Kasse bedienen: die VidiPOS-App (Zusatzpaket)

Dieses Kapitel beschreibt die VidiPOS-App auf Tablet und Handy aus Sicht der Bedienung und der Schichtleitung: vom Anmelden über Bonieren, Senden und Abrechnen bis zum Tagesabschluss. Die Namen in „…“ sind die Knöpfe und Hinweise, wie sie in der App stehen. Wie Sie Kassen, Geräte, Bediener und Drucker im Backoffice einrichten, steht im Kapitel Kasse: Kassen, Geräte & Journal; was ohne Internet gilt, im Kapitel Kasse: Notbetrieb. Die App gehört zum Zusatzpaket „Kasse“.

Inhalt

• Anmelden, Bediener wechseln, Abmelden
• Tischplan und Schnellkasse
• Bonieren
• Senden an Küche und Bar
• Gänge: Abschnitte im Bon, Senden und Abrufen
• Ändern und stornieren
• Abrechnen
• Beleg: Druck, QR-Code, E-Mail
• Angehaltene Vorgänge
• Trainingsmodus
• Schichtende und Z-Abschluss (Schichtleitung)
• Menü und Statistik
• Einstellungen am Gerät

Anmelden, Bediener wechseln, Abmelden

Ist das Gerät mit einer Kasse gekoppelt, zeigt die App den Bildschirm „Bediener wählen“ mit einer Kachel je Bediener (Kürzel im Kreis, Name, Rolle). Auf dem Tablet steht das PIN-Feld links, die Bediener-Kacheln rechts; auf dem Handy kommt das PIN-Feld als eigener Schritt nach der Kachel (der Pfeil oben links führt zurück zu den Kacheln). So melden Sie sich an:

1. Tippen Sie auf Ihre Kachel; sie wird blau umrandet. Es erscheint „PIN für <Name>“ mit einem Ziffernfeld.
2. Tippen Sie Ihre PIN (4 bis 6 Ziffern) und dann „OK“. Der Tischplan erscheint.

Eine falsche PIN meldet die App mit den verbleibenden Versuchen; nach fünf Fehlversuchen steht „Zu viele Fehlversuche — gesperrt bis <Uhrzeit>“. Die Sperre hebt die Inhaberin oder der Inhaber im Backoffice mit Sperre aufheben sofort auf. Eine Kachel mit „PIN fehlt — im Backoffice setzen“ oder „gesperrt“ lässt sich nicht anmelden, bis das im Backoffice geklärt ist.

Zuletzt angemeldet: Der Bediener, der sich an diesem Gerät zuletzt angemeldet hat, ist beim Öffnen von „Bediener wählen“ schon gewählt — nach einer Abmeldung fehlt nur die PIN. Das Gerät merkt sich dafür nur, wer es war, nie die PIN. Wer jemand anderes ist, tippt einfach auf die eigene Kachel.

Bediener wechseln: Der Knopf „Bediener wechseln“ oben im Tischplan führt zurück zu „Bediener wählen“, ohne dass etwas verloren geht — offene Tische bleiben offen, nicht gesendete Buchungen bleiben im Gerät. So kann sich zum Beispiel die Schichtleitung kurz für eine Freigabe oder einen Storno anmelden. Abmelden zum Schichtende: Menü ☰ → „Einstellungen“ → „Abmelden“ → „Bediener abmelden“. Bleibt das Gerät länger unbenutzt, meldet die App den Bediener von selbst ab (Standard nach 15 Minuten; die Zeit stellt die Kasse im Backoffice ein, 1 bis 60 Minuten — auch bei einer Anmeldung ohne Internet).

Abmeldung, wenn die App in den Hintergrund geht

Wechseln Sie in eine andere App, gehen zum Startbildschirm oder drücken die Sperrtaste, meldet die App den Bediener sofort ab — genau wie nach dem Leerlauf, also auch am Server. Wer das Gerät danach wieder aufnimmt, sieht „Bediener wählen“ mit dem zuletzt angemeldeten Bediener und braucht nur die PIN. Offene Tische und nicht gesendete Buchungen bleiben erhalten. Das Herunterziehen der Benachrichtigungen oder ein Systemhinweis zählt nicht.

• Laufende Kartenzahlung oder laufender Druck: Solange eine Kartenzahlung am Lesegerät läuft oder ein Beleg gedruckt wird, wird nicht abgemeldet, auch nicht nach Leerlauf — die Zahlung und der Druck laufen zu Ende. Kehrt die App noch währenddessen zurück (etwa nach dem Kartenauflegen bei Tap to Pay), bleiben Sie angemeldet. Bleibt die App bis zum Ende im Hintergrund, folgt die Abmeldung, sobald die Zahlung bzw. der Druck fertig ist.
• Ohne Internet: Im Notbetrieb melden Sie sich danach wie gewohnt mit Ihrer PIN auf dem Gerät an (siehe Anmelden ohne Internet).
• Die Schichtleitung kann die Abmeldung je Kasse im Backoffice ausschalten: Kasse → Kassen & Geräte → Kasse bearbeiten → „Abmelden, wenn die App in den Hintergrund geht oder das Gerät gesperrt wird“ (siehe Bedienung der Kasse).

Tischplan und Schnellkasse

Nach der Anmeldung erscheint die Tischwahl. Auf dem Tablet steht links die Liste „Offene Tische“ im blauen Bon-Kopf (zum Beispiel „6 offen · 4 eigene“): je Zeile Tisch, Bediener-Kürzel, offener Betrag und „seit 19:42“. Die Summe am Tisch zeigt alle offenen Vorgänge des Tisches — auch die anderer Geräte und Bediener; sie bilden zusammen eine Rechnung. Ihre eigenen Tische stehen oben, danach die der Kolleginnen und Kollegen, jeweils nach Öffnungszeit; Tische anderer Bediener tragen ein Schloss und belegt, ein Vorgang mit Problem angehalten (siehe Angehaltene Vorgänge). Darunter liegt die Schnellkasse — sie heißt wie der Standardtisch der Kasse, zum Beispiel „Theke“. Rechts oben stehen das Feld „Tisch-Nr.“, der Umschalter „Raster | Plan“, „Bediener wechseln“ und das Menü ☰, darunter die Bereiche als Kacheln (Innen, Terrasse …) und die Tische des gewählten Bereichs.

• Tisch direkt öffnen: Tippen Sie auf „Tisch-Nr.“, geben Sie im Ziffernblock die Nummer ein und tippen Sie „Öffnen“ (mit einer Tastatur genügt die Eingabetaste). Ein freier Tisch fragt nach den Gästen, ein offener Tisch öffnet sofort seinen Bon. Es genügen die Ziffern: „13“ findet T13, „3“ findet T3 und BG3 — unter der Anzeige steht vorab, welche Tische „Öffnen“ erreicht. Passen mehrere Tische, wählen Sie den Tisch aus einer kurzen Liste mit Bereich; eine unbekannte Nummer meldet „Tisch 99 gibt es nicht“.
• Raster: Die Kacheln zeigen den Zustand ohne Legende: weiße Karte = frei (mit Plätzen), orange Kontur mit Uhrzeit = reserviert, hellblau mit blauem Balken und Betrag = Ihr offener Tisch, graue Fläche mit Kürzel = Tisch eines anderen Bedieners, rotes Zeichen = angehalten. Bildschirmleser sagen den Zustand in Worten an (zum Beispiel „Tisch 12, offen, 19,60 €, LS“).
• Plan: Haben die Tische eines Bereichs im Backoffice unter Raumplan einen Platz, zeigt „Plan“ sie so angeordnet wie dort (eckig oder rund, gedreht), in denselben Farben. Tische ohne Platz stehen darunter unter „Ohne Platz im Plan“. Ob Raster oder Plan, merkt sich jedes Gerät.
• Handy: Oben „Tisch-Nr.“ (Ziffern-Tastatur, Eingabetaste öffnet), darunter „Offen | Alle“: „Offen“ ist die Liste der offenen Tische, „Alle“ das Raster nach Bereichen. Die Plan-Ansicht gibt es nur auf dem Tablet.

• Tisch öffnen: Tippen Sie auf einen freien Tisch. Im Dialog „Tisch <Nr.> öffnen“ stellen Sie mit „Weniger Gäste“ / „Mehr Gäste“ die Zahl der Gäste ein und tippen „Tisch öffnen“. Bei einer Reservierung steht deren Name und Uhrzeit dabei. Hat ein anderes Gerät den Tisch inzwischen geöffnet, meldet die App „An diesem Tisch ist inzwischen schon ein Vorgang offen …“, verwirft den gerade begonnenen Vorgang und öffnet den Tisch mit dem vorhandenen Vorgang — zwei offene Vorgänge nebeneinander an einem Tisch entstehen so nicht (im Notbetrieb ohne Verbindung lässt sich das nicht prüfen).
• Tisch eines anderen Bedieners: Er zeigt Bediener, Gäste und offene Summe „nur lesend“. Mit „Freigabe anfordern“ gibt eine Schichtleitung ihn mit ihrer PIN frei, oder Sie haben das Recht „Tische anderer Bediener“.
• Schnellkasse (Standardtisch): Für den Verkauf an der Theke tippen Sie auf den Knopf mit dem Namen des Standardtisches (zum Beispiel „Theke“), bonieren und rechnen sofort ab. Diesen Namen tragen auch die Zeile in „Offene Tische“ — auch für offene Thekenverkäufe anderer Geräte dieser Kasse —, der Bon-Kopf, das Abrechnen, das Archiv, der Beleg („Tisch: Theke“) und der Produktionsbon. Den Namen legen Sie im Backoffice unter Kasse › Kassen & Geräte › Kasse bearbeiten im Feld „Name des Standardtisches“ fest (1 bis 20 Zeichen, Vorgabe „Theke“); ohne Eintrag zeigt die App den Namen der Kasse. Technisch bleibt es ein Vorgang ohne echten Tisch: Jeder Thekenverkauf wird für sich abgerechnet und nie mit anderen zu einer Sammelrechnung zusammengefasst.
• Ist der Tischplan für den Betrieb abgeschaltet, beginnen Sie Vorgänge mit „Neuer Vorgang“ (ohne Tisch).

Tisch-Aufmerksamkeit: „seit 12 min“

Damit kein Tisch vergessen wird, kann die Kasse Tische hervorheben, an denen eine Weile nichts passiert ist. Als Aktivität zählt das letzte Bonieren, Senden an Küche und Bar, Abrufen eines Gangs oder Bezahlen — über alle offenen Vorgänge des Tisches, an jedem Gerät der Kasse. Ist noch nichts gebucht, zählt die Eröffnung des Tisches.

• Stufe 1 (zum Beispiel nach 10 Minuten): Die Kachel bekommt eine gelbe Kontur und die Zeile „seit 12 min“; dieselbe Zeile steht in der Liste „Offene Tische“ (am Handy im Reiter „Offen“).
• Stufe 2 (zum Beispiel nach 20 Minuten): dasselbe in Rot.
• Die Minuten zählen in der Tischwahl von selbst weiter (jede Minute) und werden mit jedem Abruf des Tischplans (alle 30 Sekunden) neu berechnet — bucht jemand am Tisch, verschwindet die Farbe beim nächsten Abruf. Die Zeit kommt vom Server, eine falsch gehende Geräteuhr verfälscht sie nicht. Bildschirmleser sagen „seit 12 min ohne Aktivität“ an.
• Die Vorgangszeile im Bon (mehrere Vorgänge an einem Tisch) bleibt davon unberührt.
• Einstellen im Backoffice unter Kasse › Kassen & Geräte › Kasse bearbeiten, Abschnitt „Tisch-Aufmerksamkeit“ (siehe Bedienung der Kasse). Vorgabe: aus.

Tisch wechseln

Setzen sich Gäste um, ziehen Sie den ganzen Tisch mit: Im Bon-Kopf tippen Sie auf ⋮ neben Ihrem Kürzel (auf dem Handy oben rechts) und dann auf „Tisch wechseln“. Es öffnet sich „Tisch wechseln — Zieltisch wählen“ mit den Bereichen als Kacheln und den Tischen des Bereichs: freie Tische tragen „frei“, der jetzige Tisch „aktuell“, Tische mit offenem Vorgang sind ausgegraut und tragen „belegt“. Oben steht der Standardtisch (zum Beispiel „Theke“) — dorthin wird der Tisch zu einem Vorgang ohne Tisch. Tippen Sie auf den Zieltisch: Alle offenen Vorgänge des Tisches — auch die anderer Geräte — ziehen mit, die Reservierung bleibt, und der Bon-Kopf, der Tischplan, der Produktionsbon und der Beleg nennen ab dann den neuen Tisch („Gewechselt an Tisch 12.“).

• Recht: wie Bonieren („Bonieren (Bestellblock)“). Den Tisch eines anderen Bedieners wechseln Sie mit „Tische anderer Bediener“ oder mit der Freigabe einer Schichtleitung.
• Nicht möglich, solange der Tisch abgerechnet wird („Der Tisch wird gerade abgerechnet …“), wenn der Zieltisch inzwischen belegt ist („Der Zieltisch ist belegt — Zusammenlegen geht noch nicht.“; der Tischplan wird neu geladen) oder wenn der Tisch nicht zu den Bereichen dieser Kasse gehört. Ohne Verbindung ist „Tisch wechseln“ ausgegraut („braucht Verbindung“).
• Im Kassenjournal steht der Wechsel als Hinweis „Tisch gewechselt“ (von Tisch, nach Tisch, Bediener) an jedem offenen Vorgang; er ist keine Buchung und erscheint nicht im DSFinV-K-Export.

Mehrere Vorgänge an einem Tisch

An einem Tisch können mehrere Vorgänge offen sein — jeder ist eine eigene Rechnung. Das passiert, wenn Sie einen weiteren Vorgang beginnen (zum Beispiel ein neuer Gast am selben Tisch, der getrennt zahlt) oder wenn Sie im Archiv einen schon abgerechneten Beleg dieses Tisches mit „Wiederherstellen“ zurückholen, während dort schon neu boniert wird. Nichts verschwindet und nichts wird stillschweigend zusammengezogen.

• Neuer Vorgang: Im Bon-Kopf tippen Sie auf ⋮ und dann auf „Neuer Vorgang“ (sind schon mehrere Vorgänge offen, auch auf „+“ am Ende der Vorgangszeile). Wie beim Öffnen eines Tisches fragt die App nach den Gästen; danach bonieren Sie in den neuen Vorgang. Das geht auch, während ein anderer Vorgang dieses Tisches gerade abgerechnet wird.
• Vorgangszeile im Bon: Sind an einem Tisch zwei oder mehr Vorgänge offen, steht unter dem Bon-Kopf (auf dem Handy oben im Reiter „Bon“) je Vorgang ein Feld „Vorgang 1 · LS · 12,40 €“ mit Kürzel und Summe. Darunter stehen Hinweise wie „wird abgerechnet · Gerät 11“, „Training“ oder „wiederhergestellt“. Der hervorgehobene Vorgang ist der aktive: Bon, Gänge, „Senden“ und „Abrechnen“ beziehen sich nur auf ihn, neue Positionen landen immer dort. Ein Tipp auf einen anderen Vorgang wechselt dorthin. Gleiche Artikel werden nur innerhalb eines Vorgangs zusammengefasst.
• Nummern: Jeder Vorgang bekommt beim Eröffnen eine feste Nummer, je Tisch und Geschäftstag fortlaufend; sie ändert sich danach nicht mehr, auch wenn andere Vorgänge abgerechnet werden. Ein wiederhergestellter Beleg bekommt die nächste Nummer, nach „Tisch wechseln“ trägt der Vorgang die nächste freie Nummer des neuen Tisches. Ein gerade begonnener Vorgang, den der Tischplan noch nicht kennt, steht vorläufig als „Vorgang 3 (neu)“ in der Zeile. Der Produktionsbon trägt „Tisch 9 · Vorgang 2“, sobald mehr als ein Vorgang offen ist.
• Tischplan: Kachel und Liste „Offene Tische“ zeigen den Zustand des Haupt-Vorgangs, die Summe aller Vorgänge und „2 Vorgänge“. Ein Tipp auf den Tisch öffnet den Vorgang, den Sie an diesem Gerät zuletzt benutzt haben, sonst Ihren eigenen, sonst den ältesten. Öffnet sich dabei der Vorgang eines anderen Bedieners, führt „Eigenen Vorgang öffnen“ zu Ihrem.
• Vorgänge anderer Bediener: Ohne das Recht „Tische anderer Bediener“ sehen Sie nur „Vorgang 2 · belegt“ — ohne Positionen und Summe — und können ihn nicht öffnen.
• Zwei Geräte gleichzeitig: Hat ein anderes Gerät den Tisch inzwischen geöffnet, öffnet die App den vorhandenen Vorgang. Hatten Sie schon Positionen gebucht, bleibt Ihr Vorgang als weiterer Vorgang des Tisches bestehen — es wird nichts verworfen.
• Recht: wie Bonieren („Bonieren (Bestellblock)“).

Umbuchen: Positionen in einen anderen Vorgang

Mit „Umbuchen“ wandern Positionen — alle oder nur einige, auch ein Teil einer Menge — aus dem aktiven Vorgang in einen anderen: in einen weiteren Vorgang desselben Tisches, in einen Neuen Vorgang am selben Tisch oder an einen anderen Tisch. Ist der andere Tisch belegt, landen die Positionen in dessen Vorgang (Zusammenlegen), sonst beginnt dort ein neuer Vorgang. Im Ziel kommen sie als eigene, neue Bestellung dazu — ein Rabatt, der dort schon gilt, erfasst sie nicht. So trennen Sie getrennt zahlende Gäste, ziehen einen Teil der Runde an einen anderen Tisch oder legen zwei Tische zu einer Rechnung zusammen.

1. Im Bon-Kopf auf ⋮ und dann auf „Umbuchen“ tippen. Es öffnet sich „Umbuchen — Positionen wählen“ mit den Positionen dieses Vorgangs.
2. Positionen antippen (Häkchen) oder „Alle wählen“; „Keine“ nimmt die Auswahl zurück. Bei einer Position mit mehreren Stück fragt die App „Wie viele?“ — so wandert eine Teilmenge, etwa 1 von 3 Schnitzel; der Rest bleibt hier. Daneben steht die Summe der Auswahl.
3. Unter „Ziel“ wählen: einen anderen Vorgang des Tisches („Vorgang 2“), „Neuer Vorgang“ oder „Anderer Tisch …“. Bei „Anderer Tisch …“ zeigt die Tischwahl auch belegte Tische; hat der gewählte Tisch offene Vorgänge, fragt die App, in welchen die Positionen sollen (oder „Neuer Vorgang“).
4. „Umbuchen“ tippen. Die Meldung nennt das Ziel („Umgebucht nach Tisch 12 · Vorgang 2.“), beide Bons und der Tischplan zeigen den neuen Stand.

• Was mitgeht: Gang, Notiz, Optionen, „Außer Haus“ und der Steuersatz bleiben an der Position. Ein Minderpreis (etwa „kleines Gericht“) und ein „Preis ändern“ wandern anteilig mit — bei einer Teilmenge kaufmännisch gerundet wie beim Splitten; zusammen ergeben Quelle und Ziel auf den Cent den alten Wert. Ein Rabatt auf den ganzen Vorgang bleibt am alten Vorgang.
• Küche und Bar: Schon gesendete Positionen bleiben gesendet — es gibt keinen neuen Produktionsbon. Ist an der Kasse „Hinweisbon beim Umbuchen“ eingeschaltet, druckt die Station der umgebuchten Positionen einen Hinweisbon „Umbuchung Tisch 9 → Tisch 12 · Vorgang 2“ mit den Positionen.
• Der alte Vorgang: Wandern alle Positionen einer Bestellung mit, schließt der Server diese Bestellung gleich mit ab (regulär, Summe 0,00 €). Ist am Tisch danach nichts mehr offen, ist der Vorgang geschlossen und der Tisch frei — die Meldung lautet dann „Vorgang geschlossen (umgebucht nach Tisch 12 · Vorgang 2)“ und die App kehrt zum Tischplan zurück. Bei einer Teilmenge bleibt der alte Vorgang offen. Ganze Vorgänge buchen Sie mit „Alle wählen“ um.
• Leerer Vorgang ohne offene Positionen (Summe 0,00 €, etwa nach einer Umbuchung mit einer älteren App oder wenn alles storniert ist): Im Bon-Kopf unter ⋮ steht dann „Tisch freigeben“ — die leeren Bestellungen werden abgebrochen und der Tisch wird frei. Dafür braucht es das Recht „Storno vor dem Senden“ (bei Vorgängen anderer Bediener zusätzlich „Tische anderer Bediener“) und eine Verbindung.
• Nicht möglich, solange einer der beiden Vorgänge abgerechnet wird („Ein beteiligter Vorgang wird gerade abgerechnet …“), wenn ein fester Rabatt auf den ganzen alten Vorgang größer wäre als das, was dort bleibt (zuerst den Rabatt anpassen), im Trainingsmodus, zwischen verschiedenen Kassen oder Geschäftstagen und für Positionen, die noch nicht beim Server sind (kurz warten, die App überträgt sie). Umbuchen braucht eine Verbindung — ohne ist der Eintrag ausgegraut.
• Recht: wie Bonieren („Bonieren (Bestellblock)“); Vorgänge anderer Bediener — als Quelle oder Ziel — zusätzlich „Tische anderer Bediener“ oder die Freigabe einer Schichtleitung.
• Kassenjournal und Prüfung: Jede Umbuchung steht als eigener, sofort abgeschlossener Vorgang „Umbuchung“ (ohne Belegnummer, ohne Zahlung, Summe 0,00 €) im Journal, mit der TSE signiert und im DSFinV-K-Export als „AVTransfer“. Umsatz und Steuer ändern sich dadurch nicht — gezählt wird erst der Beleg beim Abrechnen.

Menü und Statistik

Der Knopf Menü ☰ oben rechts im Tischplan öffnet das Menü als Fläche: auf dem Tablet rechts neben dem Tischplan, auf dem Handy als eigene Seite. Schließen mit ✕ oder durch Tippen daneben. Oben stehen Ihr Kürzel, Ihr Name und Ihre Rolle mit dem Knopf „Bediener wechseln“. Darunter folgen die Einträge in Gruppen — jeder Eintrag erscheint nur mit dem passenden Recht:

• Arbeit: „Tische“ (zurück zum Tischplan) und „Archiv“ (die Belege des Geschäftstags, Recht „Belegarchiv & Journal“).
• Kasse & Berichte: „Kasse“ mit Kassenbuch und Abschluss (Recht „Kassenbuch“ oder „Schicht öffnen/schließen, Zählung“) und „Statistik“ (Recht „Schicht öffnen/schließen, Zählung“, wie der X-Bericht).
• Gerät: „Einstellungen“ (siehe Einstellungen am Gerät).
• Verwaltung im Backoffice: „Artikel & Warengruppen“, „Mitarbeiter & Rechte“, „Drucker & Stationen“, „Gänge“ und „Kassen & Geräte“. Diese Einträge sehen wer „Schicht öffnen/schließen, Zählung“ ändern darf (Schichtleitung) oder das Recht „Einstellungen (Funktionen, Buchungsarten, DATEV-Konten)“ hat (Inhaberin bzw. Inhaber). Sie öffnen die jeweilige Backoffice-Seite im Browser; dort melden Sie sich mit dem VidiReserve-Konto an — die App meldet niemanden automatisch an. Ohne Verbindung sind die Einträge ausgegraut mit „Nur mit Verbindung zum Server.“; lässt sich kein Browser öffnen, zeigt die App Adresse und QR-Code.

Statistik

Menü ☰ → „Statistik“ zeigt den offenen Geschäftstag dieser Kasse auf einen Blick: „Umsatz brutto“, „Belege“, „Trinkgeld“ (Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-Trinkgeld zusammen), „Stornos“ (Anzahl und Betrag von Belegstornos und stornierten Positionen) und die „Zahlarten“ mit Anzahl und Betrag. Die Zahlen stammen aus dem X-Bericht und sind vorläufig — die Statistik schließt nichts ab. Oben stehen Geschäftstag, Kasse und „Stand <Uhrzeit>“; das Pfeil-Symbol „Aktualisieren“ holt die Zahlen neu. Ohne Verbindung zum Server steht dort „Die Statistik braucht eine Verbindung zum Server.“ statt der Zahlen. Mit dem Backoffice-Recht führt „Im Backoffice öffnen“ zu Kasse › Berichte mit allen Auswertungen.

Bonieren

Nach dem Öffnen zeigt der Bestellblock „Tisch <Nr.> · <Gäste>“ links den Bon mit den Positionen, rechts die Artikel (auf dem Handy als Reiter „Artikel“ und „Bon“). Jedes Antippen eines Artikels bucht eine Position; die Kachel zeigt die Menge im Bon als grünes Zeichen oben rechts.

Artikel wählen: Obergruppen, Warengruppen, Suche

Die Artikelseite führt in drei Stufen zum Artikel — so, wie die Karte im Backoffice unter Kasse › Warengruppen angelegt ist (jede Warengruppe kann einer Obergruppe zugeordnet sein):

1. Obergruppen (etwa „Alkoholfrei“, „Bier & Wein“, „Speisen“): je eine Kachel mit der Zahl ihrer Warengruppen. Davor steht die Kachel „Favoriten“ (die im Backoffice markierten Renner, nur wenn es welche gibt), dahinter „Weitere“ für Warengruppen ohne Obergruppe.
2. Warengruppen der gewählten Obergruppe (etwa „Biere“, „Weine“) mit der Zahl ihrer Artikel.
3. Artikel der Warengruppe als weiße Karten: Name, Preis, oben ein farbiger Streifen in der Farbe der Gruppe.

Die erste Kachel auf Stufe 2 und 3 heißt „Zurück“ und führt eine Stufe nach oben. Die Zeile oben rechts zeigt, wo Sie gerade sind, etwa „Alle › Bier & Wein › Biere“ — jedes Glied lässt sich antippen und führt direkt dorthin zurück. Gibt es im Katalog nur eine Obergruppe, beginnt die Ansicht gleich bei ihren Warengruppen; gibt es gar keine, zeigt sie alle Warengruppen auf einmal.

„Artikel suchen“ durchsucht ab dem ersten Buchstaben alle Artikel (Name, englischer Name, Kurzname, PLU) über alle Gruppen hinweg; die Stufen sind dann ausgeblendet. Das „ד im Suchfeld leert die Suche, und Sie sind wieder auf der Stufe von vorher. Die App merkt sich je Vorgang, wo Sie zuletzt waren: Kommen Sie an denselben Tisch zurück, steht die Artikelseite wieder bei derselben Gruppe; ein neuer Vorgang beginnt bei den Obergruppen.

Welche Warengruppen eine Kasse zeigt, legen Sie im Backoffice unter Kasse › Kassen & Geräte › Kasse bearbeiten fest (Feld „Sichtbare Warengruppen“; nichts angehakt = alle). Ausgeblendete Gruppen und ihre Artikel erscheinen an dieser Kasse weder als Kachel noch bei den Favoriten oder in der Suche — praktisch etwa für eine Theken-Kasse ohne Speisen. Obergruppen ohne sichtbare Warengruppe verschwinden mit.

• Artikel finden: über Obergruppen und Warengruppen, über „Favoriten“ oder über „Artikel suchen“ (siehe oben). Artikel mit „ausverkauft“ (gestrichelter Rahmen) lassen sich nicht bonieren.
• Auswahl & Extras: Hat ein Artikel Optionen (Beilage, Garstufe, Mixer …), öffnet sich ein Dialog. Gruppen mit „Pflicht“ müssen gewählt werden; die Vorschau zeigt Menge × Preis. Mit „Hinzufügen“ kommt die Position in den Bon.
• Notiz: Im selben Dialog gibt es das Feld „Notiz“ mit Schnellnotizen zum Antippen (etwa „ohne Zwiebeln“); sie steht auf dem Küchen- bzw. Bar-Bon.
• Gang: Sind Gänge eingeschaltet, landet ein neuer Artikel in dem Abschnitt, den Sie im Bon angetippt haben, sonst nach der Gangvorgabe seiner Warengruppe bzw. im aktiven Gang. Im Feld „Gang“ des Dialogs ist dieser Gang schon gewählt; eine andere Wahl dort gewinnt immer (siehe Gänge).
• Betrag frei / Diverses: Artikel mit „Betrag frei“ fragen nach Bezeichnung und Betrag (Recht „Diverses & freier Preis“).
• Außer Haus stellen Sie beim Abrechnen für die ganze Rechnung um (Abschnitt Abrechnen).

Der Bon steht links (Tablet) bzw. im Reiter „Bon“ (Handy). Oben im blauen Kopf stehen Tisch, Gäste und Ihr Name, rechts Ihr Kürzel. Jede Position zeigt links die Menge, daneben den Artikel mit Auswahl und Notiz, rechts den Preis. Neue Positionen tragen kein Zusatzzeichen, solange sie nicht gesendet sind; gesendete zeigen ein grünes Häkchen mit Uhrzeit, eine Position, deren Gang noch wartet, ein gelbes Pausenzeichen, eine stornierte ist durchgestrichen mit Grund. Hat ein anderer Bediener die Position gebucht, steht sein Kürzel dabei. „Zurück zum Tischplan“ (Pfeil im Kopf) verlässt den Tisch; alles bleibt gespeichert.

Senden an Küche und Bar

Mit „Senden“ gehen die neuen Positionen an den Server und — wenn im Backoffice Stationen eingerichtet sind — als Produktionsbon an den Drucker der Station (Küche, Bar / Theke, Ausgabe, Patisserie). Die Position zeigt danach ein Häkchen mit der Uhrzeit. Ohne Gänge schickt „Senden“ alle neuen Positionen. Sind Gänge eingeschaltet, gilt die Senden-Regel im nächsten Abschnitt: Die Leiste unter dem Bon sagt vorher, was mitgeht und was wartet.

Druckt ein Stationsdrucker nicht, erscheint „Produktionsbon <Station> nicht gedruckt“ mit „Erneut drucken“ und „Verwerfen“. Prüfen Sie Papier, Strom und Netzkabel des Druckers und tippen Sie „Erneut drucken“. „Verwerfen“ nur, wenn Sie der Station die Bestellung anders mitteilen. Der Produktionsbon wird über das lokale Netz gedruckt — auch im Notbetrieb.

Gänge: Abschnitte im Bon, Senden und Abrufen

Sind im Backoffice Gänge angelegt (etwa „Getränke“, „Vorspeise“, „Hauptgang“) und ist die Funktion „Gänge“ eingeschaltet, gliedert sich der Bon in Abschnitte je Gang in der Reihenfolge der Gänge; Positionen ohne Gang stehen oben unter „Ohne Gang“. Jeder Abschnittskopf zeigt Name, Zahl der Positionen und den Zustand: „geht mit „Senden““, „wartet auf Abruf“ (gelbes Pausenzeichen) oder „abgerufen 19:42“ (grünes Häkchen; die Uhrzeit ist die erste Sendung dieses Gangs). Einen eigenen Reiter „Gänge“ gibt es nicht mehr — alles steht im Bon.

• Aktiver Gang: Bei einem neuen Tisch ist der erste Gang automatisch aktiv (hellblau hinterlegt, blauer Balken links). Tippen Sie auf einen Abschnittskopf — auch auf „Ohne Gang“ —, wird er aktiv und bekommt zusätzlich eine kleine Stecknadel: Sie haben ihn von Hand gewählt. Wohin ein neuer Artikel kommt, entscheidet diese Reihenfolge:
  1. Ihre ausdrückliche Wahl im Feld „Gang“ des Auswahl-Dialogs,
  2. der von Hand angetippte Abschnitt (mit Stecknadel) — tippen Sie „Ohne Gang“ an, landet auch eine Saftschorle ohne Gang, obwohl ihre Warengruppe „Getränke“ vorgibt,
  3. die Gangvorgabe der Warengruppe (im Backoffice an der Warengruppe) — ohne Antippen landen Getränke also bei „Getränke“, auch wenn gerade ein anderer Gang automatisch aktiv ist,
  4. der automatisch aktive Gang (bei einem neuen Tisch der erste, nach „Gang hinzufügen“ der neue).
  Der Auswahl-Dialog ist mit dem Ergebnis dieser Reihenfolge vorbelegt; Artikel ohne Auswahl werden direkt danach gebucht. Die Stecknadel bleibt, bis Sie einen anderen Abschnitt antippen oder den Tisch verlassen — danach gilt wieder die Gangvorgabe.
• „Gang hinzufügen“ am Ende des Bons legt den nächsten Gang, der noch nicht im Bon steht, als leeren Abschnitt an und macht ihn automatisch aktiv (ohne Stecknadel: die Gangvorgabe der Warengruppe gilt weiter). Sind alle Gänge da, ist der Knopf ausgegraut. Leere Abschnitte verschwinden wieder, wenn Sie den Tisch verlassen.
• Senden-Regel: „Senden“ schickt die neuen Positionen aus „Ohne Gang“, aus allen schon abgerufenen Gängen und — nur solange noch kein Gang abgerufen ist — aus dem ersten Gang mit neuen Positionen. Alle anderen Gänge warten. Ein Gang gilt als abgerufen, sobald eine seiner Positionen gesendet ist.
• Beispiel: Drei Getränke, eine Vorspeise und ein Hauptgang sind boniert, nichts ist gesendet. Die Leiste zeigt „Senden — 3 Positionen · 2 warten (Vorspeise, Hauptgang)“. „Senden“ schickt die drei Getränke. Danach ist „Senden“ leer, und daneben steht „Vorspeise abrufen“; später „Hauptgang abrufen“. Bestellt der Tisch nach den Vorspeisen noch ein Getränk nach, geht es mit „Senden“ sofort raus, weil die Getränke schon abgerufen sind.
• „abrufen“ im Kopf eines wartenden Abschnitts schickt genau die neuen Positionen dieses Gangs — auch die, die ein anderes Gerät am selben Tisch gebucht hat. Der Produktionsbon bleibt je Gang gegliedert.
• Nur ein Gang im Spiel: Stehen alle Positionen eines Tisches im selben Gang (etwa alles unter „Getränke sofort“) oder ohne Gang, wartet nie etwas: „Senden“ schickt alles, und die Schnelltaste im Bon schickt Ungesendetes wie ein normales „Senden“ mit — ohne Hinweis auf wartende Gänge. Erst wenn ein Tisch Positionen in mindestens zwei Gängen hat, warten Gänge auf ihren Abruf.
• Kasse ohne „Gänge abrufen“: Ist im Backoffice an der Kasse die Einstellung „Gänge abrufen“ ausgeschaltet (siehe Bedienung der Kasse), bleiben die Abschnitte als Ordnung im Bon stehen, es gibt aber kein „abrufen“, kein „‹Gang› abrufen“ und kein „wartet auf Abruf“: „Senden“ schickt die neuen Positionen aller Gänge sofort. Der Produktionsbon ist weiter nach Gängen gegliedert; ein gesendeter Abschnitt zeigt „gesendet 19:42“.
• Verschieben: Eine noch nicht gesendete Position halten Sie gedrückt und ziehen sie auf den Kopf eines anderen Abschnitts. Gesendete Positionen verschieben Sie über die Position → „Gang ändern“, weil die Station dann einen Änderungsbon bekommt.
• Ohne das Recht „Gänge“ (Stufe Bearbeiten) sehen Sie die Abschnitte und können abrufen, neue Artikel folgen dann aber nur der Gangvorgabe der Warengruppe; „Gang hinzufügen“ und der aktive Gang entfallen.

Ändern und stornieren

Tippen Sie im Bon auf eine Position. Je nach Stand und Rechten bietet die App: „Menge − 1“, „Menge + 1“, „Notiz“, „Gang ändern“, „Auswahl & Extras ändern“, „Preis ändern“, „Stornieren“ und den „Verlauf“ der Position.

• Vor dem Senden ist ein Storno eine einfache Korrektur: „Stornieren“, Grund wählen („Fehlbuchung“, „Gast verzichtet“, „Änderung“, „Reklamation“ oder „Sonstiges“ mit Text) und „Bestätigen“.
• Nach dem Senden braucht ein Storno das Recht „Storno nach dem Senden“. Fehlt es, zeigt die App „Freigabe nötig: Storno nach dem Senden“. Mit „Freigabe anfordern“ öffnet sich „Freigabe durch Schichtleitung“: „Wer gibt frei? Bediener wählen“, die Schichtleitung tippt ihre PIN. Die Freigabe gilt 60 Sekunden für den ganzen Tisch. Mit dem nächsten „Senden“ druckt die Station einen Bon STORNO.
• „Preis ändern“ senkt den Stückpreis einer Position mit Pflicht-Grund (nie über den Katalogpreis; Rechte „Diverses & freier Preis“ und „Rabatt“, sonst Freigabe). Hat die Position einen Minderpreis als Positionsrabatt (z. B. „kleine Portion (−2,00 €)“), gilt der Preis nach diesem Rabatt als Ausgangspunkt — tiefer als 0 € geht es nicht.
• Wischen im Bon geht schneller als das Antippen. Nach rechts wischen = „Eins mehr“ (grüne Fläche mit „+1“): Es wird ein weiteres Stück mit derselben Auswahl, Notiz und demselben Gang gebucht — wie ein Tipp auf die Kachel, auch nach dem Senden. Nach links wischen = „Löschen“, nach dem Senden „Storno“ (rote Fläche mit Papierkorb): Es öffnet sich derselbe Grund-Dialog wie bei „Stornieren“, „Abbrechen“ lässt alles, wie es war. Ein „Rückgängig“ gibt es nicht, weil jeder Storno im Journal steht — deshalb fragt die App vorher nach dem Grund. Ausgelöst wird erst ab etwa 40 % der Zeilenbreite, kürzer gewischt schnappt die Zeile zurück. Senkrechtes Scrollen im Bon löst nie aus, und gedrückt halten verschiebt eine ungesendete Position wie bisher zwischen den Gängen. Stornierte, geänderte und abgelehnte Positionen lassen sich nicht wischen. Es gelten dieselben Rechte wie beim Antippen: Wo eine Freigabe möglich ist, fragt die App danach; fehlt ein Recht ganz, schnappt die Zeile zurück und ein Hinweis nennt es („Stornieren nicht möglich — Recht fehlt: …“). Mit Bildschirmleser stehen „Eins mehr“ und „Stornieren“ bzw. „Löschen“ als Aktionen der Position bereit.
• Gleiche Artikel zusammengefasst: Tippen Sie dreimal auf „Gold Ochsen Ulmer Hell 0,5l“, steht im Bon eine Zeile „3 × Gold Ochsen Ulmer Hell 0,5l · 12,90 €“ statt dreimal „1 ד. Zusammengefasst wird nur, was wirklich gleich ist: Artikel, Auswahl mit Preisen, Notiz, Gang, Stückpreis und Stand — Gesendetes und noch nicht Gesendetes stehen nie in einer Zeile, ebenso wenig Storniertes. Das Bediener-Kürzel steht nur dort, wo alle Stücke von derselben Person gebucht wurden; bei Gesendetem zeigt die Zeile die Uhrzeit des letzten Sendens. Auch „Abrechnen“, der Beleg und der Produktionsbon fassen gleiche Positionen so zusammen (Menge × gleicher Stückpreis), die Summe bleibt dieselbe. Im Journal und im DSFinV-K-Export bleibt jede Buchung eine eigene Zeile. Ein Tipp auf die zusammengefasste Zeile öffnet die Aktionen für alle Stücke: „Stornieren“ fragt zuerst „Wie viele?“ (vorgewählt 1, mit Plus und Minus), „Gang ändern“ und „Notiz“ ebenso (vorgewählt alle) — gewählt werden immer die zuletzt gebuchten Stücke, und Sie brauchen höchstens eine Freigabe. Wischen nach rechts bucht ein weiteres Stück, Wischen nach links storniert ein Stück. Gedrückt halten klappt die Zeile auf: Darunter stehen die einzelnen Buchungen eingerückt, jede lässt sich für sich antippen, wischen und (noch nicht gesendet) in einen anderen Gang ziehen; erneut gedrückt halten auf die Kopfzeile klappt sie wieder zu. Eine zugeklappte Zeile ziehen Sie nicht — für alle Stücke auf einmal nehmen Sie „Gang ändern“. Der Zähler „n Positionen“ unten im Bon zählt wie die grüne Zahl auf der Artikelkachel die Stücke.

Freigaben brauchen eine Verbindung zum Server. Jede Änderung steht im Verlauf der Position und im Journal — gelöscht wird nichts.

Abrechnen

Tippen Sie im Bestellblock auf „Abrechnen“. Links steht der Bon (Tisch, Positionen, Rabatt, „Summe“), rechts groß der Betrag, der noch „Offen“ ist. Am Handy klappen Sie die Positionen mit „3 Positionen“ auf.

1. Trinkgeld (optional): Die Zeile unter „Offen“ steht bei jedem Öffnen auf „ohne“. Wählen Sie „5 %“, „10 %“, „auf 27,00 € aufrunden“ (auf den nächsten ganzen Euro) oder „frei“: unter „Trinkgeld“ den Betrag eintippen oder unter „Gesamtbetrag“ die Summe, die der Gast nennt („Machen Sie 30“) — die App rechnet das Trinkgeld aus.
2. Ein Tipp, fertig: Die großen Schnelltasten zahlen den ganzen offenen Betrag (mit dem gewählten Trinkgeld) und schließen den Beleg sofort ab:
   • „26,80 € bar abschließen“ — passend bar, die Kassenlade öffnet.
   • „26,80 € mit Karte zahlen“ (Kartenleser gekoppelt) — der Gast hält die Karte an den Leser; nach „Zahlung erfolgreich“ wird abgeschlossen. Einzelheiten im Kapitel Kasse: Kartenterminal.
   • „26,80 € Karte extern“ — Zahlung auf einem fremden Terminal. Die App fragt „Zahlung über 26,80 € am externen Gerät erfolgt?“ → „Bestätigen und abschließen“.
   Welche Schnelltasten erscheinen, legt die Kasse fest (Backoffice „Schnelltasten im Bestellblock“, sonst die Standard-Zahlart, sonst Bar). Sobald eine Taste angenommen ist, sind alle anderen gesperrt: „Zahlung läuft …“, dann „Zahlung erfolgreich – Abschluss läuft …“.

   Schnelltasten im Bestellblock: Dieselben Tasten stehen schon im Bon unter „Senden“ (Tablet unten im Bon, Handy in der Leiste unten), kurz mit Betrag: „Bar 26,80 €“, „Karte 26,80 €“ oder „Karte extern 26,80 €“. Ein Tipp sendet zuerst alles noch nicht Gesendete an Küche und Bar — auch Gänge, die noch auf ihren Abruf warten (bezahlen heißt „alles ist bestellt“); die Taste zeigt das vorher mit „+ 2 Gänge“. Danach öffnet sich „Abrechnen“ und zahlt mit genau dieser Taste: bar wird sofort abgeschlossen, bei Karte erscheint der Kartenleser, „Karte extern“ fragt nach. Trinkgeld ist dabei nie vorgewählt. Die Tasten sehen nur Bediener, die abrechnen dürfen, und nur, solange der Tisch nicht angehalten ist, keine Freigabe aussteht und die Summe über 0,00 € liegt. Fehlt eine Freigabe, ist keine Verbindung da oder kann der Beleg aus einem anderen Grund nicht abgeschlossen werden, bleibt „Abrechnen“ offen und nennt den Grund — es wird nichts halb oder doppelt kassiert. Hat der Beleg schon eine Zahlung, öffnet „Abrechnen“ in „Gemischt zahlen“, ohne selbst zu zahlen. Ein doppelter Tipp löst nur einmal aus.

3. „Rückgeld berechnen“: den gegebenen Betrag antippen („50,00 €“) oder eintippen; die App zeigt das Rückgeld groß → „26,80 € bar abschließen · Rückgeld 23,20 €“. Das Rückgeld wird nie zu Trinkgeld — Trinkgeld wählen Sie vorher in der Trinkgeld-Zeile. Mit der Kassen-Einstellung „Rückgeldrechner bei Bar anzeigen“ steht diese Taste groß neben der Bar-Taste.
4. „Gemischt zahlen (z. B. Bar + Karte)“ — mehrere Zahlarten für einen Beleg, z. B. 10 € bar und den Rest mit Karte: Oben steht „Gemischt zahlen“ mit der Erklärung „Mehrere Zahlarten für einen Beleg: Teilbetrag wählen, Zahlart tippen, Rest mit der nächsten Zahlart.“ Die Zahlarten heißen hier „Bar · Betrag …“, „Karte · Betrag …“ bzw. „Karte extern · Betrag …“: Ein Tipp öffnet das Betragsfeld, schon mit dem Rest vorbelegt — den Teilbetrag eintippen (die erste Ziffer ersetzt den Rest) → „Übernehmen“ bzw. „Zahlung am Terminal erfolgt“. Darüber stehen „Bezahlt: Bar 10,00 € · Karte 15,00 €“ und groß „Noch offen“ mit dem Rest; jede Zahlung steht darunter mit ihrem Stand und „Entfernen“ (Kartenzahlungen am Lesegerät sind schon gebucht und bleiben). Gutschein, Rechnung und Anzahlung gehen wie gewohnt über ihren Dialog. Bei „Noch offen 0,00 €“ tippen Sie unten „Beleg abschließen“ — von selbst schließt „Gemischt zahlen“ nie ab. „Gemischt zahlen beenden“ führt zurück, solange keine Zahlung erfasst ist.
5. „Splitten“: Der Bon links wird selbst zur Auswahl („Positionen antippen, die dieser Beleg zahlt“): Jede Position hat links ein Kästchen, ein Tipp wählt sie an (hellblau hinterlegt) oder wieder ab; oben stehen „Alle wählen“ und „Keine“. Bei einer Position mit mehreren Stück („3 × Bier“) fragt die App „Wie viele?“ — vorbelegt sind alle, mit „−“ / „+“ ändern und „Weiter“ tippen; darunter steht dann z. B. „2 von 3 in diesem Beleg“. Rechts (am Handy unten) stehen statt der Zahlarten „Auswahl 21,20 € von 30,40 €“ und wie viele Positionen gewählt sind. Mit „Auswahl abrechnen“ rechnen Sie „Beleg 1 von n“ ganz normal ab (Schnelltaste, „Gemischt zahlen“ …); der Rest bleibt am Tisch offen, und die App macht danach mit dem nächsten Beleg weiter. „Abbrechen“ führt ohne Änderung zurück, „Ganze Rechnung“ hebt das Splitten auf.
6. „Weitere Zahlarten“: alle übrigen Zahlarten der Kasse — „Gutschein“ („Gutscheincode“, ggf. „PIN des Gutscheins“ → „Prüfen“; Rabatt-Gutscheine mit „Als Rabatt einlösen“), „Rechnung“ (die Rechnung entsteht im Backoffice), „Anzahlung …“ aus der Reservierung und Karte bzw. Karte extern, wenn sie keine Schnelltaste sind.
7. „Weitere“ › „Rabatt“: „Rabatt auf den Beleg“: „Betrag“ oder „Prozent“, „Grund (Pflicht)“ → „Rabatt übernehmen“ (Recht „Rabatt“, sonst Freigabe). Ein Minderpreis einer Option steht schon als Positionsrabatt an der Position (Grund = Optionsname); der Belegrabatt verteilt sich auf den Rest — 10 % auf Schnitzel 8,00 € mit „kleines Gericht (−2,00 €)“ und Cola 4,00 € sind 10 % von 10,00 €.
8. „Außer Haus“: Schalter im blauen Bon-Kopf — die ganze Rechnung mit den Steuersätzen außer Haus.

Nach dem Abschluss zeigt die App den Beleg („Beleg … abgeschlossen“) mit „Fertig“. Ein Rückgängig gibt es nicht; storniert wird über das Archiv. Schlägt nach einer erfolgreichen Kartenzahlung nur der Abschluss fehl, steht „Zahlung erfasst – bitte nur noch den Beleg abschließen“: Tippen Sie „Beleg abschließen“ — noch einmal kassiert wird nicht. Ist das Ergebnis einer Kartenzahlung unklar, prüft die App es erst („Kartenzahlung läuft …“) und sperrt bis dahin jede neue Zahlung.

Nach dem letzten Beleg eines Tisches fragt die App „<Tisch>: nichts offen“: „Tisch freigeben“ macht ihn wieder frei, „Neue Bestellung“ beginnt am selben Tisch neu.

Beleg-Auswahl, Bewirtungsbeleg und Rechnungsempfänger ab 250 €

Über den Zahltasten wählen Sie, was nach dem Abschließen mit dem Beleg geschieht. Die Vorauswahl legt das Backoffice je Kasse fest (Kasse › Kassen & Geräte › Kasse bearbeiten, „Beleg beim Abrechnen“); Sie können sie für jeden Beleg umstellen:

• „Kassenbon“ — der Beleg druckt wie gewohnt auf dem Bondrucker der Kasse.
• „Bewirtungsbeleg“ (nur mit der Funktion „Rechnung“) — derselbe Beleg mit derselben Belegnummer und denselben TSE-Daten, darunter der Block „Bewirtungsnachweis“ nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG: Ort und Tag der Bewirtung sind vorgedruckt, der Gastgeber auch, wenn ein Rechnungsempfänger erfasst ist; Anlass, bewirtete Personen, Trinkgeld (falls nicht gebucht) sowie Ort, Datum und Unterschrift füllt der Gast von Hand auf den Leerzeilen aus.
• „Nur digital“ — nichts wird gedruckt, der QR-Code steht groß am Bildschirm und „Beleg per E-Mail“ ist hervorgehoben.
• „Kein Druck“ — der Gast verzichtet auf Papier; der QR-Code bleibt am Bildschirm sichtbar, damit ist der Beleg zur Verfügung gestellt.

Hat die Kasse keinen Bondrucker, sind „Kassenbon“ und „Bewirtungsbeleg“ ausgegraut; es bleiben „Nur digital“ und „Kein Druck“. Die Kassenlade öffnet bei einer Barzahlung immer, auch ohne Druck. Auf dem Belegbildschirm können Sie danach jederzeit „Drucken“ oder „Als Bewirtungsbeleg drucken“ tippen; ein zweiter Ausdruck desselben Belegs trägt „KOPIE“.

Rechnungsempfänger ab 250 €: Liegt die Belegsumme über 250,00 € und ist die Funktion „Rechnung“ an (und an der Kasse „Ab 250 € nach Rechnungsempfänger fragen“ eingeschaltet), fragt die App vor dem Abschließen nach dem Rechnungsempfänger. Bei genau 250,00 € fragt sie nicht — bis dahin genügt ein Kleinbetragsbeleg. Vorgeschlagen werden die Rechnungsanschrift der Reservierung (sonst Firma oder Gastname) und frühere Empfänger Ihres Betriebs aus den letzten zwölf Monaten (Suche nach dem Namen). Sie können Name, Straße, PLZ, Ort und Land auch selbst eintragen; Pflicht ist nur der Name. „Ohne (Privatgast)“ schließt ohne Empfänger ab. Mit Empfänger springt die Auswahl auf „Bewirtungsbeleg“ und es druckt nur dieser Beleg — mit Rechnungsempfänger, Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Betriebs und allen Angaben einer Rechnung. Der Empfänger wird mit dem Abschluss unveränderlich gespeichert; ändern lässt er sich danach nur noch handschriftlich auf dem Ausdruck. Ohne Bondrucker oder im Notbetrieb erfassen Sie den Empfänger trotzdem — er steht dann im digitalen Beleg (QR-Code, PDF, E-Mail).

Abrechnen je Vorgang und „Alle Vorgänge abrechnen“

Sind an einem Tisch mehrere Vorgänge offen, rechnet „Abrechnen“ — ebenso jede Schnelltaste wie „Bar 26,80 €“ — immer nur den aktiven Vorgang ab (der hervorgehobene in der Vorgangszeile). Die anderen Vorgänge bleiben unverändert offen und werden einzeln abgerechnet; so zahlen getrennte Gäste am selben Tisch getrennt.

Soll der ganze Tisch auf einen Beleg, tippen Sie im Bon-Kopf auf ⋮ und dann auf „Alle Vorgänge abrechnen (3 · 41,20 €)“ — die Zahl nennt die Vorgänge, der Betrag ihre Summe. Der Eintrag erscheint nur, wenn mehr als ein Vorgang offen ist und Sie abrechnen dürfen.

1. Die App fragt zuerst: „Alle Vorgänge am Tisch abrechnen“ mit den Vorgängen, die zusammengelegt werden, dem aktiven („Vorgang 1 · LS · 12,40 € (dieser Vorgang)“) und der Summe „Zusammen …“. Vorgänge, die nicht mitkommen, stehen darunter mit Grund, etwa „Nicht einbezogen: Vorgang 3 — wird gerade abgerechnet“.
2. „Zusammenlegen und abrechnen“ bucht alle Positionen der übrigen Vorgänge in den aktiven um (wie „Umbuchen“ mit „Alle wählen“, je Vorgang eine Umbuchung). Die geleerten Vorgänge schließt der Server schon mit der Umbuchung; was danach noch leer offen ist, schließt die App selbst, wenn Sie das Recht „Storno vor dem Senden“ haben — sonst bleibt es leer offen und wird später geschlossen.
3. Danach öffnet sich das gewohnte „Abrechnen“ des aktiven Vorgangs — es entsteht ein Beleg mit allen Positionen. Minderpreise und „Preis ändern“ gehen mit; Summe und Bruttobetrag je Steuersatz sind genau die der einzelnen Vorgänge (die Steuer rechnet der Beleg aus seiner Summe je Satz, das kann einen Cent anders gerundet sein als die Summe einzelner Belege).

• Nicht einbezogen werden Vorgänge, die gerade an einem Gerät abgerechnet werden (auch ein hängender Beleg — er bleibt ein eigener Vorgang mit dem Hinweis „wird abgerechnet“), Trainings, Vorgänge anderer Bediener, die Sie nicht sehen dürfen, Vorgänge mit zurückgegebenen Positionen aus einem abgebrochenen Abrechnen und Vorgänge mit einem Rabatt auf den ganzen Vorgang (er würde dort zurückbleiben) — diese rechnen Sie einzeln ab. Bleibt keiner übrig, sagt die App „Kein anderer Vorgang lässt sich hier einbeziehen.“
• Scheitert eine Umbuchung (zum Beispiel weil ein anderes Gerät inzwischen mit dem Abrechnen begonnen hat), bricht die App ab: „Zusammenlegen bei Vorgang 2 abgebrochen: … Es wurde nichts abgerechnet.“ Schon umgebuchte Positionen bleiben im aktiven Vorgang.
• Wiederherstellen eines Belegs im Archiv legt immer einen eigenen Vorgang an; ein am Tisch offener Vorgang wird dabei nie verändert. Der wiederhergestellte Vorgang trägt den Hinweis „wiederhergestellt“ — in der Vorgangszeile bzw. über dem Bon, und im Archiv steht beim neuen Beleg „Wiederhergestellt aus Beleg …“.
• Braucht eine Verbindung; ohne ist der Eintrag ausgegraut. Recht: „Bezahlen“ und „Bonieren (Bestellblock)“; Vorgänge anderer Bediener zusätzlich „Tische anderer Bediener“ oder die Freigabe einer Schichtleitung.

Abrechnen abbrechen

Wollen Sie doch nicht abrechnen — der Gast bestellt noch etwas oder Sie haben den falschen Tisch geöffnet —, tippen Sie oben „Abrechnen abbrechen“ (am Handy das ✕) oder einfach Zurück (Pfeil oben links oder die Zurück-Geste des Geräts). Ist noch keine Zahlung erfasst, bricht die App den begonnenen Beleg ab (im Journal mit dem Grund „Abrechnen abgebrochen“) und kehrt in den Bestellblock zurück. Dort stehen die Positionen wieder im Bon, mit derselben Summe — sie sind bereits gesendet und lassen sich dort nicht mehr ändern oder stornieren („Wird beim Abrechnen übernommen“). Sie können weiter bonieren; das nächste „Abrechnen“ übernimmt die zurückgegebenen Positionen zusammen mit den neuen in einen neuen Beleg — an diesem oder an jedem anderen Gerät der Kasse. Der Tisch bleibt in der Tischübersicht mit seiner Summe belegt; „Tisch freigeben“ wird nicht angeboten, solange Positionen offen sind.

• Teilzahlung erfasst: Haben Sie schon eine Zahlung erfasst (auch bar im Teilzahlungsmodus), fragt die App „Teilzahlung erfasst“ — der Beleg bleibt offen. „Hier bleiben“ rechnet weiter ab; „Zurück, Beleg bleibt offen“ verlässt das Abrechnen, und beim nächsten Öffnen des Tisches geht es an diesem Gerät mit demselben Beleg weiter.
• Kartenzahlung läuft: Solange eine Zahlung am Kartenleser läuft oder ihr Ergebnis unklar ist, wird der Beleg nie abgebrochen — Zurück zeigt „Kartenzahlung läuft — der Beleg bleibt offen“. Eine Kartenzahlung wird nie halb gebucht.
• Trainingsmodus: Zurück lässt den Trainingsvorgang offen — er ist der Bon.
• Recht: Einen eigenen Beleg, der nur übernommene Positionen trägt und noch keine Zahlung hat, darf jeder abbrechen, der abrechnen darf (Recht „Bezahlen“); es geht dabei nichts verloren. Ein Beleg mit eigenen, nur dort bonierten Positionen braucht wie jeder Abbruch das Recht „Storno vor dem Senden“.

Was mit einem begonnenen Abrechnen passiert, wenn Sie den Bildschirm anders verlassen:

An einem anderen Gerät der Kasse ist der Tisch gesperrt („wird abgerechnet“), solange der Beleg offen ist; nach dem Abbrechen zeigt es beim nächsten Abruf die Positionen und kann den Tisch abrechnen. Der Z-Abschluss nennt einen Tisch mit zurückgegebenen Positionen unter den offenen Vorgängen („Abrechnen abgebrochen — Positionen nicht abgerechnet“) — erst abrechnen, dann abschließen.

Beleg: Druck, QR-Code, E-Mail

Nach „Abschließen“ zeigt die App „Beleg <Nr.> abgeschlossen“ und druckt den Beleg bei „Kassenbon“ oder „Bewirtungsbeleg“ auf dem Bondrucker der Kasse von selbst (siehe Beleg-Auswahl). Am Beleg stehen außerdem:

• QR-Code „Zum digitalen Beleg scannen“: Der Gast öffnet den Beleg mit dem Handy, ganz ohne Papier.
• „Beleg per E-Mail“: nur auf Wunsch des Gastes, Adresse eingeben oder den Vorschlag aus der Reservierung übernehmen (braucht eine Verbindung).
• „Teilen“ (Recht „Beleg digital teilen“) und „Fertig“ zurück zum Tischplan.

Druckt der Drucker nicht, meldet die App „Drucker nicht erreichbar“ — der Beleg ist trotzdem abgeschlossen, nichts geht verloren. Zeigen Sie den QR-Code oder tippen Sie nach dem Beheben „Erneut drucken“. Im Notbetrieb ist der Beleg „Vorläufig — noch nicht vom Server bestätigt (Notbetrieb)“; der QR-Code kommt erst nach der Rückkehr der Verbindung.

Unter Menü ☰ → „Archiv“ finden Sie die Belege des Geschäftstags (mit „Vorheriger Tag“ / „Nächster Tag“ und Filtern nach Bediener und Zahlart). Dort gibt es „Kopie drucken“ (Recht „Belegkopie drucken“) und für die Schichtleitung „Belegstorno“ mit Grund (Recht „Beleg stornieren“, nur mit Verbindung) — der Stornobeleg steht danach im Archiv.

Das Archiv hat drei Reiter für denselben Geschäftstag: „Belege“ (wie oben), „Bestellungen“ und „Druckvorgänge“. Unter „Bestellungen“ stehen die Vorgänge des Tages aus den Daten dieser Kasse — offene, abgerechnete und abgebrochene — mit Tisch, Bediener, Summe und Uhrzeit; „in Abrechnung“ heißt: „Abrechnen“ wurde geöffnet, bezahlt ist noch nicht („abgerechnet“ erst mit abgeschlossenem Beleg, „storniert“, wenn dieser Beleg storniert wurde; in der Schulung zählt eine erfasste Zahlung als begonnene Abrechnung); die Ansicht zeigt jede Position mit Gang und Sendezeit („gesendet 19:42“), stornierte Positionen und ihre Stornozeilen. Eine offene Bestellung dieses Geräts öffnen Sie mit „Zum Tisch“. Unter „Druckvorgänge“ (Recht „Belegkopie drucken“) sehen Sie alles, was dieses Gerät gedruckt hat — Belege, Produktions- und Stornobons, X- und Z-Bericht, Kassenlade, Testseite —, neueste zuerst, mit Drucker, Uhrzeit und Ergebnis; „Nur Fehler“ zeigt die fehlgeschlagenen. Produktions- und Stornobons, den X-Bericht und die Testseite können Sie mit „Erneut drucken“ noch einmal an denselben Drucker schicken. Ein Beleg wird dort nie ein zweites Mal als Original gedruckt: „Beleg öffnen“ führt zum Beleg, dort gibt es „Kopie drucken“ (mit „KOPIE“). Den Z-Bericht drucken Sie als Nachdruck unter Kasse › Abschluss. Andere Geräte führen ihr eigenes Protokoll; es bleibt 14 Tage auf dem Gerät und wird nicht an den Server gesendet.

Angehaltene Vorgänge

Nimmt der Server eine Buchung nicht an (etwa weil ein Preis nicht mehr stimmt oder der Tisch inzwischen an einem anderen Gerät abgerechnet wurde), hält die App diesen Vorgang an: Der Tisch zeigt „angehalten“, im Bestellblock steht „Vorgang angehalten — nicht übernommen: <Ursache>“, und weitere Positionen werden nicht gesendet, bis das geklärt ist. Tippen Sie auf „Auflösen“. Das Fenster „Vorgang angehalten“ nennt die Ursache und die betroffenen Positionen und bietet passend an:

• „Abgelehnte Position verwerfen und weiter senden“ — die abgelehnte Position fällt weg, der Rest geht hinaus;
• „Abgelehnten Schritt verwerfen und neu abrechnen“ — wenn ein Schritt des Abrechnens abgelehnt wurde;
• „Lokale Änderungen verwerfen“ — wenn der Server den Vorgang schon geschlossen hat;
• „Vorgang abbrechen“ — solange keine Zahlung auf dem Server gebucht ist.

Auflösen braucht das Recht „Angehaltene Vorgänge auflösen“ oder die Freigabe einer Schichtleitung. Angehaltene Vorgänge anderer Geräte sieht die Schichtleitung unter Menü ☰ → „Einstellungen“ → „Synchronisation“.

Trainingsmodus

Zum Üben schaltet ein Bediener mit dem Recht „Trainingsmodus“ unter Menü ☰ → „Einstellungen“ den Schalter „Trainingsmodus“ ein (die Kasse muss Training im Backoffice erlauben). Dann steht oben „Trainingsmodus — Buchungen und Belege (T-…) sind nur Übung“. Alle Buchungen sind Übung: Die Belege heißen T-…, tragen „Trainingsbeleg — kein Kassenbeleg“, es gehen nur Bar und Karte (extern), und nichts zählt zum Umsatz. Einschalten geht erst, wenn das Gerät keine offenen echten Vorgänge mehr hat — Training und echte Buchungen mischen sich nie an einem Tisch.

• Training beenden: Schalten Sie „Trainingsmodus“ aus, während auf diesem Gerät noch Trainings-Vorgänge offen sind, fragt die App „Training beenden?“ mit der Zahl, zum Beispiel „2 Trainings-Vorgänge werden verworfen.“ Mit „Verwerfen und beenden“ werden sie abgebrochen (Grund „Training beendet“, ohne Storno-Recht — Ihr eigenes Training braucht nur das Recht „Trainingsmodus“), dann ist das Training aus; „Abbrechen“ lässt alles, wie es ist.
• Abmelden: Training gilt nur für die Anmeldung. Beim Abmelden — Bediener wechseln oder abmelden, Leerlauf oder wenn die App in den Hintergrund geht — verwirft die App die offenen Trainings-Vorgänge dieses Geräts ohne Rückfrage. Bei der nächsten Anmeldung steht einmal „Training beendet — 2 Trainings-Vorgänge verworfen.“ Ohne Verbindung steht dort „Training beendet — 2 Trainings-Abbrüche warten auf Verbindung.“: Sie gehen mit Ihrer nächsten Anmeldung an den Server.
• Trainings-Vorgänge anderer Geräte bleiben unberührt: Ihr Tisch zeigt das Abzeichen „Training“ und ist hier nur lesbar.

Schichtende und Z-Abschluss (Schichtleitung)

Die folgenden Schritte sind für die Schichtleitung und die Inhaberin bzw. den Inhaber (Recht „Schicht öffnen/schließen, Zählung“, für Kassenbewegungen „Kassenbuch“). Sie liegen unter Menü ☰ → „Kasse“ mit den Reitern „Kassenbuch“ und „Abschluss“ und brauchen eine Verbindung zum Server.

• Schichtbeginn: Reiter „Kassenbuch“ → Kassenbewegung mit „Art“ = „Anfangsbestand“ und dem Wechselgeld → „Buchen“.
• X-Bericht: Reiter „Abschluss“ zeigt „X-Bericht – vorläufig“ mit Umsatz je Steuersatz, Zahlarten und Bargeld-Soll; „X-Bericht drucken“. Er ist kein Tagesabschluss.
• Kassensturz: Zählung ohne Abschluss, „Zählung speichern“ — zeigt die Differenz, bucht aber nichts.
• Z-Abschluss: „Z-Abschluss“ → „Z-Abschluss <Datum>: Zählung“: Scheine und Münzen eintippen → „Weiter“ → „Geschäftstag <Datum> abschließen?“ → „Z-Abschluss buchen“ → „Z-Bericht Nr. …“ → „Z-Bon drucken“. Eine Differenz bucht die Kasse als Kassenbewegung. Der Z ist endgültig.
• Noch offene Vorgänge: Sind am Tag noch Tische offen, nennt die App sie unter „Noch offene Vorgänge“ — erst abrechnen oder abbrechen. „Zur Liste“ öffnet „Offene Vorgänge“ (auch über den Knopf im Reiter „Abschluss“): je Vorgang Tisch, „seit …“, Gerät mit „zuletzt gesehen …“, Bediener und Betrag. Einen hängenden Beleg oder ein Training ohne Zahlung brechen Sie dort mit „Abbrechen“ ab (Grund „Abgebrochen durch Schichtleitung“, sonst mit Freigabe). Eine offene Bestellung eines anderen Geräts lässt sich erst abbrechen, wenn es sich seit 15 Minuten nicht gemeldet hat oder gesperrt ist — sonst steht dort „Gerät ist aktiv — am Gerät abbrechen“; eine Bestellung dieses Geräts brechen Sie im Bestellblock ab. Bei einer Bestellung mit offenen Positionen führt „Tisch öffnen“ in den Bestellblock zum Abrechnen. Danach den Z wiederholen.
• „Noch in der Schicht“: Hat ein anderes Gerät der Kasse noch nicht übertragene Buchungen oder einen angemeldeten Bediener, listet die App es mit „Gerät <Nr.> · <Name>“ und „<n> ungesendete Zeilen seit …“. Gerät einschalten, mit dem Netz verbinden, Bediener abmelden — danach den Z wiederholen.
• „Verloren/defekt bestätigen“: Nur wenn ein Gerät wirklich verloren oder defekt ist. Die Bestätigung wird mit Ihrem Namen protokolliert und beendet die Anmeldung am Gerät; danach geht der Z erneut hinaus.

Hintergründe zu Geschäftstag, Tagessperre und „Noch in der Schicht“ stehen im Kapitel Kasse: Tagesabschluss.

Einstellungen am Gerät

Menü ☰ → „Einstellungen“ zeigt die Einstellungen in Gruppen — je nach Recht „Geräte-Einstellungen“ zum Ansehen oder Ändern. Auf dem Tablet stehen links die Gruppen und rechts der Inhalt der gewählten Gruppe; auf dem Handy öffnet jede Gruppe eine eigene Seite (zurück mit dem Pfeil oben links). Die Gruppen:

• „Sprache & Darstellung“: „Sprache“ (Deutsch / English / System) und „Darstellung“ (Hell / Dunkel / System);
• „Gerät“: Kasse mit Seriennummer, Betrieb, „Gerät Nr.“ (die feste Nummer des Geräts an dieser Kasse, steht im Notbetrieb in der Belegnummer), „Notbetrieb erlaubt“ (ja/nein, im Backoffice „Offline erlaubt“), „Belegzähler“, „Warteschlange“ („<n> nicht gesendet“), Katalogversion und App-Version;
• „Bondrucker“: der zugeordnete Drucker mit Adresse und Papierbreite und „Testdruck“;
• „Trainingsmodus“ (siehe oben);
• „Synchronisation“: „Wartend (noch nicht gesendet)“, „Blockiert (Freigabe nötig)“, „Abgelehnt (angehalten)“ und „Jetzt senden“;
• „Backoffice“ → „Backoffice öffnen“: öffnet die Backoffice-Anmeldung im Browser (dort mit dem VidiReserve-Konto anmelden; nur mit Verbindung). Lässt sich kein Browser öffnen, zeigt die App Adresse und QR-Code für ein anderes Gerät;
• „Hilfe“ mit Links auf diese Kapitel (antippen zum Teilen, „Link kopieren“);
• „Abmelden“: „Bediener abmelden“ und — rot umrandet, mit Rückfrage — „Gerät entkoppeln“ (danach braucht das Gerät einen neuen Kopplungscode).