Gruppenbuchungen

Gruppenbuchungen bündeln alles, was große Feiern brauchen — Anlass, Wünsche, Ablaufplan, Raumreservierung und Anzahlung — an einer Stelle. So wickeln Sie Anfragen für Geburtstage, Firmenfeiern oder Hochzeiten strukturiert ab.

Übersicht & Anfragen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Gruppenbuchungen. Die Liste zeigt Gast, Anlass, Datum, Personenzahl, Anzahlung und Status. Über Suche und den Statusfilter (offen, bestätigt, abgelehnt, storniert, abgeschlossen) finden Sie jede Buchung schnell wieder.

Gruppenbuchung anlegen

Klicken Sie auf Gruppenbuchung anlegen und füllen Sie das Formular aus.

1. Erfassen Sie einen Buchungsnamen und die Gastdaten — dank Gästesuche werden Stammgäste samt Allergien automatisch vervollständigt.
2. Legen Sie Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Aufenthaltsdauer fest.
3. Wählen Sie den Anlass, einen Budget-Rahmen und passende Wunsch-Optionen aus.

Raum & Ablaufplan

Reservieren Sie im Bereich Raum / Tische entweder einzelne Tische oder sperren Sie ganze Bereiche für die Gruppe. Im Zeitstrahl (Timeline) legen Sie den Ablauf in Zeitblöcken fest — etwa Empfang, Menü, Kaffee. Zusätzlich hängen Sie Bilder oder PDF-Dateien an die Buchung an.

Anzahlung, Status & PDF

Hinterlegen Sie einen Anzahlungsbetrag und speichern Sie die Anfrage. Danach steht in der Anzahlungskarte der Knopf Anzahlung anfordern: VidiReserve erzeugt daraus eine echte Rechnung in Ihrem Nummernkreis — offen, mit Zahlungsziel aus Ihrem Rechnungsprofil — und schickt sie dem Anfragenden per Mail, mit PDF im Anhang und einem Bezahllink für PayPal, Kartenzahlung oder SumUp. Wann die Rechnung fällig ist, steht in der Anzahlungskarte, im PDF und in der Mail. Wer lieber überweist, findet Ihre Bankverbindung und dasselbe Zahlungsziel in derselben Mail. Sobald das Geld eingegangen ist, steht die Anzahlung ohne weiteren Handgriff auf bezahlt, und der Gast bekommt denselben Beleg noch einmal als Quittung. Bar oder per Überweisung kassiert? Dann drücken Sie Als bezahlt vermerken — das Ergebnis ist dasselbe.

Solange eine Rechnung steht, ist der Anzahlungsbetrag festgeschrieben: Sie ändern ihn, indem Sie die Rechnung in der Rechnungsliste stornieren (dabei entsteht ein Gegenbeleg, den der Gast erhält) und die Anzahlung anschließend neu anfordern. Das ist Absicht — ein Betrag, der von einem ausgestellten Beleg abweicht, wäre eine zweite Wahrheit. Eine Anfrage ablehnen können Sie jederzeit; der Bezahllink ist danach sofort tot, die Rechnung bleibt aber stehen, bis Sie sie bewusst stornieren.

Das PDF ist zur Ausstellung eingefroren: es nennt Zahlungsziel und Bankverbindung und trägt nie einen Zahlungsvermerk — auch nicht in der Quittungsmail, die denselben Anhang mitschickt. Dass die Anzahlung bezahlt ist, steht im Text dieser Mail.

Hinweis zur Umsatzsteuer — keine Steuerberatung: Bei einer Anzahlung entsteht die Umsatzsteuer mit dem Geldeingang, nicht mit dem Rechnungsdatum (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 lit. a UStG). Die Endabrechnung schreiben Sie außerhalb von VidiReserve und ziehen die vereinnahmte Anzahlung samt der darauf entfallenden Steuer dort ab (§ 14 Abs. 5 UStG) — sonst wird die Steuer doppelt geschuldet. Lassen Sie das im Zweifel von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Offene Anfragen bestätigen oder lehnen Sie ab; beim Ablehnen geben Sie einen Grund an, über den der Gast optional benachrichtigt wird. Über PDF-Export erzeugen Sie ein Übersichtsblatt für die interne Planung.

Für Event-Anbieter

Sind Sie reiner Event-Anbieter, heißt dieser Bereich bei Ihnen Firmen-Anfragen, und Ihre Gäste finden auf der Anfrage-Seite den Knopf Firmen-Event anfragen. Gefragt wird nach Wunschtermin, Teilnehmerzahl und Anlass — Tische und Raumsperren gibt es bei Ihnen nicht und werden deshalb weder abgefragt noch angezeigt.

Drei Angaben fragen wir bei Ihnen gar nicht erst ab: Allergien, Wunschbereich und die Raum- & Tischbelegung. Sie servieren nichts und haben keine Räume — deshalb stehen diese Felder weder auf der Anfrage-Seite Ihrer Gäste noch im Backoffice, und sie erscheinen auch nicht im PDF-Export oder in der Benachrichtigungs-Mail. Was bleibt, sind die Anmerkungen: dort schreibt Ihr Kunde, was er zum Termin sagen möchte. Bei einem Restaurant heißt dasselbe Feld „Besondere Wünsche“.

Haben Sie Ihren Betrieb erst später auf „Event-Anbieter“ umgestellt, bleiben die Allergie-Angaben Ihrer alten Anfragen in der Datenbank erhalten — angezeigt werden sie nicht mehr, und Speichern löscht sie nicht.

Typische Fälle sind Betriebsfeiern, Teamevents, Schulungen oder eine geschlossene Gruppe, die einen eigenen Termin möchte. Die Anlässe, Budget-Rahmen und Wunsch-Optionen pflegen Sie selbst: Tragen Sie dort ein, was zu Ihrem Angebot passt (z. B. „Teamevent“, „Schulung“, „Betriebsfeier“), dann steht es im Formular Ihrer Gäste zur Auswahl.

Damit Interessenten überhaupt hierher finden, verlinken Sie die Anfrage-Seite von Ihrer eigenen Website. Den fertigen Link und ein HTML-Schnipsel zum Kopieren finden Sie oben in der Liste unter Für Ihre Website.