Reservierungen verwalten

In der Reservierungsliste sehen Sie alle Buchungen Ihres Betriebs auf einen Blick — mit Status, Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Tisch. Von hier aus bestätigen, stornieren oder vervollständigen Sie Reservierungen und legen neue an. Sie öffnen die Liste über Reservierungen in der Seitenleiste.

Liste & Filter

Über die Zeitraum-Schnellfilter grenzen Sie die Liste ein: Heute, Morgen, Diese Woche, Nächste Woche, Monat, Kommende oder Vergangene. Mit den Typ-Umschaltern zeigen Sie wahlweise Alle, nur Reservierung, Ohne Walk-ins, Catering, Termin oder Gruppe. Daneben steht die Pill Klärungsbedarf, die nur die markierten Buchungen zeigt. Zusätzlich filtern Sie über die Felder Datum von/bis und Status (z. B. „Bestätigt", „Ausstehend", „No-Show"). Jede Auswahl wirkt sofort — einen „Filtern"-Knopf gibt es nicht mehr.

Das Suchfeld durchsucht Ihre Buchungen auf dem Server nach Name, Telefon, Firma und — bei Eingabe einer Zahl — nach der Reservierungsnummer. Mit Enter oder der Lupe starten Sie die Suche; der Begriff bleibt danach im Feld stehen. Geben Sie nur einen Suchbegriff ein (ohne eigenen Zeitraum), wird über alle Tage gesucht — sonst fände man Gäste von letzter Woche nie. Haben Sie zusätzlich einen Zeitraum, einen Typ oder einen Status gewählt, wirkt die Suche kombiniert mit diesen Filtern; Termine und Caterings werden dabei mitgesucht.

Über der Tabelle steht, wie viele Reservierungen die Ansicht enthält (bei aktiver Suche „X Treffer"). Unter der Filterleiste zeigt eine Zeile Aktive Filter je einen Chip pro gesetztem Filter — ein Klick auf das × entfernt genau diesen einen Filter, Filter zurücksetzen stellt die Standardansicht (heute) wieder her. Am Handy sind die Aktionen jeder Zeile im Menü hinter den drei Punkten zusammengefasst.

Ohne Walk-ins zeigt nur echte Reservierungen und blendet spontane Tischbelegungen aus, die über Walk-in, Raumplan oder Kasse entstanden sind — praktisch, wenn Sie nur die vorab gebuchten Gäste sehen möchten. Umfasst der gewählte Zeitraum mehrere Tage, steht in der Spalte Zeit zusätzlich der Wochentag mit Datum (z. B. „Mo 04.08. · 19:00"), damit die Zeile auch am Handy eindeutig bleibt.

Verlangt eine Veranstaltung Vorauszahlung, kommt ein weiterer Filter dazu: Vorkasse überfällig. Er zeigt die Buchungen, bei denen das Zahlungsziel der Rechnung verstrichen und nichts eingegangen ist — unabhängig vom eingestellten Zeitraum, aber nur solange der Termin selbst noch bevorsteht: ist er vorbei, ist es ein No-Show-Thema und kein Zahlungshinweis mehr. Dieselben Buchungen tragen in der Liste ein rotes Feld mit der Zahl der Tage. Der Filter erscheint nur, wenn es solche Buchungen gibt.

Reservierung anlegen

1. Klicken Sie oben rechts auf Neue Reservierung.
2. Erfassen Sie Gast, Personenzahl, Datum, Uhrzeit und Tisch.
3. Speichern — die Buchung erscheint sofort in der Liste und in der Tagesansicht.

Pflicht ist beim Gast nur der Name. Telefon und E-Mail sind optional — genau wie in der Partner-App. Tragen Sie etwas ein, wird das Format geprüft. Ohne E-Mail-Adresse erhält der Gast keine Bestätigungs- und keine Erinnerungsmail; in der Historie der Reservierung steht dann der Hinweis „Keine E-Mail hinterlegt — keine Bestätigung versandt".

Status & Aktionen

Jede Reservierung durchläuft klare Status. Die häufigsten Schritte erledigen Sie direkt in der Liste über die Aktions-Symbole:

• Bestätigen oder Ablehnen — bei neuen, noch ausstehenden Anfragen.
• Eingetroffen — wenn der Gast erschienen ist.
• No-Show — wenn der Gast nicht erschienen ist.
• Abschließen — nach dem Besuch. Über den Sammel-Abschluss vervollständigen Sie mehrere vergangene Reservierungen in einem Schritt.

Klärungsbedarf abhaken

Reservierungen, die von einer Sperrung betroffen sind, werden mit Klärungsbedarf markiert. Über die Kachel „Klärungsbedarf" auf dem Dashboard bzw. den gleichnamigen Filter in der Liste sehen Sie alle markierten Buchungen auf einmal. Haben Sie alles geregelt — oder war die Sperrung ein Versehen — klicken Sie dort auf „Alle als geklärt markieren": die Markierung verschwindet bei allen betroffenen Reservierungen auf einen Schlag. Einzelne Zeilen haken Sie weiterhin in der Detailansicht ab. Die Reservierungen selbst bleiben dabei unverändert.

Zwei Dinge nimmt Ihnen VidiReserve von selbst ab: Sobald eine Reservierung abgeschlossen, storniert, abgelehnt oder als No-Show markiert wird, verschwindet ihre Markierung automatisch. Und wenn Sie einen Schließtag oder Sondertag wieder löschen, werden die Markierungen, die genau dieser Eintrag erzeugt hat, ebenfalls automatisch aufgehoben.

Bestätigungs-Link bei „Nicht bestätigt"

Buchungen von Gästen ohne Konto stehen zunächst auf Nicht bestätigt: Der Gast muss erst den Link aus der Bestätigungs-Mail anklicken, erst danach geht die Reservierung verbindlich bei Ihnen ein. Dieser Link ist 24 Stunden ab dem Versand gültig. In der Detailansicht sehen Sie deshalb, wann der Link zuletzt gesendet wurde und bis wann er gilt bzw. dass er abgelaufen ist.

Mit „Bestätigungs-Link erneut senden" geht ein frischer Link raus, dessen 24 Stunden neu zu laufen beginnen — der vorherige Link wird damit ungültig. Sie können bei dieser Gelegenheit auch eine vertippte E-Mail-Adresse korrigieren. Läuft der Link beim Gast ab, kann er sich auf der Fehlerseite selbst einen neuen Link anfordern (höchstens alle 10 Minuten einen). Wollen Sie gar nicht auf den Gast warten, nutzen Sie Direkt bestätigen (ohne E-Mail).

Stornieren mit Grund

Beim Ablehnen oder Stornieren tragen Sie einen Grund ein. Er wird zur Reservierung gespeichert und ist später in den Details sichtbar (unter „Storniert von" und „Stornogrund"). Auf Wunsch wird der Gast per E-Mail über die Absage informiert.

Notizen

In der Detailansicht einer Reservierung hinterlegen Sie unter Notizen Sonderwünsche des Gastes. Nach abgeschlossenen Besuchen ergänzen Sie zusätzlich interne Notizen zur Reservierung oder zum Gastprofil — diese sieht nur Ihr Team.

Export als CSV

Über CSV-Export in der Filterleiste laden Sie die Liste als Datei herunter. Exportiert wird immer genau das, was die Liste gerade zeigt: Zeitraum, Status, Typ, Event-Filter und Suchbegriff gelten unverändert auch für die Datei. Ändern Sie die Filter, ändert sich der Export mit — es gibt keine zweite Auswahl, die Sie pflegen müssten.

Die Datei ist für Excel und Numbers vorbereitet (UTF-8, Semikolon als Trennzeichen) und öffnet per Doppelklick ohne Import-Assistent. Sie enthält Nummer, Datum, Uhrzeit, Typ, Status, Name, Personenzahl, Telefon, E-Mail, Event, Notizen, Quelle und Anlagedatum. Pro Export werden höchstens 10.000 Zeilen geschrieben; ist Ihre Auswahl größer, trägt der Dateiname den Zusatz „gekappt" — teilen Sie den Zeitraum dann in kleinere Abschnitte auf.

Bitte beachten: Die Datei enthält personenbezogene Daten Ihrer Gäste. Bewahren Sie sie so sorgfältig auf wie die Buchungen selbst, geben Sie sie nicht unnötig weiter und löschen Sie heruntergeladene Dateien, sobald Sie sie nicht mehr brauchen.

Für Event-Anbieter

Bei Event-Anbietern steht statt der Tischreservierung die Teilnahme an Ihren Events im Vordergrund. In der Liste erscheinen die Buchungen zu Ihren Events; Tisch-Spalte und Walk-in entfallen. Bestätigen, Ablehnen und Stornieren funktionieren identisch — Sie verwalten damit die Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen.