papier von unten nach vorne aus dem Drucker herausläuft (nicht von oben über die Rolle), und schließen Sie den Deckel fest. Unsicher, welche Seite beschichtet ist? Machen Sie den Fingernageltest: Kratzen Sie kräftig mit dem Fingernagel über das Papier — auf der beschichteten Seite entsteht ein dunkler Strich, auf der anderen nicht. Die Seite mit dem Strich gehört zum Druckkopf. Danach den Testdruck in der App wiederholen.

Secure Print am Epson TM-m30III ausschalten: Bei diesem Drucker (und weiteren neueren Epson-Modellen) kann ab Werk „Secure Print“ eingeschaltet sein. Dann nimmt der Drucker auf Port 9100 zwar Daten an — die App meldet keinen Fehler —, druckt aber nichts. Schalten Sie „Secure Print“ in der Weboberfläche des Druckers (Adresse des Druckers im Browser öffnen) bzw. mit dem Epson-Einstellungsprogramm aus und starten Sie den Drucker neu. Bleibt der Zettel trotzdem leer oder meldet die App „Drucker nicht erreichbar“, prüfen Sie Adresse, Port und Netz des Druckers (siehe oben).

Testdruck aus dem Backoffice

Den Drucker prüfen Sie auch vom Büro aus: Kasse → Drucker & Stationen, in der Zeile eines aktiven Druckers der Knopf „Testdruck“ (Recht „Drucker“ bearbeiten). Weil der Server Ihr Betriebsnetz nicht erreicht, druckt nicht der Server, sondern ein gekoppeltes Gerät Ihrer Kasse: Der Dialog zeigt die Geräte der Kasse des Druckers (bei einem Drucker nur für Stationen alle Geräte des Betriebs) mit „zuletzt gesehen vor …“ und dem Bediener-Status („Bediener angemeldet: Kürzel“ bzw. „kein Bediener angemeldet“). Wählbar sind Geräte, die sich in den letzten 2 Minuten gemeldet haben; ältere stehen ausgegraut darunter, damit Sie sehen, welches Gerät gerade nicht erreichbar ist. Die App muss auf dem Gerät offen sein (im Vordergrund) — ein angemeldeter Bediener ist nicht nötig, auch der Anmeldebildschirm holt Aufträge ab. Steht kein Gerät zur Wahl: App öffnen und anmelden, dann den Dialog erneut öffnen.

Nach „Senden“ wartet das Backoffice bis zu 2 Minuten. Ein benutztes Gerät holt den Auftrag sofort ab, ein ruhendes spätestens nach einer Minute; es druckt die Testseite mit der Zeile „Testdruck aus dem Backoffice“ und Ihrem Namen an genau diesen Drucker und meldet das Ergebnis: „Gedruckt.“ — oder „Drucker antwortet nicht“ mit dem Text des Geräts: dann Adresse und Netz des Druckers, „Secure Print“ am Epson und die Papierrolle prüfen (siehe oben). „Gerät hat den Auftrag nicht abgeholt“ heißt: das Gerät war nicht offen oder ohne Netz; der Auftrag verfällt nach zweieinhalb Minuten und wird nie später gedruckt. Kommt ein leerer Zettel heraus, obwohl „Gedruckt.“ erscheint, liegt die Rolle falsch herum oder Secure Print ist an. Der Testdruck ist kein Beleg und öffnet keine Kassenlade; je Drucker geht höchstens ein Testdruck alle 10 Sekunden und 10 je Stunde.

Produktionsbons je Station (Küche, Bar)

Im Abschnitt Produktionsbons je Station auf derselben Seite wählen Sie für jede Station — Küche, Bar / Theke, Ausgabe und Patisserie — „Kein Drucker“ oder einen aktiven Drucker Ihres Betriebs und speichern mit „Stationen speichern“. Ein Drucker darf mehrere Stationen drucken, auch der Drucker, der an der Kasse die Belege druckt. Welche Station welchen Bon bekommt, legen Sie unter Produktionsbons an der Obergruppe, der Warengruppe oder dem Artikel fest (siehe Bon-Arten und Regeln); gedruckt wird ein Artikel nur, wenn an der Warengruppe und am Artikel „Produktionsbon“ eingeschaltet ist. Außerdem muss unter Kasse → Einstellungen der Schalter „Küchen-/Bar-Bons nach Station“ an sein. Jede Änderung der Stationen steht mit Benutzer und Zeit im Protokoll der Druckerziele (Feld „Stationen“).

Tippt ein Bediener in der App auf Senden (oder ruft einen Gang ab), druckt die App ohne weitere Regeln für jede Station mit Drucker einen Bon (Sammelbon) mit allen gesendeten Positionen dieser Station — am Tisch über alle Vorgänge des Tisches zusammen. Auf dem Bon stehen groß die Station und der Tisch (bzw. „Schnellkasse“), darunter Bediener (Kürzel und Name) und Uhrzeit, dann je Position Menge und Artikel, eingerückt die Optionen und die Notiz, „Außer Haus“ bei Mitnahme; sind Gänge eingeschaltet, sind die Positionen nach Gang geordnet. Preise stehen nicht darauf — der Produktionsbon ist kein Beleg und hat keinen TSE-Bezug; die Kassenlade öffnet sich nie. Gedruckt wird direkt über Ihr Betriebsnetz, deshalb auch offline im Notbetrieb: Der Bon hängt nicht an der Antwort des Servers.

Wird eine schon gesendete Position storniert, geht die Gegenbuchung mit dem nächsten „Senden“ an die Station: Sie druckt dann einen eigenen Bon mit der Überschrift STORNO und den stornierten Positionen und Mengen. Bons an denselben Drucker — etwa ein Kassenbeleg und ein Bar-Bon auf dem Thekendrucker — druckt die App nacheinander. Ist ein Stationsdrucker nicht erreichbar, läuft das Senden trotzdem weiter; die App zeigt den Hinweis „Produktionsbon Küche nicht gedruckt“ (bzw. „Storno-Bon …“) mit Erneut drucken und Verwerfen. Die App wiederholt den Druck nicht von selbst; der Bon bleibt im Speicher der App, bis er gedruckt oder nach Rückfrage verworfen ist — sagen Sie der Station die Bestellung dann bitte anders. Ist ein zugeordneter Drucker deaktiviert, bleibt die Zuordnung stehen und die Seite zeigt „Drucker inaktiv“; die Station druckt erst wieder, wenn Sie ihn aktivieren oder einen anderen Drucker wählen.

Stationen frei benennen

In der Karte Stationen der Druckerseite stehen die vier bisherigen Stationen (Küche, Bar / Theke, Ausgabe, Patisserie) und alle Stationen, die Sie selbst anlegen — zum Beispiel Pass, Grill, Fleisch oder Service. „Neue Station“ öffnet einen Dialog mit Name (deutsch und englisch, höchstens 40 Zeichen, je Betrieb eindeutig), Standarddrucker und dem Schalter Komplettbon für jedes Senden: Die Station bekommt dann bei jedem Senden zusätzlich einen Bon mit allen Positionen — praktisch für den Pass oder die Bedienung. Eine Station wird nie gelöscht, nur deaktiviert; ihre Regeln bleiben stehen, eine inaktive Station bekommt aber keine Bons mehr (die Liste zeigt das als Hinweis). Welcher Drucker eine Station in einem Bereich druckt, legen Sie wie bisher in der Matrix Drucker je Bereich fest.

Bon-Arten und Regeln (Vererbung)

Es gibt drei Bon-Arten: Einzelbon — ein Bon je Position, bei Menge 3 drei Bons mit Menge 1 (an der Station umschaltbar auf einen Bon „3 ד); Sammelbon — ein Bon je Station mit allen ihren Positionen des Sendens (das bisherige Verhalten); Komplettbon — ein Bon mit allen Positionen des Sendens über alle Warengruppen. An Obergruppe, Warengruppe und Artikel wählen Sie unter Produktionsbons je Station eine oder mehrere Bon-Arten, etwa „Küche · Einzelbon“ und „Pass · Komplettbon“ — dann druckt die Kasse beide. Es gilt immer die speziellste Ebene mit einer Auswahl: Artikel vor Warengruppe vor Obergruppe. Ohne Häkchen erbt die Ebene; das Formular zeigt, was dann gilt („geerbt von Warengruppe …“). Die Seite Bon-Regeln zeigt den ganzen Baum mit den wirksamen Bons. Bei der Umstellung bekam jede Warengruppe mit Station eine Regel „Station · Sammelbon“ — es druckt also alles wie vorher, bis Sie etwas ändern. Storno-Bons folgen denselben Regeln. Auf jedem Bon stehen Gang, Vorgang und der Zähler „Bon 2/3“ der Station in diesem Senden.

Aussehen der Bons und Vorschau

Im Dialog einer Station stellen Sie das Aussehen ihrer Bons ein: Größe von Tisch und Vorgang, Artikelzeile sowie Optionen und Notizen (normal, doppelt hoch, doppelt breit, groß), Menge fett, Gang-Überschrift als invertierter Balken, fett oder keine, Linien zwischen Positionen und Gängen, Preise (automatisch nur auf Komplettbons und an Stationen mit Komplettbon, immer oder nie), Bediener und Uhrzeit im Kopf, Gerät im Fuß und die Fußzeile. Das Standardlayout ist für alle Stationen vorbelegt: Tisch und Vorgang groß, daneben klein Uhrzeit und Bediener, darunter klein „Küche · Bon 1/2“, der Gang als schwarzer Balken, Menge fett und Artikel doppelt hoch, Notizen mit „!“, Storno mit einem schwarzen STORNO-Balken. Breite Schrift passt nur halb so viele Zeichen in eine Zeile, die Kasse bricht entsprechend um. Kann ein Drucker nicht invertiert drucken, schalten Sie „Drucker kann invertiert drucken“ aus — dann erscheinen die Balken fett. Die Vorschau im Dialog zeigt einen Beispielbon in 58 und 80 mm und zeichnet sich bei jeder Änderung neu (Umschalter „als Storno“).

Testdruck einer Station

„Testdruck dieser Station“ schickt wie der Testdruck aus dem Backoffice einen Auftrag an ein gekoppeltes Gerät; die App druckt einen Beispiel-Produktionsbon im Layout der Station auf ihrem Standarddrucker. Kommt ein leerer Zettel heraus, liegt die Rolle falsch herum — Rolle wenden. Druckt ein Epson gar nichts, obwohl er erreichbar ist, schalten Sie am Drucker Secure Print aus.

Drucker je Bereich und Kassenbon je Bereich

Hat Ihr Betrieb mindestens zwei aktive Bereiche (z. B. „Restaurant“ und „Biergarten“, gepflegt unter „Bereiche verwalten“), wird der Abschnitt der Stationen auf der Druckerseite zur Matrix: Zeilen sind die Stationen und zuletzt der Kassenbon, Spalten sind „Standard (alle Bereiche)“ und je Bereich eine Spalte. In der Standardspalte wählen Sie wie bisher den Drucker der Station. In der Spalte eines Bereichs wählen Sie „wie Standard“ (dann gilt die erste Spalte) oder einen anderen aktiven Drucker. Beispiel: Bar / Theke Standard „Theke innen“, Spalte Biergarten „Theke außen“ — Getränke an einem Tisch im Biergarten druckt die App dann an der Theke außen, im Restaurant an der Theke innen. Desserts lassen sich genauso über die Station Patisserie je Bereich lenken.

Entscheidend ist der Bereich des Tisches beim Senden: Zieht ein Vorgang an einen Tisch in einem anderen Bereich um, druckt das nächste Senden und auch ein Storno-Bon am Drucker des neuen Bereichs. Ein Tisch ohne Bereich, die Schnellkasse und Außer-Haus ohne Tisch drucken am Standarddrucker der Station.

Die Zeile Kassenbon lenkt den Beleg: Wählen Sie für einen Bereich einen Drucker, druckt die App den Kassenbon eines Tisches in diesem Bereich dort (mit Papierbreite und Schrift dieses Druckers, auch „Erneut drucken“ und Kopien). Ohne Auswahl und an der Schnellkasse druckt der Kassendrucker der Kasse. Die Kassenlade öffnet sich immer am Kassendrucker der Kasse, auch wenn der Bon an einem anderen Drucker herauskommt. Die Zuordnung gilt für den ganzen Betrieb; eine Kasse, die auf Bereiche eingeschränkt ist, nutzt nur die Spalten ihrer Bereiche. Jede Änderung steht im Protokoll der Druckerziele (Felder „Stationen je Bereich“ und „Kassenbon je Bereich“). Die Geräte übernehmen die Zuordnung, sobald sie die Kasse neu laden (nach der Anmeldung), und behalten sie für den Notbetrieb.

Bluetooth-Drucker

VidiPOS kann nicht über Bluetooth drucken. Ein Bondrucker, der nur Bluetooth kann, lässt sich unter Kasse → Drucker nicht anlegen und nicht nutzen. Das gilt für Beleg, Produktionsbon und Testdruck gleichermaßen.

Das können Sie stattdessen tun:

• Netzwerkdrucker im WLAN oder LAN: Ein Bondrucker mit Netzwerkanschluss (Ethernet oder WLAN) hängt im Betriebsnetz und nimmt Belege auf Port 9100 an. Das ist der Normalfall für VidiPOS.
• ESC/POS-WLAN-Drucker: Viele Bondrucker gibt es in einer Ausführung mit WLAN statt Bluetooth. Achten Sie beim Kauf auf „ESC/POS“, „WLAN“ bzw. „Netzwerk“ und auf eine Papierbreite von 58 oder 80 mm.
• Vorhandenen Bluetooth-Drucker ersetzen: Hat ein Gerät sowohl Bluetooth als auch LAN oder WLAN, nutzen Sie den Netzwerkanschluss. Gibt es nur Bluetooth, brauchen Sie einen anderen Drucker.

Wie Sie einen Netzwerkdrucker anlegen, steht oben in diesem Abschnitt; wie Sie unterwegs ohne eigenes WLAN drucken, im Abschnitt Betrieb im Handy-Hotspot.

Betrieb im Handy-Hotspot

Ohne WLAN vor Ort — etwa auf einem Fest, einem Markt oder in einem Pop-up — können Sie ein Smartphone als Hotspot nutzen. VidiPOS braucht dafür nichts Besonderes: Die Kassengeräte und der Netzwerkdrucker bilden zusammen ein kleines Netz, und die Kasse sucht den Drucker darin wie in jedem anderen Betriebsnetz.

1. Alles in denselben Hotspot: Verbinden Sie alle Kassengeräte und den Drucker mit dem Hotspot. Der Drucker muss ein WLAN-Drucker sein (siehe Bluetooth-Drucker); ein reiner LAN-Drucker braucht dann einen kleinen WLAN-Router oder Reise-Router, der selbst mit dem Hotspot verbunden ist.
2. Feste Adresse für den Drucker: Ein Hotspot vergibt Adressen oft neu, sobald Geräte sich neu verbinden. Tragen Sie im Drucker eine feste IP-Adresse aus dem Adressbereich des Hotspots ein. Lässt Ihr Hotspot oder Router es zu, legen Sie stattdessen eine DHCP-Reservierung für den Drucker an. Tragen Sie dieselbe Adresse unter Kasse → Drucker ein. Die Adressen der üblichen Hotspots liegen im privaten Bereich und sind für VidiPOS zulässig (siehe oben); den Adressbereich zeigt die Hotspot-Einstellung des Telefons.
3. Vorher testen: Starten Sie vor der Öffnung in der App einen Testdruck (Einstellungen → Bondrucker). Kommt nichts an, trennen manche Hotspots die Geräte untereinander („Geräteisolation“, „Client-Isolation“) — schalten Sie diese Funktion aus oder nutzen Sie einen kleinen Router.
4. Akku und Abdeckung: Ein Hotspot braucht viel Strom. Schließen Sie das Telefon an ein Ladegerät oder eine Powerbank an und prüfen Sie den Mobilfunkempfang am Standort. Fällt der Hotspot aus, sind Kasse und Drucker voneinander getrennt.
5. Internet für die Kasse: Über den Hotspot haben die Geräte auch Internet. Das verbraucht Mobilfunkdaten (Anmeldung, Abgleich mit dem Server, Kartenzahlung, digitaler Beleg). Prüfen Sie Ihr Datenvolumen. Der Druck selbst läuft nur im lokalen Netz und braucht kein Internet.
6. Notbetrieb, wenn das Internet weg ist: Fällt der Mobilfunk aus, die WLAN-Verbindung zum Drucker bleibt aber bestehen, arbeitet die Kasse im Notbetrieb weiter und druckt Belege und Produktionsbons wie gewohnt. Die Belege sind „vorläufig“ und gehen später automatisch an den Server. Fällt dagegen der Hotspot selbst aus, meldet die App „Drucker nicht erreichbar“: Der Beleg ist trotzdem abgeschlossen; tippen Sie nach dem Beheben auf „Erneut drucken“. Produktionsbons sagen Sie der Station bis dahin mündlich durch.

Kassenbewegungen und Kassenbuch

Jedes Geld, das ohne Verkauf in die Kasse kommt oder sie verlässt, buchen Sie in der Kassen-App als Kassenbewegung: den Anfangsbestand (Wechselgeld am Morgen), eine Einlage, eine Entnahme, eine Ausgabe (etwa ein Einkauf mit Kassenbon — tragen Sie dessen Belegnummer ein), die Trinkgeld-Auszahlung an das Team, den Geldtransit zur Bank sowie Privateinlage und Privatentnahme. Sie wählen die Buchungsart, geben den Betrag und — bei Entnahme, Ausgabe, Privateinlage, Privatentnahme und eigenen Buchungsarten — einen Grund ein. Die Richtung (Einnahme oder Ausgabe) ergibt sich aus der Buchungsart; den Betrag geben Sie immer ohne Vorzeichen ein.

Eine Kassenbewegung ist ein vollwertiger Vorgang im Journal: Sie bekommt eine Belegnummer aus derselben Nummernfolge wie Ihre Belege, steht in der Hash-Kette, wird von der TSE signiert und auf Wunsch als Kassenbeleg („Kassenbeleg – Ausgabe“) mit Betrag, Grund, Belegnummer, Zahlart Bar und dem Hinweis „nicht steuerbar“ gedruckt. Eine Kassenbewegung lässt sich danach nicht mehr ändern oder löschen. Haben Sie sich vertippt, stornieren Sie die Bewegung in der App: Der Storno ist eine Gegenbuchung mit demselben Betrag und umgekehrtem Vorzeichen, und Original und Storno bleiben beide im Kassenbuch stehen. Kassenbewegungen gibt es nur mit Internetverbindung und nicht im Trainingsmodus. Buchen und stornieren dürfen Bediener mit dem Recht „Kassenbuch“ (bearbeiten); fehlt es, hilft wie überall eine Freigabe durch eine Person mit dem Recht. Mit „ansehen“ sieht ein Bediener in der App die Bewegungen des Tages und den Bargeld-Sollbestand.

Unter Kasse → Kassenbuch sehen Sie für einen Zeitraum von bis zu 366 Geschäftstagen und je Kasse getrennt (oder für eine gewählte Kasse) jeden Geschäftstag mit: dem Anfangsbestand als Übertrag vom Vortag, jeder Kassenbewegung einzeln mit Zeit, Belegnummer, Buchungsart, Grund, Belegnummer der Ausgabe, Bediener und TSE-Zustand, der Tageslosung bar als eine Sammelzeile (alle Barzahlungen der Belege des Tages abzüglich Rückgeld, Stornos mit Minus), dem Trinkgeld in bar getrennt nach Mitarbeitenden und Betrieb und dem Endbestand. Der Endbestand ist das Bargeld-Soll: Übertrag + Anfangsbestand + Bareinnahmen + Bar-Trinkgeld + Einlagen − Entnahmen, Ausgaben, Auszahlungen und Geldtransit. Zu den Bareinnahmen gehört jede Barzahlung eines abgeschlossenen Vorgangs — auch eine Barzahlung an einer Bestellung; sie steht als eigene Zeile „Bareinnahmen sonstige“, damit kein Bargeld still aus dem Soll fällt. Die Tageslosung nennt die Zahl der Belege und, getrennt, die Zahl der Storni. Kartenzahlungen, Rechnungen, Gutscheine und Anzahlungen zählen nicht dazu (auch nicht ihr Trinkgeld), Trainingsbuchungen nie. Mit dem Tagesabschluss (Z-Bericht) zeigt das Kassenbuch zusätzlich die Zählung und die Differenz; der gezählte Bestand ist dann der Übertrag für den nächsten Tag.

Mit dem zusätzlichen Recht „Exporte“ (ansehen) laden Sie das Kassenbuch als PDF oder als CSV für Excel herunter (Spalten Geschäftstag, Zeit, Kasse, Beleg-Nr., Art, Text, Belegnummer, Einnahme, Ausgabe, Bestand, Bediener, TSE). Hat der Zeitraum mehr als 10.000 Zeilen, verkleinern Sie ihn oder wählen eine einzelne Kasse.

Buchungsarten

Unter Kasse → Buchungsarten pflegen Sie die Arten, die in der App zur Wahl stehen. Die System-Arten (Anfangsbestand, Einlage, Entnahme, Ausgabe, Trinkgeld-Auszahlung, Geldtransit Bank, Kassendifferenz, Privateinlage, Privatentnahme) sind fest mit ihrem Geschäftsvorfall nach DSFinV-K verbunden; Sie können ihren Namen (deutsch und englisch), das DATEV-Konto für den späteren Export und „aktiv“ ändern. Anfangsbestand und Kassendifferenz bleiben immer aktiv, weil der Tagesabschluss sie braucht; die Kassendifferenz bucht nur der Tagesabschluss selbst, nie ein Bediener. Eine deaktivierte Art ist in der App nicht mehr wählbar, alte Buchungen behalten sie.

Eigene Buchungsarten legen Sie mit einer Art an: Einzahlung (Geld in die Kasse), Auszahlung (Geld aus der Kasse), Privateinlage, Privatentnahme, Geldtransit aus der Kasse (zur Bank) oder Geldtransit in die Kasse (etwa Wechselgeld von der Bank) — daraus folgen Richtung und Geschäftsvorfall für TSE und Export. Sobald mit einer eigenen Art gebucht wurde, lässt sich ihre Art nicht mehr ändern (Name, DATEV-Konto und „aktiv“ schon); jede Buchung behält ohnehin Namen und Geschäftsvorfall, mit denen sie gebucht wurde. Bei eigenen Arten ist der Grund immer Pflicht. Buchungsarten anlegen und ändern dürfen Mitarbeitende mit dem Recht „Einstellungen“ der Kasse (bearbeiten); mit „ansehen“ sehen sie nur die Liste.

Tagesabschluss: X-Bericht, Z-Bericht und Zählung

Jede Kasse wird je Geschäftstag abgeschlossen. Der X-Bericht zeigt jederzeit den laufenden Stand des Tages direkt aus dem Journal — er ist vorläufig und wird nicht gespeichert. Der Z-Bericht ist derselbe Bericht, eingefroren: Er wird mit einer fortlaufenden Z-Nummer je Kasse gespeichert, mit einem Hash gegen Änderungen gesichert und lässt sich danach nicht mehr ändern. Beide Berichte enthalten den Umsatz brutto, netto und die Steuer je Steuersatz (Belege und Rechnungen, Storni mit Minus; das Trinkgeld an den Betrieb gehört zum Regelsatz und steht als „davon Trinkgeld an den Betrieb“ darunter), die Zahlarten mit Anzahl und Betrag, das Trinkgeld getrennt nach Mitarbeitenden und Betrieb je Zahlart, Karte, Gutschein-Einlösung, verrechnete Anzahlungen und „auf Rechnung“ als eigene Zeilen, Rabatte auf Beleg und Positionen (auch je Bediener), Beleg- und Zeilenstornos, Umsatz, Belege und Trinkgeld je Bediener, die Kassenbewegungen je Buchungsart, das Bargeld (Übertrag, Anfangsbestand, Bareinnahmen, Einlagen, Ausgaben, Bargeld-Soll), die Zahl der Gäste und die Zeitspanne vom ersten bis zum letzten Vorgang. Bestellungen und abgebrochene Vorgänge stehen nur als Anzahl, Trainingsbuchungen nur als Info-Zeile — sie zählen in keiner Summe.

Zum Z-Abschluss zählen Sie das Bargeld in der Kasse nach Stückelung (Scheine von 500 € bis 5 €, Münzen von 2 € bis 1 Cent). Die Summe ist das Bargeld-Ist; die Kasse vergleicht es mit dem Bargeld-Soll. Weicht es ab, bucht der Abschluss die Kassendifferenz automatisch als Kassenbewegung dieses Geschäftstags (TSE-signiert, mit eigener Belegnummer) — danach stimmt das Soll mit dem Ist überein, und der gezählte Bestand ist der Übertrag für den nächsten Tag. Das Zählprotokoll bleibt am Z gespeichert. Einen Abschluss gibt es nur, wenn an der Kasse kein Vorgang dieses Tages mehr offen ist: Sonst nennt die Kasse die offenen Vorgänge (Tisch, Bediener, Beginn), und Sie schließen oder brechen sie zuerst ab. Die Tage werden der Reihe nach abgeschlossen — ein früherer offener Tag zuerst. Ein zweiter Z für denselben Tag ist nicht möglich; die Kasse zeigt dann den vorhandenen Z. Einen Kassensturz (Zählung ohne Abschluss) können Sie jederzeit machen: Er zeigt die Differenz zum Soll und steht als Info-Zeile im Kassenbuch, bucht aber nichts.

Tagessperre: Nach dem Z gehört kein weiterer Vorgang mehr zu diesem Geschäftstag. Wird danach noch ein Vorgang, eine Kassenbewegung oder ein Storno abgeschlossen, dessen Geschäftstag schon einen Z hat, bucht die Kasse ihn in den nächsten offenen Geschäftstag — mit Verbindung („nach dem Abschluss gebucht“) ebenso wie ohne („offline nachgeliefert“, wenn ein Gerät ohne Verbindung weiter kassiert hat). So geht kein bezahlter Verkauf verloren, auch wenn er in der Minute vor dem Z begonnen wurde. Der nächste Z-Bericht führt solche Vorgänge mit ihrem ursprünglichen Tag und dem Grund in der Liste „Nachgelieferte und nach dem Abschluss gebuchte Vorgänge“ auf; Berichte, Kassenbuch und DATEV-Stapel zählen sie am Tag der Buchung und weisen sie aus. Ein Storno eines Belegs von einem abgeschlossenen Tag zählt zum heutigen Geschäftstag. Einen zweiten Z für einen abgeschlossenen Tag gibt es nicht. Nach dem Z zeigt die Kassen-App in Kassenbuch und Abschluss den nächsten offenen Geschäftstag (den Tag, in den jetzt gebucht wird); im Archiv blättern Sie mit „Nächster Tag“ bis dorthin. Abgebrochene Vorgänge stehen im Archiv am Geschäftstag des Z, dem der Server sie zugeordnet hat (vor ihrem Z am Tag ihres Abbruchs bzw. nach dem letzten Z am laufenden Tag). Den abgeschlossenen Tag wählen Sie bei Bedarf ausdrücklich. Wie lange ein Geschäftstag dauert und ab wann der Hinweis „Abschluss überfällig“ erscheint, steht im nächsten Abschnitt.

Zählweisen im Bericht: Die Anzahl je Zahlart zählt nur Zahlungen von Belegen, die Zahlungen von Stornobelegen stehen getrennt in der Spalte „Storni“ (der Betrag enthält sie mit Minus). Wird ein Positionsrabatt vor dem Abschluss storniert, erscheint er nur bei den Zeilenstornos, nicht bei den Rabatten. Auch Kassenbewegungen zählen ohne ihre Gegenbuchungen; diese stehen getrennt als „Storni“. Gäste eines Tisches zählen nur am Geschäftstag seines ersten Belegs, abgebrochene Vorgänge nur am Tag ihres Abbruchs. Später gezählt: Schließen Sie einen zurückliegenden Tag ab, nachdem die Kasse schon am Folgetag kassiert hat, liegt dieses Bargeld bereits in der Lade. Der Z zieht es deshalb von Ihrer Zählung ab („Bargeld späterer Tage bei der Zählung berücksichtigt“) — die Differenz betrifft nur den abgeschlossenen Tag; das Zählprotokoll behält die vollständige Zählung. Wurde der Z am Gerät mit einer Freigabe ausgelöst, steht der Freigebende im Z-Bericht. Eine stillgelegte Kasse kann im Backoffice noch ihre offenen Tage abschließen; sie bucht dabei keinen neuen Vorgang — eine Differenz steht dann nur im Z.

Unter Kasse → Abschlüsse sehen Sie je Kasse die offenen Geschäftstage, den X-Bericht eines offenen Tages und die Z-Berichte eines Zeitraums mit Umsatz (darunter „davon Trinkgeld AG“, wenn Trinkgeld an den Betrieb dabei war — auch als eigene Spalte in der CSV) sowie Bargeld Soll, Ist und Differenz. Ist Ihr Betrieb Kleinunternehmer (§ 19 UStG), trägt der Bericht oben einen Hinweis: Netto und Steuer je Satz sind dann nur rechnerisch aufgeteilt (Steuerberater-Vorbehalt). Das Z-Detail zeigt den gespeicherten Bericht, das Zählprotokoll, die zugeordneten Vorgänge, die Differenzbuchung und die Hash-Prüfung („unverändert“, auch im PDF und in der CSV). Das Trinkgeld je Bediener zeigen X- und Z-Bericht (Seite, PDF und App) nur mit dem Recht „Kasse: Trinkgelder aller Bediener“ vollständig — sonst nur das des eigenen Bedieners, bei allen anderen „—“; der gespeicherte Z bleibt davon unberührt; als PDF laden Sie es zum Ablegen herunter, die Liste mit dem Recht „Exporte“ (ansehen) als CSV. Den Z können Sie auch im Backoffice auslösen (Formular mit Stückelung) — mit denselben Regeln wie in der App; eine Differenz bucht dann das zuletzt aktive Gerät der Kasse, gibt es keins, schließen Sie den Tag in der App ab. X-Bericht, Z-Liste und Z-Detail sieht, wer das Recht „Kasse: Schicht öffnen/schließen, Zählung“ (ansehen) hat; Zählung und Z-Abschluss brauchen es zum Bearbeiten — fehlt es in der App, hilft wie überall eine Freigabe.

Geschäftstag = offene Schicht (nicht die Uhr)

Jede Kasse hat eine Wechselzeit (Standard 05:00, unter Kasse → Kassen & Geräte je Kasse einstellbar). Sie legt fest, wann ein neuer Geschäftstag beginnt — aber nur, wenn der vorige schon abgeschlossen ist. Solange der Geschäftstag einer Kasse noch keinen Z hat, ist seine Schicht offen: Alle weiteren Belege, Bestellungen, Kassenbewegungen und Stornos dieser Kasse gehören zu diesem offenen Geschäftstag, auch nach der Wechselzeit. Beispiel: Wechselzeit 05:00, der letzte Gast zahlt um 05:30, der Z wird um 06:00 gemacht — der Umsatz von 05:00 bis 06:00 zählt zum alten Tag, und der Z enthält ihn. Die Vorgangszeiten bleiben dabei echt (auch im DSFinV-K-Export reicht ein Abschluss dann über die Wechselzeit hinaus). Der neue Geschäftstag beginnt mit der ersten Buchung nach dem Z, nach der Uhr und der Wechselzeit; wurde ein Tisch schon vor der Wechselzeit geöffnet (etwa um 20:00), zählt der Tag, an dem er geöffnet wurde. Ein Gerät, das ohne Verbindung kassiert, kennt den offenen Tag aus seiner letzten Verbindung. Eine Schicht beginnt nur mit einem echten Vorgang — Trainingsbuchungen und Abbrüche eröffnen keine Schicht.

Nach dem Z gilt die Tagessperre wie oben: Ein Vorgang, der nach der Uhr in den abgeschlossenen Tag fiele, geht in den nächsten offenen Tag und wird als „nach dem Abschluss gebucht“ gekennzeichnet. Ein Beleg, den ein Gerät ohne Verbindung vor dem Z abgeschlossen und erst danach übertragen hat, gehörte zur geschlossenen Schicht — er wird in den offenen Tag gebucht und als „offline nachgeliefert“ mit dem Tag dieses Z ausgewiesen.

Abschluss überfällig: Hat der offene Geschäftstag zwei Stunden nach der Wechselzeit des Folgetags noch keinen Z (bei 05:00 also ab 07:00), zeigt die Kassen-App Bedienern mit dem Recht „Kasse: Schicht öffnen/schließen, Zählung“ den Hinweis „Abschluss überfällig — Geschäftstag … ist noch offen“, auch ohne Verbindung. Im Backoffice steht „Abschluss überfällig seit …“ unter Kasse → Abschlüsse und auf der Seite Kasse → Fiskal unter der Ampel. Machen Sie dann den Z — der Abschluss-Reiter der App schlägt den offenen Tag vor.

Z erst, wenn alle Geräte aus der Schicht sind

Arbeiten an einer Kasse mehrere Geräte (Tablets, Handys), schließt der Z den Geschäftstag erst ab, wenn alle anderen Geräte der Kasse aus der Schicht sind: An keinem ist noch ein Bediener angemeldet, und keines meldet noch nicht übertragene Buchungen. Dafür schickt jedes Gerät bei jedem Aufruf mit, wie viele Zeilen seiner Warteschlange noch nicht beim Server sind und seit wann (endgültig abgelehnte Vorgänge, die nie mehr gesendet werden, zählen nicht). Das Gerät, an dem Sie den Z auslösen, darf angemeldet sein; es sendet seine eigenen Buchungen vorher. Sonst nennt die Kasse — in der App wie in der Z-Maske im Backoffice — die Liste „Noch in der Schicht“: je Gerät Name und Gerätenummer, der angemeldete Bediener, die Zahl der ungesendeten Zeilen und seit wann. Melden Sie den Bediener am Gerät ab bzw. schalten Sie das Gerät ein und verbinden Sie es mit dem Netz — sobald es seine Buchungen übertragen hat, gelingt der Z. Eine Meldung, die älter als 12 Stunden ist, oder Zeilen, die erst nach dem Ende des Geschäftstags entstanden sind, halten den Z nicht auf.

Gerät verloren oder defekt: Nur dann bestätigen Sie je Gerät „Verloren/defekt bestätigen“ (in der App nach einer Rückfrage, im Backoffice mit dem Knopf am Gerät) und lösen den Z danach erneut aus. Das braucht dasselbe Recht wie der Z („Kasse: Schicht öffnen/schließen, Zählung“ bearbeiten; in der App sonst mit Freigabe). Die Bestätigung wird mit Bediener bzw. Benutzer, Gerät, gemeldeter Zahl, Zeit und Geschäftstag im Bediener-Protokoll festgehalten und beendet alle Anmeldungen an diesem Gerät. Meldet das Gerät später neue ungesendete Zeilen, gilt die Bestätigung nicht mehr. Bucht es nach dem Z doch noch nach, gehen die Buchungen nicht verloren: Sie landen als „offline nachgeliefert“ im nächsten offenen Geschäftstag. Unabhängig davon zeigen der X-Bericht (App und Backoffice) und die Z-Maske „Geräte dieser Kasse“ mit letztem Kontakt und gemeldeten Zeilen — auch Geräte ohne Meldung, die sich länger als 15 Minuten nicht gemeldet haben („ohne Kontakt seit …“), als Hinweis.

Offene Vorgänge (Schichtleitung)

Ein Z-Abschluss gelingt erst, wenn an der Kasse kein Vorgang mehr offen ist. Manchmal bleibt aber ein Beleg, ein Training oder eine Bestellung hängen: Das Gerät wurde gesperrt, die App gelöscht, ein Tablet ist verloren, oder jemand hat das Abrechnen verlassen, ohne es abzuschließen. Damit die Schichtleitung das ohne Hilfe lösen kann, gibt es die Liste „Offene Vorgänge“ — in der App unter Menü ☰ → „Kasse“ → Reiter „Abschluss“ und im Backoffice unter Kasse → Kassen & Geräte → Kasse ansehen (Abschnitt unter den Einstellungen). Die Liste nennt je Vorgang die Art (Beleg, Training oder Bestellung), den Tisch bzw. „ohne Tisch“, seit wann er offen ist (z. B. „seit 3 Std.“), das Gerät mit Nummer und Namen (auch ein gesperrtes) und wann es sich zuletzt gemeldet hat („zuletzt gesehen …“), den Bediener und den offenen Betrag. Dazu stehen dort Bestellungen, deren Positionen beim Abrechnen kein Beleg übernommen hat (Hinweis „Abrechnen abgebrochen — Positionen nicht abgerechnet“).

• Abbrechen: Ein Beleg oder Training ohne Zahlung lässt sich nach einer Rückfrage abbrechen. Die Kasse bucht dafür einen Abbruch mit dem festen Grund „Abgebrochen durch Schichtleitung“ ins Journal — in der App mit dem Gerät und dem Bediener, die abbrechen, im Backoffice mit Ihrem Benutzerkonto (und dem Bediener, der mit Ihrem Konto verknüpft ist). Bei der TSE endet der Vorgang wie jeder Abbruch. Ein Training wird damit verworfen. Positionen, die der Beleg aus einer Bestellung übernommen hatte, gehen nicht verloren: Sie bleiben am Tisch offen und erscheinen danach als Bestellung in der Liste.
• Mit Zahlung: Ist schon eine Zahlung erfasst oder läuft eine Kartenzahlung, ist kein Abbruch möglich (das Geld läge sonst ohne Beleg). Schließen Sie den Beleg am Gerät ab bzw. warten Sie, bis die Kartenzahlung verbucht ist.
• Ungesendete Buchungen: Meldet das Gerät des Vorgangs noch nicht übertragene Buchungen, steht ein Hinweis an der Zeile und in der Rückfrage — ein Abbruch kann sie verwerfen; schalten Sie das Gerät nach Möglichkeit erst ein. Ein verlorenes oder gesperrtes Gerät hält den Abbruch nicht auf. Am Gerät selbst bricht die App erst ab, wenn seine eigenen Buchungen zu diesem Beleg übertragen sind („Auf diesem Gerät warten noch Buchungen zu diesem Beleg — erst senden“).
• Offene Bestellung eines verlorenen Geräts: Eine Bestellung gehört dem Gerät, das sie bucht. Abbrechen lässt sie sich hier erst, wenn dieses Gerät sich seit mindestens 15 Minuten nicht mehr gemeldet hat oder gesperrt ist — vorher steht an der Zeile „Gerät ist aktiv — am Gerät abbrechen“ und der Knopf ist gesperrt; brechen Sie die Bestellung dann im Bestellblock des Geräts ab. Die Rückfrage verlangt einen Grund (höchstens 120 Zeichen, vorgeschlagen „Gerät verloren“), der mit Ihrem Benutzerkonto ins Journal geht; bei der TSE endet die Bestellung wie jeder Abbruch, der Tisch wird frei, wenn dort sonst nichts offen ist. Taucht das Gerät später wieder auf und schickt noch Buchungen zu dieser Bestellung, nimmt die Kasse sie nicht mehr an — das Gerät zeigt sie als „nicht übernommen“, nichts wird still verbucht. Buchen Sie fehlende Positionen dann neu am Tisch.
• Bestellung mit offenen Positionen: Sie wird nicht abgebrochen, sondern abgerechnet — in der App mit „Tisch öffnen“ direkt in den Bestellblock dieses Tisches und dort „Abrechnen“. Ist sie falsch gebucht, stornieren Sie den Beleg der Bestellung wie gewohnt.
• Recht: Abbrechen darf, wer „Kasse: Schicht öffnen/schließen, Zählung“ bearbeiten darf (Inhaber und Schichtleitung) — auch Vorgänge anderer Bediener und Geräte, ohne „Tische anderer Bediener“. In der App hilft sonst eine Freigabe für genau diesen Vorgang. Mit „ansehen“ sehen Sie nur die Liste.

Lehnt der Z-Abschluss mit „Noch offene Vorgänge“ ab, führt „Zur Liste“ (App) bzw. der Verweis in der Z-Maske (Backoffice) direkt hierher. Danach lösen Sie den Z erneut aus.

Bericht „Ausfälle“

Unter Kasse → Abschlüsse → Ausfälle sehen Sie das Ausfallprotokoll Ihrer Kassen nach Geschäftstag (bei der Wechselzeit der jeweiligen Kasse), gefiltert nach Kasse und Zeitraum wie die Z-Liste: je Ausfall Beginn, Ende (oder „läuft“), Dauer, Ursache (TSE, Internet/Notbetrieb, Server, unbekannt), die letzte erfolgreiche Signatur vor dem Ausfall, die Zahl der betroffenen Vorgänge, das meldende Gerät (Gerät Nr.) und eine Notiz, darunter je Tag die Summe (Anzahl und Gesamtdauer). Mit dem Recht „Exporte“ (ansehen) laden Sie die Liste als CSV. Das Z-Detail zeigt die Ausfälle seines Geschäftstags an dieser Kasse. Der Bericht ist nur zum Lesen — sehen kann ihn, wer die Abschlüsse sehen darf.

Berichte

Unter Kasse → Berichte werten Sie das Journal für einen Zeitraum von Geschäftstagen aus (höchstens 366 Tage), für alle Kassen oder eine Kasse und für alle Bediener oder einen Bediener. Gezählt werden nur abgeschlossene Belege und Rechnungen, Storni mit Minus. Bestellungen, Kassenbewegungen (Einlage, Ausgabe, Wechselgeld …) und abgebrochene Vorgänge sind kein Umsatz; Trainingsbuchungen stehen nur als eigene Kennzahl über den Reitern und zählen in keiner Summe. Oben sehen Sie Umsatz brutto, Belege, Storni und den durchschnittlichen Beleg.

Die Reiter: Warengruppen (Umsatz je Warengruppe und Obergruppe nach Rabatt — der Rabatt eines Belegs ist so auf die Positionen verteilt wie im Journal; Netto und Steuer je Gruppe werden aus der Bruttosumme je Steuersatz gerechnet, maßgeblich für die Steuer je Satz bleibt der Z-Bericht), Artikel mit Rang nach Menge (Renner), den aktiven Artikeln mit der geringsten Menge (Penner, auch ohne Verkauf) und einem Favoriten-Vorschlag: die meistverkauften Artikel — so viele, wie Sie heute Favoriten haben, mindestens acht — und welche heutigen Favoriten nicht darunter sind; an den Favoriten selbst ändert sich nichts. Positionsrabatte sind kein Artikel: Sie stehen nicht im Rang, sondern als eigene Zeile „Positionsrabatte“ über der Summe. Weiter Bediener (Umsatz, Belege, Ø Beleg, Rabatte, Belegstornos, Trinkgeld), Zahlarten (Anzahl ohne Storno-Zahlungen, Storni getrennt, Betrag ohne Rückgeld und Trinkgeld, Trinkgeld getrennt nach Mitarbeitenden und Betrieb), Kassen, Stunden (Stunde des Belegabschlusses in deutscher Zeit, Sommer- und Winterzeit je Zeitpunkt), Trinkgeld je Bediener und Zahlart, Rabatte nach Art und Grund je Bediener und Stornos (Belegstornos mit Grund, Zeilenstornos vor dem Abschluss). Die Summen passen zusammen: Warengruppen, Zahlarten, Bediener und Kassen ergeben denselben Umsatz wie die Z-Berichte der Tage — ohne das Trinkgeld an den Betrieb: Der Z-Bericht zählt es als Umsatz zum Regelsatz (Zeile „davon Trinkgeld AG“), die Berichte führen es dagegen nur im Reiter Trinkgeld. Umsatz der Berichte = Umsatz des Z minus „davon Trinkgeld AG“.

Die Berichte sieht, wer das Recht „Kasse: Berichte“ (ansehen) hat. Artikel, Kassen und Stunden brauchen zusätzlich „Kasse: Statistiken & Auswertungen“. Das Trinkgeld anderer Bediener erscheint nur mit dem Recht „Kasse: Trinkgelder aller Bediener“ — sonst sehen Sie nur das eigene, wie in der Kassen-App; das gilt für die Reiter Bediener, Zahlarten und Trinkgeld (bei den Zahlarten zählt dann nur Ihr eigenes Trinkgeld, der Betrag bleibt vollständig).

Exporte

Unter Kasse → Exporte laden Sie CSV-Dateien für Excel oder die Steuerberatung herunter (Semikolon, deutsches Zahlformat; Zellen, die mit = + − @ beginnen, werden entschärft). Wählen Sie Zeitraum und Kasse, dann den Bereich: Journal (ein Vorgang je Zeile mit Vorgangs- und Belegnummer, Typ, Zustand, Zeiten, Bediener, Brutto, Steuer je Satz, Training, Storno, offline, nachgeliefert, TSE-Zustand und Hash), Belege mit Positionen (eine Zeile je Position mit Rabattanteil und Steuersatz), Zahlungen, Artikel und Umsätze je Gruppe (Positionsrabatte als eigene Zeile am Ende), Z-Berichte (Kopf je Z mit Bargeld Soll, Ist, Differenz und Hash-Prüfung, dazu die Summen je Steuersatz und Zahlart) und das Kassenbuch.

Journal, Belege, Zahlungen und Artikel enthalten nur abgeschlossene Geschäftstage — Tage mit einem Z-Bericht der jeweiligen Kasse. Liegen im Zeitraum noch offene Tage, nennt die Seite sie mit dem Hinweis „Tag noch nicht abgeschlossen“; schließen Sie sie zuerst unter Kasse → Abschlüsse ab. Eine Datei hat höchstens 10.000 Zeilen: Wäre sie größer, bekommen Sie einen Hinweis statt einer gekürzten Datei — wählen Sie dann einen kürzeren Zeitraum oder eine Kasse. Exporte brauchen das Recht „Kasse: Exporte (CSV, DATEV, DSFinV-K)“ (ansehen) und zusätzlich das Recht des Bereichs: Berichte für Journal, Belege, Zahlungen und Artikel (Artikel zusätzlich „Kasse: Statistiken & Auswertungen“, wie die Renner/Penner-Sicht), „Schicht öffnen/schließen, Zählung“ für die Z-Berichte, „Kasse: Kassenbuch“ für das Kassenbuch. In den Zahlungen stehen Beträge nur bei erfassten Zahlungen — ausstehende, fehlgeschlagene oder erstattete Zahlungen tragen ihren Status und zählen in keiner Summe. Ohne „Kasse: Trinkgelder aller Bediener“ bleiben bei Zahlungen anderer Bediener Betrag, Trinkgeld und Trinkgeld-Art leer (der Betrag enthält das Trinkgeld). Darunter steht der DATEV-Buchungsstapel der Kasse (nächster Abschnitt).

DATEV-Buchungsstapel der Kasse

Unter Kasse → Exporte erstellen Sie unterhalb der CSV-Dateien einen DATEV-Buchungsstapel der Tagesumsätze (Format EXTF, Buchungsstapel, Windows-1252 mit Semikolon — so liest DATEV die Datei ein). Ein Stapel umfasst alle Kassen: je Geschäftstag und Kasse eine Gruppe von Buchungen mit dem Belegdatum des Geschäftstags und „Z-Nummer – Seriennummer“ als Belegfeld 1. Es zählen nur Tage mit Z-Bericht; offene Geschäftstage stehen als Hinweis „Tag noch nicht abgeschlossen“ da und fehlen im Stapel. Training erscheint nie. Wählbar sind nur abgeschlossene Kalendertage bis gestern innerhalb eines Wirtschaftsjahres (Schnellauswahl Vormonat, Monat davor, Vorquartal, laufendes Wirtschaftsjahr). Im Kassenbuch führt der Knopf „DATEV“ (mit dem Recht für Exporte) direkt hierher — mit dem gewählten Zeitraum, begrenzt auf abgeschlossene Tage bis gestern; der Stapel umfasst immer alle Kassen.

Alle Buchungen laufen über das Kassenkonto: Erlöse je Konto und Steuersatz (brutto nach Rabatt; Konto der Warengruppe, sonst der Obergruppe, sonst das Konto des Steuersatzes; Kostenstelle der Warengruppe als KOST1), Trinkgeld der Mitarbeitenden auf das Konto für durchlaufende Posten, Trinkgeld des Arbeitgebers, das mit der Zahlung erfasst wurde, als Erlös zum Regelsatz des Kassenlandes (in Deutschland 19 %; eine eigene Zeile „Trinkgeld Arbeitgeber“ auf dem Beleg ist dagegen ein normaler Erlös mit ihrem Steuersatz), Kartenzahlungen (mit Trinkgeld) auf Geldtransit, Gutscheine auf die Gutschein-Verbindlichkeit, verrechnete Anzahlungen auf erhaltene Anzahlungen und die Kassenbewegungen auf das Konto ihrer Buchungsart (Privat, Geldtransit und Kassendifferenz sonst auf die Konten der Einstellungen, eine Trinkgeld-Auszahlung ohne eigenes Konto auf das Trinkgeld-Konto — Trinkgeld-Konto an Kasse; ein Anfangsbestand ohne Konto wird nicht gebucht und als Hinweis genannt). Storni gehen mit ihrem Vorzeichen in die Summen. Belege mit Zahlart Rechnung erzeugen keine Rechnung im Rechnungsmodul; sie werden je Beleg (Belegfeld 1 = Belegnummer, damit der offene Posten einzeln ausgeglichen werden kann) gegen den Forderungs-Sammeldebitor aus den Rechnungs-Einstellungen gebucht (ohne Eintrag eine 1 mit Nullen auf Sachkontenlänge, bei vier Stellen 10000). Hat die Warengruppe (oder Obergruppe) ein eigenes Erlöskonto, darf es nur Umsätze eines Steuersatzes bekommen — sonst meldet die Vorschau einen Fehler. Anzahlung mit Gastrechnung: Verrechnet ein Beleg eine Anzahlung, zu deren Reservierung eine (nicht stornierte) Gastrechnung besteht, ist die Anzahlung dort schon gebucht; die Vorschau sperrt den Stapel mit dem Beleg — klären Sie die Buchung mit dem Steuerbüro. Ebenso gesperrt wird eine Zahlung mit Verweis auf eine Rechnung des Rechnungsmoduls und Bargeld an einem Vorgang ohne Erlös (Bestellung, Umbuchung).

Die Vorschau rechnet die Seite erst, wenn Sie „Vorschau berechnen“ klicken (ein Seitenaufruf allein rechnet nichts); erst danach erscheint der Download. Sie zeigt die Summen je Gegenkonto, alle Buchungen und je Z eine Prüfsumme: Der Saldo der Kassenbuchungen muss der Bargeld-Veränderung des Tages entsprechen (gezählter Bestand des Z minus Übertrag). Fehlt für einen Fall, der vorkommt, ein Konto, oder weicht die Prüfsumme ab, nennt die Vorschau Fall, Kasse und Tag und sperrt den Download — es wird nie still falsch gebucht. Jeder Download steht im Protokoll mit Zeitraum, Zeilen, Saldo und SHA-256-Prüfsumme der Datei. Vorschau und Download brauchen das Recht „Kasse: Exporte (CSV, DATEV, DSFinV-K)“ und — weil der Stapel Z-Summen und Kassenbewegungen enthält — zusätzlich „Kasse: Schicht öffnen/schließen, Zählung“ und „Kasse: Kassenbuch“ (jeweils ansehen). Vorgänge, die nach dem Abschluss ihres Tages gebucht oder offline nachgeliefert wurden, nennt die Vorschau als Hinweis beim Tag ihrer Buchung.

Rundung und Kleinunternehmer — bitte mit dem Steuerbüro abstimmen: Der Stapel bucht die Erlöse je Warengruppe und Satz brutto nach Rabatt; die Umsatzsteuer rechnet DATEV über den Steuerschlüssel je Buchung. Dabei kann sie je Buchung um einen Rundungscent von der Steuer je Satz im Z-Bericht abweichen (der Z rechnet je Beleg); die Vorschau nennt das unter den Buchungen. Liegt das Bis-Datum nach gestern, berechnet die Seite keine Vorschau, sondern sagt, dass der Zeitraum höchstens bis gestern reicht — mit einem Link „Vorschau bis … berechnen“; gekürzt wird nie still. Ist Ihr Betrieb Kleinunternehmer (§ 19 UStG), zeigt die Seite einen Hinweis: Der Stapel bucht die Erlöse trotzdem wie berechnet je Steuersatz — ob Konten und Steuerschlüssel so passen, klärt Ihr Steuerbüro (Steuerberater-Vorbehalt).

Die Konten pflegen Sie unter Kasse → DATEV (Recht „Kasse: Einstellungen“): Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Kontenrahmen (SKR03/SKR04), Sachkontenlänge und Festschreibung — vorbelegt aus dem Rechnungsmodul, aber getrennt gespeichert — sowie Kasse, Geldtransit, Trinkgeld, Privateinlage und -entnahme, Anzahlungen, Gutschein-Verbindlichkeit, Kassendifferenz und Erlöse je Steuersatz. Für Gutschein und Kassendifferenz gibt es bewusst keine Vorgabe. Alle Vorgaben sind Vorschläge: Stimmen Sie die Konten mit Ihrem Steuerbüro ab, bevor Sie den ersten Stapel übergeben.

Einstellungen: Funktionen der Kasse

Unter Kasse → Einstellungen (Reiter „Funktionen“) schalten Sie einzelne Bausteine der Kasse für Ihren Betrieb ein oder aus: Gänge (Positionen einem Gang zuordnen), Küchen-/Bar-Bons nach Station, Tischplan, Splitten, Rabatte (manuelle Rabatte auf Beleg und Position — Gutscheine einlösen bleibt immer möglich, ebenso ein aus der Bestellung übernommener Rabatt; ein freier Preis an einer Position ist kein Rabatt und hängt am Recht „Diverses & freier Preis“), Rechnung und Bewirtungsbeleg (Zahlart „Auf Rechnung“), Kassenbewegungen am Gerät (Einlage, Entnahme, Ausgabe und Kassenbuch in der App), Digitaler Beleg (Link/QR-Code für den Gast) und Order & Pay (wird mit dem gleichnamigen Modul wirksam). Neben „Funktionen“ erreichen Sie dort die Buchungsarten und die DATEV-Einstellungen.

Ein ausgeschalteter Baustein verschwindet in der Kassen-App, sobald sich die Kasse das nächste Mal abgleicht, und wird zusätzlich vom Server abgewiesen — auch Daten, die ein Gerät im Notbetrieb nachliefert, und auch dann, wenn eine Chefin oder ein Chef eine Freigabe erteilt: Eine Freigabe hebt Rechte an, schaltet aber keine Funktion ein. Liefert ein Gerät einen noch offenen Vorgang mit einem abgeschalteten Baustein nach, nimmt der Server nur genau diesen Vorgang nicht an; alle anderen Vorgänge des Abgleichs werden gebucht. Einen im Notbetrieb schon abgeschlossenen Vorgang nimmt der Server dagegen an, wenn Sie selbst den Baustein abgeschaltet haben — der Verkauf hat stattgefunden und die Aufzeichnung darf nicht verloren gehen. Ist der Baustein dagegen durch Ihre Stufe gesperrt, gilt das nur für Vorgänge, die vor dem letzten Stufenwechsel begonnen wurden; später begonnene weist der Server ab. Das Journal zeigt bei einem angenommenen Vorgang den Hinweis „Nachgeliefert … inzwischen abgeschalteter Baustein“; VidiReserve sieht die Zahl solcher Vorgänge der letzten 30 Tage. Schalten Sie den digitalen Beleg aus, gilt das nur für neue Belege: Sie tragen keinen Link mehr; Links von Belegen, die vorher abgeschlossen wurden, bleiben gültig (einen einzelnen Link widerrufen Sie im Journal). Der Link eines Belegs, der bei ausgeschaltetem digitalem Beleg abgeschlossen wurde, öffnet auch später nicht (die Seite meldet „nicht gefunden“). Tagesabschluss (X- und Z-Bericht) und Zählung lassen sich nie abschalten. Stornos von Kassenbewegungen bleiben möglich, damit Fehler korrigiert werden können.

Stufen: Ist Ihrem Betrieb eine VidiPOS-Stufe zugeordnet (zum Beispiel „Bar“ oder „Thekenkasse“), gibt sie die Standardwerte vor. Funktionen, die Ihre Stufe nicht enthält, stehen mit dem Hinweis „nicht in Ihrer Stufe“ da und lassen sich nicht einschalten (bei der „Bar“ etwa die Gänge). Wechselt die Stufe, folgen nur Schalter, die Sie nie selbst geändert haben; Ihre eigenen Änderungen bleiben erhalten (markiert mit „selbst geändert“). Wird die Stufe entfernt, schaltet das nie einen Schalter ein, den Sie selbst ausgeschaltet haben. Ohne Stufe ist alles frei schaltbar — so arbeiten bestehende Betriebe unverändert weiter. Die Zahl der Geräte laut Stufe wird angezeigt; Buchung, Zusatzgeräte und Abrechnung stehen unter Abo.

Trinkgeld des Arbeitgebers: Unter Trinkgeld-Art je Kasse legen Sie fest, wem das mit der Zahlung erfasste Trinkgeld einer Kasse gehört: an die Mitarbeitenden (AN) — nicht steuerbar, der Standard — oder an den Betrieb (AG). Die Geräte übernehmen die Einstellung beim nächsten Abruf der Kasse; schon erfasste Zahlungen behalten ihre Art. Trinkgeld an den Betrieb meldet die Kasse der TSE zum Regelsatz und bucht es im DATEV-Stapel als Erlös zum Regelsatz. Das ist eine Annahme — bitte lassen Sie sie von Ihrem Steuerbüro bestätigen. Die Seite sieht, wer das Recht „Kasse: Einstellungen“ (ansehen) hat; ändern dürfen Mitarbeitende mit „bearbeiten“.

Abo: Preise je Kasse, Cloud-TSE, Laufzeit, Geräte und Kündigung

Unter Kasse › Abo sieht die Inhaberin bzw. der Inhaber das VidiPOS-Abo des Betriebs — andere Mitarbeitende sehen den Punkt nicht, auch nicht mit allen Kassenrechten. Gebucht wird das Abo von VidiReserve; dabei werden Stufe, Grundpreis, inklusive Geräte, Preis je Zusatzgerät und die Funktionen der Stufe eingefroren. Spätere Preisänderungen der Stufe gelten für Ihr Abo nicht. Neue Buchungen haben keinen Einführungspreis mehr. Wurde ein Abo noch mit einem Einführungspreis gebucht, steht er mit dem Hinweis „Einführungspreis, dauerhaft gesichert“ im Abo und bleibt für die ganze Laufzeit.

Preise und Begriffe: Alle Preise sind netto zzgl. gesetzlicher USt. Der Preis einer Stufe gilt je Kasse — eine Kasse ist ein Aufzeichnungssystem mit eigener TSE (zum Beispiel die Kasse eines Standorts). Geräte sind die Eingabegeräte an dieser Kasse (Tablet, Smartphone): Bei Gastro und Bar sind drei Eingabegeräte inklusive, jedes weitere kostet 19,90 € im Monat; die Thekenkasse hat genau ein Gerät. Die Abo-Seite zeigt die Werte, die bei Ihrer Buchung eingefroren wurden.

Cloud-TSE, Fiskalisierung & digitaler Beleg: Neben der Software gibt es einen zweiten, getrennt ausgewiesenen Posten — 199,00 € netto je Kasse und Jahr, berechnet jährlich im Voraus ab der Aktivierung der TSE dieser Kasse. Er umfasst die TSE-Signatur, den DSFinV-K-Export, das Fiskal-Archiv, die Vorbereitung der Kassenmeldung, den Beleg mit Prüf-QR, den digitalen Beleg (Belegseite und PDF) und den Beleg per E-Mail. Jede Kasse mit aktiver TSE bekommt eine eigene Rechnungszeile „Cloud-TSE, Fiskalisierung & digitaler Beleg (je Kasse, 12 Monate) — Kasse <Name> (<Seriennummer>), <Zeitraum>“; ein Jahr später folgt die nächste. Eine Test-TSE (Trainingsbetrieb) wird nie berechnet, und vor dem Beginn Ihres Abos auch keine. Der Jahrespreis wird mit der Buchung für die gebuchte Laufzeit eingefroren. Die Abo-Seite zeigt den Preis, die Zahl der Kassen mit aktiver TSE und den nächsten Termin der Jahresrechnung.

Laufzeit 12 oder 24 Monate: Bei 24 Monaten ist das auch die Mindestlaufzeit. Wählen Sie 24 Monate im Voraus, steht die Software einmal als eine Rechnungszeile „Software 24 Monate, 2 Monate Rabatt“ auf der Rechnung — berechnet werden 22 Monatspreise; in diesen 24 Monaten kommt keine monatliche Softwarezeile, zusätzliche Geräte werden weiter monatlich berechnet und die Cloud-TSE weiter jährlich. Nach der gebuchten Laufzeit verlängert sich das Abo um 12 Monate mit monatlicher Abrechnung; 24 Monate im Voraus gibt es nur, wenn Sie das ausdrücklich wählen. Preisgarantie: Der Preis gilt für die gebuchte Laufzeit. Eine Anpassung ist nur bei gesetzlichen Vorgaben oder geänderten Kosten der Cloud-TSE möglich und wird zur Verlängerung angekündigt.

Einmalige Leistungen: Auf Wunsch gibt es ein Persönliches Onboarding für 99,00 € netto (Video-Termin: Einrichtung der Kasse, Speisekarte inklusive Import, Bediener, Drucker, erster Abschluss, Schulung) und eine Einrichtung vor Ort nach Vereinbarung. Sie stehen als eigene Position auf der nächsten Rechnung.

Abrechnung: Die Software des Kassenmoduls wird monatlich im Nachhinein berechnet — als eigene Rechnung neben Ihrem VidiReserve-Abo, mit eigenen Positionen: Grundpreis und, falls gebucht, zusätzliche Geräte. Der erste Monat wird taggenau berechnet (Beginn bis Monatsende), danach jeder Kalendermonat voll. Zusätzliche Geräte kosten je angefangenem Monat den vollen Monatspreis. Die Rechnungen stehen auf der Abo-Seite und kommen wie Ihre anderen Rechnungen per E-Mail. Ohne VidiReserve-Abo (oder bei einem von der Abrechnung befreiten Abo) entsteht für den Monat keine Rechnung; der Monat wird auch später nicht nachberechnet. Wird eine Monatsrechnung storniert, stellt der nächste Abrechnungslauf den Monat neu aus. Beginnt ein Abo erst in der Zukunft, gelten Stufe und Gerätekontingent ab dem Beginn. Ein neues Abo nach einem beendeten beginnt frühestens am Tag nach dessen Ende; einen Einführungspreis bekommt ein Betrieb höchstens einmal.

Geräte: Zu jedem Abo gehören inklusive Geräte (zum Beispiel drei). Brauchen Sie mehr, tragen Sie unter „Zusätzliche Geräte“ die gewünschte Zahl ein. Mehr Geräte gelten sofort und zählen für den laufenden Monat voll. Weniger Geräte gelten ab dem Monatsende; dafür dürfen nicht mehr Geräte gekoppelt sein, als dann erlaubt sind — sonst meldet die Seite „erst Geräte abmelden“. Solange ein Abo läuft, lässt sich ein weiteres Gerät nur koppeln, wenn das Kontingent (inklusive + zusätzliche Geräte) noch Platz hat; die Seite Kasse › Kassen & Geräte zeigt den Stand vor dem Erzeugen eines Kopplungscodes, und die App meldet sonst „Gerätekontingent erschöpft“. Der Kopplungscode bleibt dabei gültig, bis ein Gerät dazugebucht oder ein anderes abgemeldet ist. Eine beantragte Verringerung zählt für das Kontingent schon ab dem Antrag. Sind zum Monatsende trotzdem mehr Geräte gekoppelt, als die neue Zahl erlaubt, wird die Verringerung nicht angewendet (Verlauf: „Verringerung … nicht angewendet“) — melden Sie dann erst Geräte ab und verringern Sie erneut.

Kündigung: Gekündigt wird immer zum Monatsende, frühestens zum Ende der Mindestlaufzeit (zum Beispiel zwölf Monate ab Beginn). Eine Kündigung ist jederzeit möglich, wirkt aber erst zu diesem Termin; ein früherer Termin wird abgelehnt. Bis zum Termin können Sie die Kündigung zurücknehmen. Der Kündigungsmonat ist der letzte berechnete Monat. Danach endet das Abo; Ihre Kassendaten und die Einstellungen der Funktionen bleiben erhalten. Einen Wechsel der Stufe nimmt VidiReserve vor; in eine kleinere Stufe ist er während der gebuchten Laufzeit nicht möglich.

VidiPOS-Zugang: partner.vidipos.com

Das Backoffice der Kasse erreichen Sie unter partner.vidipos.com. Dahinter steht dieselbe Anwendung wie unter partner.vidireserve.com: dasselbe Konto, derselbe Betrieb, dieselben Daten — nur im Erscheinungsbild von VidiPOS. Unter partner.vidipos.com steht die Menügruppe Kasse ganz oben, nach der Anmeldung landen Inhaber direkt auf Kasse → Kassen & Geräte; Reservierungen, Gäste und alle anderen Bereiche finden Sie darunter wie gewohnt.

Anmelden: Die Anmeldung gilt je Adresse. Wer abwechselnd unter partner.vidipos.com und partner.vidireserve.com arbeitet, meldet sich auf beiden einmal an — mit denselben Zugangsdaten. Ein Passkey (Anmeldung per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) gilt dagegen nur für die Adresse, unter der Sie ihn angelegt haben; legen Sie ihn bei Bedarf unter beiden Adressen an. Die Anmeldung mit Google oder Facebook gibt es unter partner.vidipos.com nicht.

Registrieren: Unter partner.vidipos.com/registrieren legen Sie Konto und Betrieb an und wählen Ihre Stufe (Gastro, Bar oder Thekenkasse). Ein Link von der Preisseite auf vidipos.com wählt die Stufe schon vor. Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und der Anlage des Betriebs ist die Kasse für Sie freigeschaltet, und die gewählte Stufe bestimmt, welche Funktionen die Kasse zeigt. Die Stufe ist vorgemerkt, nicht gebucht: Es entsteht keine Rechnung, bis wir das Abo gemeinsam mit Ihnen buchen (Abschnitt Abo). Die Testphase läuft wie bei jeder Registrierung.

Erste Schritte: Nach der Anlage des Betriebs führt VidiPOS Sie direkt in den Assistenten Kasse einrichten (Abschnitt Einrichtungsassistent). Erst wenn er abgeschlossen ist, lässt sich die Kasse scharf schalten.

E-Mails: Ein Betrieb, der über VidiPOS registriert wurde, bekommt seine E-Mails von VidiPOS — Bestätigungen, Einladungen für Mitarbeiter und digitale Belege tragen Absendernamen, Logo und Links von VidiPOS, auch wenn jemand gerade unter partner.vidireserve.com arbeitet. Links in diesen E-Mails führen auf partner.vidipos.com.

Einrichtungsassistent: Kasse einrichten

Ein Betrieb, der sich selbst über partner.vidipos.com registriert hat, richtet seine Kasse mit dem Assistenten Kasse → Kasse einrichten ein. Solange er nicht abgeschlossen ist, steht im ganzen Kassenbereich der Hinweis „Kasse noch nicht eingerichtet — Assistent öffnen“, und die Scharfschaltung ist gesperrt: die TSE lässt sich nicht anlegen, keine Kasse in Betrieb nehmen, keine Kassenmeldung vorbereiten, und auch wir können das Abo erst danach buchen. Der Assistent zeigt oben den Fortschritt; Sie können jederzeit unterbrechen („später weitermachen“) — alle Eingaben bleiben gespeichert.

1. Betriebs- und Steuerdaten: Steuerpflichtiger (Firma mit Rechtsform oder Person), Steuernummer im 13-stelligen ELSTER-Format, USt-IdNr. freiwillig, Anschrift und Betriebsstätte. Es ist dasselbe Formular wie unter Kasse → Kassenmeldung — die Angaben stehen danach an beiden Stellen.
2. Kasse und Standort: jede Kasse mit Namen und Geschäftstag-Wechsel, dazu ihr Anschaffungsdatum (nicht in der Zukunft). Es geht später in die Kassenmeldung; das Datum der Inbetriebnahme setzt die Kasse selbst beim Scharfschalten.
3. Stufe und Geräte: Ihre Stufe aus der Registrierung ist vorbelegt (Gastro, Bar oder Thekenkasse), mit Preis netto, inklusiven Geräten, Preis je Zusatzgerät, Mindestlaufzeit und der Jahresposition Cloud-TSE, Fiskalisierung und digitaler Beleg. Sie bestätigen die Stufe und die Zahl zusätzlicher Geräte — vorgemerkt, nicht gebucht.
4. Bediener und Rollen: die drei Kassen-Rollen anlegen (Abschnitt Rechte und Kassen-Rollen) und mindestens einen Bediener mit PIN (Abschnitt Bediener und PIN).
5. Drucker und Zahlarten (freiwillig): Bondrucker und Standard-Zahlart je Kasse — oder „später einrichten“.
6. AGB, AVV und Zahlungsweise: die AGB bestätigen Sie beim ersten Anmelden; hier stimmen Sie dem Auftragsverarbeitungsvertrag in der geltenden Fassung zu und wählen die Zahlungsweise des Abos (Überweisung auf Rechnung oder Karte/SEPA). Fassung, Zeitpunkt und Person werden protokolliert.
7. Zusammenfassung: alle Schritte mit Stand; sind alle Pflichtschritte grün, geben Sie mit „Kasse scharf schalten“ die Kasse frei. Danach geht es auf den bekannten Wegen weiter: TSE einrichten (Kasse → Fiskal), Kasse in Betrieb nehmen (Kasse → Kassen & Geräte), Kassenmeldung (Kasse → Kassenmeldung); das Abo buchen wir mit Ihnen.

Nach der Freigabe sind Stufe und Zustimmungen im Assistenten festgeschrieben; Änderungen machen Sie dann auf den jeweiligen Seiten der Kasse. Betriebe, die die Kasse schon vor dem Assistenten genutzt haben, sind davon nicht betroffen.