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Kasse: Notbetrieb ohne Internet (Zusatzpaket)

Fällt das Internet aus oder antwortet der Server nicht, arbeitet die VidiPOS-App im Notbetrieb weiter: Sie bonieren, senden an Küche und Bar und rechnen bar oder mit „Karte extern“ ab. Die Buchungen bleiben im Gerät und gehen automatisch an den Server, sobald die Verbindung zurück ist. Dieses Kapitel sagt, woran Sie den Notbetrieb erkennen, was geht, was nicht, und was danach zu tun ist. Die Bedienung der App selbst beschreibt Kasse bedienen, die Einrichtung im Backoffice Kasse: Kassen, Geräte & Journal.

Inhalt

Woran Sie den Notbetrieb erkennen

Oben im Tischplan, im Bestellblock und beim Abrechnen steht ein Banner:

  • „Notbetrieb — Belege werden vorläufig abgeschlossen und später gesendet“ (mit „Stand: <Uhrzeit>“): Das Gerät darf ohne Internet abrechnen.
  • „Keine Verbindung — Bonieren wird gespeichert, Abrechnen erst wieder online“: Dieses Gerät darf offline nicht abrechnen (im Backoffice ist bei ihm „Offline erlaubt“ aus, oder es hat noch keine Gerätenummer). Bonieren und Senden gehen weiter; abrechnen Sie an einem anderen Gerät oder sobald die Verbindung zurück ist.

Solange nichts zu senden ist, zeigt die App stattdessen nur „Offline — Stand: …“ für den Artikelkatalog. Unter Menü ⋮ → „Einstellungen“ → „Gerät“ sehen Sie „Notbetrieb erlaubt: ja/nein“ und unter „Warteschlange“, wie viele Vorgänge noch nicht gesendet sind.

Was im Notbetrieb geht

  • Bonieren wie immer — mit Optionen, Notizen und Gängen. Der Artikelkatalog ist der Stand der letzten Verbindung.
  • Senden: Der Produktionsbon druckt über das lokale Netz (LAN/WLAN) an der Station — dafür braucht es kein Internet.
  • Abrechnen mit „Bar“ und „Karte extern“ (Zahlung auf einem Terminal, das selbst eine Verbindung hat, etwa über Mobilfunk), auch geteilt, mit Rabatt und Trinkgeld.
  • Kassenbeleg auf dem Bondrucker im lokalen Netz. Er ist vorläufig: Die App zeigt „Vorläufig — noch nicht vom Server bestätigt (Notbetrieb)“, auf dem Beleg steht „vorläufig — noch nicht vom Server bestätigt“ und statt der TSE-Daten „TSE nicht verfügbar“ mit der Ursache „Die Kasse lief ohne Internet (Notbetrieb)“ — so wird der Ausfall auf dem Beleg erkennbar.
  • Belegnummern: Offline vergibt jedes Gerät eigene Nummern der Form <Kasse>-<Gerät>-<Nr.>, zum Beispiel VP-12-1-2-15 für den 15. Notbetriebs-Beleg von Gerät 2. So überschneiden sich die Nummern mehrerer Geräte nie. Online gilt wieder <Kasse>-<Nr.>.
  • Bediener wechseln und anmelden — mit den Grenzen im nächsten Abschnitt.
  • Archiv mit den Belegen dieses Geräts (Status „vorläufig“).

Was nicht geht

  • Kartenterminal: Die Kachel zeigt „Kein Netz — Karte extern verwenden“.
  • Gutschein prüfen und Gutschein einlösen („Gutschein prüfen braucht eine Verbindung“).
  • Freigaben durch die Schichtleitung aus der Ferne. Lassen Sie die Schichtleitung sich stattdessen am Gerät anmelden („Bediener wechseln“) — sie bucht dann mit ihren eigenen Rechten.
  • Belegstorno im Archiv, Tisch freigeben, Beleg per E-Mail, der QR-Code zum digitalen Beleg.
  • Kassenbuch, X-Bericht und Z-Abschluss („Nur mit Verbindung zum Server möglich.“).
  • Backoffice öffnen, „Jetzt senden“ und der Abgleich mit anderen Geräten: Bestellungen, die ein anderes Gerät offline am selben Tisch bucht, sehen Sie erst nach der Rückkehr.

Anmelden ohne Internet

Ohne Verbindung prüft das Gerät die PIN selbst; beim Antippen der Kachel steht „Notbetrieb-Anmeldung: keine Verbindung zum Server — die PIN wird auf diesem Gerät geprüft“. Dafür gelten Grenzen:

  • Einmal online angemeldet: Jeder Bediener meldet sich auf jedem Gerät mindestens einmal online an, damit er dort im Notbetrieb arbeiten kann. Sonst zeigt seine Kachel „Nur online — einmal online anmelden“.
  • 14 Tage: Die letzte Online-Anmeldung dieses Bedieners an diesem Gerät darf höchstens 14 Tage zurückliegen.
  • Sperre nach Fehlversuchen: Nach fünf falschen PINs ist der Bediener an diesem Gerät gesperrt — zuerst eine Minute, bei weiteren Fehlversuchen länger, höchstens 15 Minuten. Offline kann niemand die Sperre aufheben; warten Sie die angezeigte Zeit ab.
  • Sitzung bis zum Geschäftstagwechsel: Eine Offline-Anmeldung endet spätestens zur Wechselzeit der Kasse (etwa 05:00) und sobald die Verbindung zurück ist. Danach melden Sie sich neu an. Wie online endet sie auch nach der Leerlaufzeit der Kasse (Standard 15 Minuten) und wenn die App in den Hintergrund geht; die PIN-Anmeldung am Gerät klappt danach wieder.
  • Wird ein Bediener im Backoffice gesperrt, deaktiviert oder bekommt eine neue PIN, gilt das am Gerät ab der nächsten Verbindung.

Mehrere Geräte gleichzeitig

Alle Geräte einer Kasse mit „Offline erlaubt“ dürfen im Notbetrieb gleichzeitig abrechnen. Jedes Gerät zählt seine eigenen Notbetriebs-Belege (die Gerätenummer steht in der Belegnummer), deshalb gibt es keine doppelten Nummern. Weil die Geräte sich ohne Internet nicht abgleichen, gilt: Einen Tisch im Notbetrieb möglichst nur an einem Gerät bedienen — die anderen Geräte sehen seine neuen Positionen erst nach der Rückkehr. Ein Tisch, der vor dem Ausfall auf einem anderen Gerät geöffnet wurde, wird dort weiter bedient und abgerechnet.

Drucker weg oder Router aus

  • Nur das Internet ist weg (Router läuft, Drucker im lokalen Netz erreichbar): Kassen- und Produktionsbons drucken normal.
  • Drucker nicht erreichbar: Der Beleg ist trotzdem abgeschlossen, nichts geht verloren. Papier, Strom und Netzkabel prüfen, dann „Erneut drucken“; Produktionsbons ebenso mit „Erneut drucken“. Online zeigt die App ersatzweise den QR-Code zum digitalen Beleg.
  • Router aus (kein Internet und kein lokales Netz): Die App bucht weiter, druckt aber nichts. Sagen Sie Küche und Bar die Bestellungen mündlich an und verwerfen Sie den nicht gedruckten Produktionsbon erst danach. Den Kassenbeleg drucken Sie, sobald der Router wieder läuft, mit „Erneut drucken“, solange der Beleg noch angezeigt wird; sonst nach der Rückkehr der Verbindung im Archiv mit „Kopie drucken“ (als Kopie gekennzeichnet) — dann gibt es auch den QR-Code und „Beleg per E-Mail“. Versuchen Sie zuerst, den Router neu zu starten.

Spätestens nach 72 Stunden verbinden

Gerät spätestens nach 72 Stunden wieder mit dem Internet verbinden. Der Server nimmt Abschlüsse aus dem Notbetrieb nur an, wenn sie höchstens 72 Stunden zurückliegen. Ab 48 Stunden zeigt das Notbetrieb-Banner deutlich „Gerät bis <Datum, Uhrzeit> mit dem Internet verbinden — danach werden Buchungen abgelehnt“.

Verbinden Sie das Gerät spätestens dann — notfalls über einen Handy-Hotspot. Ein später gesendeter Notbetriebs-Abschluss wird abgelehnt: Der Vorgang erscheint dann als angehalten (Ursache „Fehlercode TIME_INVALID“), die Positionen und auf dem Server gebuchte Zahlungen bleiben erhalten, aber der Beleg muss mit „Abgelehnten Schritt verwerfen und neu abrechnen“ neu abgeschlossen werden — mit neuer Belegnummer und im aktuellen Geschäftstag. Der schon ausgegebene vorläufige Beleg passt dann nicht mehr zum Journal. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.

Wenn die Verbindung zurück ist

  1. Das Banner verschwindet. Eine Offline-Anmeldung endet, sobald kein Abrechnen-Bildschirm mehr offen ist: Melden Sie sich mit Ihrer PIN erneut an — jetzt online.
  2. Die App überträgt alle gespeicherten Buchungen automatisch der Reihe nach. Unter Menü ⋮ → „Einstellungen“ → „Synchronisation“ zählt „Wartend (noch nicht gesendet)“ herunter; mit „Jetzt senden“ stoßen Sie es sofort an.
  3. Nichts wird doppelt gebucht: Jede Buchung trägt eine eindeutige Kennung; kommt sie zweimal an, erkennt der Server das.
  4. Im Archiv wechseln die Belege von „vorläufig“ auf „abgeschlossen“. Die Vorgänge stehen im Journal mit „Kasse im Notbetrieb (offline)“; sie werden nachträglich nicht signiert.
  5. Zeigt die Synchronisation „Abgelehnt (angehalten)“, klärt die Schichtleitung das über „Auflösen“ (siehe Angehaltene Vorgänge).

Z-Abschluss nach dem Notbetrieb

Der Z-Abschluss braucht eine Verbindung und gelingt erst, wenn alle Geräte der Kasse ihre Buchungen übertragen haben und an keinem anderen Gerät mehr ein Bediener angemeldet ist. Sonst zeigt die App „Noch in der Schicht“ mit Gerät, Bediener und ungesendeten Zeilen. Schalten Sie diese Geräte ein, verbinden Sie sie mit dem Netz und melden Sie die Bediener ab. Nur ein wirklich verlorenes oder defektes Gerät bestätigen Sie mit „Verloren/defekt bestätigen“ — bucht es später doch noch nach, landen die Buchungen als „offline nachgeliefert“ im nächsten offenen Geschäftstag. Der Geschäftstag bleibt offen, bis der Z gemacht ist; Notbetriebs-Belege zählen zu dem offenen Tag, den das Gerät aus seiner letzten Verbindung kennt. Einzelheiten: Z erst, wenn alle Geräte aus der Schicht sind.

Hängt an einem verlorenen Gerät noch eine offene Bestellung, hält auch sie den Z auf. Hat sich das Gerät seit 15 Minuten nicht gemeldet oder ist es gesperrt, bricht die Schichtleitung sie in der Liste Offene Vorgänge mit einem Grund ab (etwa „Gerät verloren“). Meldet sich das Gerät später doch, nimmt die Kasse seine Buchungen zu dieser Bestellung nicht mehr an; das Gerät zeigt sie als „nicht übernommen“.

Ausfall-Bericht im Backoffice

VidiPOS protokolliert jeden Notbetrieb automatisch. Unter Kasse → Abschlüsse → Ausfälle sieht die Inhaberin oder der Inhaber je Ausfall Beginn, Ende, Dauer, Ursache („Internet/Notbetrieb“, TSE, Server), die letzte erfolgreiche Signatur, die Zahl der betroffenen Vorgänge und das meldende Gerät — mit CSV-Export. Das Z-Detail zeigt die Ausfälle seines Geschäftstags. Mehr dazu im Kapitel Bericht „Ausfälle“.

Was der Betrieb dokumentiert

Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146a Nr. 1.14) ist ein Ausfall zu dokumentieren, auf dem Beleg erkennbar zu machen und seine Ursache unverzüglich zu beheben. Das Ausfallprotokoll und der Vermerk auf dem Beleg erledigt VidiPOS. Notieren Sie zusätzlich kurz, was Sie getan haben — etwa „Router neu gestartet“, „Störung beim Internetanbieter gemeldet, Ticket-Nr. …“, „Support informiert“ — mit Datum und Uhrzeit, und legen Sie die Notiz zu den Unterlagen des Tages. Das ist ein praktischer Hinweis, keine Rechts- oder Steuerberatung; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Wen anrufen?

  1. Zuerst selbst helfen: Router und Drucker prüfen bzw. neu starten, Gerät neu starten (es verliert dabei nichts).
  2. Dann die Inhaberin bzw. den Inhaber des Betriebs.
  3. Hilft das nicht, den Support VidiPOS — die Kontaktdaten stehen auf der Kontaktseite und auf der Störungskarte, die Ihnen VidiPOS zum Aushängen an der Theke gibt.