Nachrichten- & E-Mail-Vorlagen

VidiReserve kennt zwei Arten von Vorlagen: Nachrichten-Vorlagen für Texte, die Sie beim Antworten an Gäste einfügen, und E-Mail-Vorlagen für die automatischen E-Mails an Ihre Gäste und an Sie. Für beide gibt es einen fertigen Standardtext auf Deutsch und Englisch, passend zu Ihrer Betriebsart — Sie können sofort loslegen und alles nach Wunsch anpassen.

Nachrichten-Vorlagen

Öffnen Sie Einstellungen → Nachrichten-Vorlagen. Hier liegen Textbausteine, die Sie mit einem Klick in Antworten an Gäste einfügen — etwa im Nachrichten-Posteingang oder beim Gutschein-Versand. Jede Vorlage gehört zu einer Kategorie (Allgemein, Reservierung, Warteliste, Event oder Marketing) und lässt sich aktiv oder inaktiv schalten. Titel, Betreff und Text gibt es auf Deutsch und Englisch; die englische Fassung sehen Sie, wenn Sie die Oberfläche auf Englisch umstellen.

Beim Anlegen Ihres Betriebs bekommen Sie einen Standardsatz, passend zu Ihrer Betriebsart:

• Restaurant: Dankeschön nach Besuch, Verspätung – Nachfrage, Rückfrage Personenzahl, Warteliste – Absage, Bewertungs-Dank und Reservierung – Detail-Nachfrage.
• Event-Anbieter: Dankeschön nach der Teilnahme, Bewertungs-Dank, Rückfrage Teilnehmerzahl, Buchung – Detail-Nachfrage, Hinweise vor dem Termin und Termin fällt aus. Die drei Vorlagen der Kategorie Event (Buchung – Detail-Nachfrage, Hinweise vor dem Termin, Termin fällt aus) wählen Sie in der Buchungsliste einer Veranstaltung über Nachricht an alle Teilnehmer — jeder Teilnehmer bekommt sie mit seinen eigenen Angaben.

Fehlt eine Standard-Vorlage, etwa weil Sie sie gelöscht haben, holt Standard-Vorlagen einfügen sie zurück. Verglichen wird über den Titel: Was es unter diesem Titel schon gibt, bleibt, wie es ist — Ihre eigenen Vorlagen und Ihre Änderungen werden nicht angefasst.

E-Mail-Vorlagen

Öffnen Sie Einstellungen → E-Mail-Vorlagen. Jede automatische E-Mail hat einen Standardtext, der schon im Editor steht — auf Deutsch und Englisch. Solange Sie nichts ändern, steht in der Liste Standard (nicht angepasst); sobald Sie eine Änderung speichern, Angepasst. Speichern Sie ohne Änderung, bleibt es beim Standard — so erreichen Sie spätere Verbesserungen des Standardtextes automatisch.

1. Öffnen Sie eine Vorlage über Anpassen und ändern Sie Betreff und Text — auf Wunsch auch die englische Fassung.
2. Prüfen Sie das Ergebnis über die Vorschau (Augen-Symbol). Sie zeigt die vollständige E-Mail mit Logo, Ihrem Text und den automatischen Angaben darunter.
3. Über Auf Standard zurücksetzen stellen Sie jederzeit den Standardtext wieder her. Zurücksetzen geht nur bei einer angepassten Vorlage — der Standard ist ja schon da.

Englischsprachige Gäste bekommen die englische Fassung. Bei Event-Buchungen merkt sich VidiReserve die Sprache der Buchung: Bestätigung, Ablehnung, Stornierung und Erinnerung gehen dann in dieser Sprache hinaus, auch wenn Sie selbst gerade auf Deutsch arbeiten.

Die Liste zeigt nur E-Mails, die es für Ihre Betriebsart gibt: Restaurants sehen alle 23, Event-Anbieter sehen 20 — ohne „Reservierung eingegangen", „Neue Reservierung an Inhaber" und „Warteliste — Platz frei". Für Event-Anbieter sind die Standardtexte im Anbieter-Wortlaut geschrieben: Buchung, Termin und Teilnehmer statt Reservierung, Tisch und Personen. Die Knöpfe Erneut buchen und Jetzt buchen (im Gutschein) führen Ihre Gäste dann auf Ihre Anbieterseite mit den Terminen.

Diese E-Mails können Sie anpassen:

• Reservierung: Reservierung eingegangen, Reservierung genehmigt, Reservierung abgelehnt, Reservierung verifizieren, Erinnerung, Stornierung an Gast, Stornierung an Inhaber, Neue Reservierung an Inhaber.
• Events: Event-Buchung Gast, Event-Buchung Inhaber, Event — neuer Termin.
• Gruppen: Gruppenanfrage eingegangen, Gruppenbuchung bestätigt, Gruppenanfrage abgelehnt (bei Event-Anbietern heißen sie Firmen-Event-Anfrage eingegangen, Firmen-Event bestätigt und Firmen-Event-Anfrage abgelehnt).
• Zahlung und Gutscheine: Rechnung an Teilnehmer, Überweisung nicht zugeordnet, Gutschein versenden, Gutschein — Bezahllink an den Käufer, Gutschein — Storno durch den Betrieb, Gutschein — per Post unterwegs.
• Weitere: Warteliste — Platz frei, Nachricht (Magic-Link), Bewertungsanfrage nach Besuch.

Automatische Angaben unter Ihrem Text

VidiReserve fügt automatisch unter Ihrem Text ein, was zur Buchung gehört — je nach E-Mail Datum, Uhrzeit, Personen, Adresse, Zahlungsangaben mit Bankverbindung und Bezahlknopf, Stornobedingungen, AGB-Hinweis, Widerrufsbelehrung mit Widerrufsknopf, Kalender und Knöpfe. Das gilt für den Standardtext genauso wie für Ihren angepassten Text: Sie müssen diese Angaben nicht schreiben und können sie nicht versehentlich weglassen. Die Vorschau zeigt die vollständige E-Mail. Schreiben Sie Ihre Bankverbindung selbst in den Text (Platzhalter {reservation.bank_details}), entfällt sie unten — sie steht dann nicht doppelt in der E-Mail.

Zu den Vorlagen gehören auch die beiden Gutschein-Mails an den Käufer: Gutschein — Bezahllink an den Käufer (sie geht raus, sobald eine Bestellung auf die Zahlung wartet) und Gutschein — Storno durch den Betrieb. Betreff und Text passen Sie wie bei jeder anderen Vorlage an. Bei der Bezahllink-Mail werden der Betrag, der Bezahlknopf, die Bankverbindung und der Link zur Bestellung automatisch unter Ihrem Text eingefügt — Sie müssen sie nicht selbst schreiben, und Sie können sie auch nicht versehentlich weglassen. Bei der Storno-Mail wird ebenso der Satz zur Erstattung angehängt, wenn Sie den Platzhalter {voucher.refund_note} nicht selbst setzen.

Bei der Gutschein-Mail an den Beschenkten hängt unter Ihrem Text der Link „Gutschein zum Ausdrucken öffnen" — er führt auf den Druckbogen in Ihrer Druckvorlage. Möchten Sie ihn an einer anderen Stelle im Text haben, setzen Sie dort den Platzhalter {coupon.print_url}; dann hängt er unten nicht noch einmal an. Gutscheine, die Sie von Hand verschicken, haben keine Bestellung und deshalb auch keinen Druck-Link.

Geht der Gutschein per Post hinaus, hängt darüber zusätzlich der Satz zum Umschlag — mit Ihrer Bearbeitungszeit aus Einstellungen → Gutscheine. Auch ihn können Sie an eine andere Stelle setzen: Platzhalter {coupon.post_note}. Bei „nur per Post“ ist dieser Satz die einzige Erklärung dafür, warum der E-Mail kein Gutschein zum Ausdrucken beiliegt — er fällt deshalb nie weg.

Widerruft ein Käufer seine Bestellung, geht die gesetzlich vorgeschriebene Eingangsbestätigung hinaus — im Standardtext, unabhängig von Ihrer Vorlage. Die Storno-Vorlage gilt nur für die Stornierung durch Ihren Betrieb.

Platzhalter

In beiden Vorlagen-Arten verwenden Sie Platzhalter in geschweiften Klammern, etwa für den Gastnamen oder das Reservierungsdatum. Beim Versand ersetzt VidiReserve sie automatisch durch die echten Werte. Eine vollständige Liste finden Sie über die Platzhalter-Referenz.