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Partner-App & Geräte

Mit der VidiReserve-App haben Sie Ihren Betrieb auch unterwegs im Griff: neue Reservierungen, Nachrichten und der Tagesüberblick landen direkt auf dem Smartphone. Die App gibt es kostenlos für iPhone und Android.

App installieren & anmelden

Laden Sie die App VidiReserve aus dem Apple App Store oder von Google Play.

  1. Öffnen Sie die App und melden Sie sich mit Ihrem gewohnten Backoffice-Zugang an.
  2. Aktivieren Sie Anmeldung speichern, damit Sie nicht bei jedem Start neu eingeben müssen.
  3. Auf Wunsch schalten Sie die Anmeldung per Biometrie frei (Face ID oder Fingerabdruck).

Event-Buchungen in der Liste

Gehört eine Reservierung zu einem Event, zeigt die App das direkt an: Ab Version 1.0.5 steht der Event-Name mit 🎉 in der Buchungsliste und in der Detailansicht. Ältere App-Versionen zeigen stattdessen Event: <Name des Events> vor der internen Notiz. Der Hinweis wird automatisch ergänzt und verändert Ihre gespeicherten Notizen nicht.

Veranstaltungen in der App buchen

Ab Version 1.0.7 nimmt die App Buchungen zu Ihren Veranstaltungen entgegen:

  1. Tippen Sie auf Neue Reservierung und wählen Sie den Tag.
  2. Findet an diesem Tag eine Veranstaltung statt, erscheint direkt unter dem Datum das Feld Veranstaltung mit Beginn und freien Plätzen.
  3. Mit der Auswahl sind Uhrzeit und Dauer eingetragen; die Uhrzeit können Sie ändern, falls der Gast früher kommt. Datum und Dauer bleiben die der Veranstaltung.

In der Tagesansicht steht unter den Filtern ein Banner je Veranstaltung des Tages („Heute: Whisky-Tasting, 19:00, 16 von 40 Plätzen frei"). Ein Tipp darauf zeigt nur noch die Buchungen dieser Veranstaltung; der Chip mit dem × hebt das wieder auf. Ab der vierten Veranstaltung fasst die App den Rest zu „+n weitere" zusammen.

Ist eine Veranstaltung pausiert, können Ihre Gäste sie online nicht buchen – Sie am Telefon schon. Die App bietet sie deshalb weiter an und kennzeichnet sie als „Pausiert". Ausgebucht heißt ausgebucht: mehr Plätze als frei nimmt der Server nicht an.

Ist für die Veranstaltung eine Anzahlung oder Vorkasse hinterlegt, steht das an der Auswahl („Vorab zu zahlen“ samt Preis), und darunter sehen Sie Zeitfenster und Dauer. Eine Buchung aus der App verhält sich dann wie eine Gastbuchung: Haben Sie eine E-Mail-Adresse eingetragen, bekommt der Gast den offenen Beleg mit Bezahllink. Ist das Feld leer, warnt die App schon vor dem Speichern – die Buchung steht trotzdem, und Sie vermerken die Zahlung wie gewohnt im Backoffice als „bezahlt“. Dasselbe Auswahlfeld gibt es im Backoffice unter Reservierungen → Neu.

Zwei Felder verhalten sich bei einer Veranstaltung anders, und zwar mit Absicht:

  • Tisch: die Auswahl entfällt. Den Tisch vergibt die Veranstaltung aus ihrem eigenen Raum – ein hier gewählter Haustisch wäre wirkungslos.
  • Firma: das Feld entfällt beim Anlegen ebenfalls; der Buchungsweg der Veranstaltung führt es nicht. Ein bereits getippter Name wird sichtbar entfernt, statt beim Speichern still zu verschwinden. Beim nachträglichen Anhängen (unten) bleibt die Firma stehen.

Beim Bearbeiten einer Veranstaltungs-Buchung stehen Datum und Personenzahl fest: an ihnen hängen der Platzzähler der Veranstaltung und die festgeschriebenen Beträge. Wer wirklich umbuchen muss, storniert und legt neu an.

Veranstaltung nachträglich anhängen (ab Version 1.0.8)

Eine Reservierung, die noch zu keiner Veranstaltung gehört, lässt sich beim Bearbeiten an eine Veranstaltung desselben Tages hängen: Datum wählen, im Feld Veranstaltung die passende auswählen, speichern. Die Personenzahl bleibt, wie sie war; die Uhrzeit springt auf den Beginn der Veranstaltung und bleibt änderbar. Ab dem Speichern gelten Dauer, Preis und eine eventuelle Anzahlung der Veranstaltung, der Platz wird sofort gezählt, und der Gast bekommt seine Bestätigung – bei Vorkasse mit Bezahllink, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Der Haustisch entfällt (den Tisch vergibt die Veranstaltung); sitzt der Gast schon, behält er ihn.

Das Feld erscheint nur, wenn das Anhängen möglich ist: nicht bei Gruppenanfragen, Serienterminen, Buchungen mit eingelöstem Gutschein oder bereits stornierten Buchungen. Umhängen auf eine andere Veranstaltung oder Lösen gibt es weiterhin nicht – dafür stornieren und neu anlegen.

Wenn die letzten Plätze knapp werden, entscheidet der Server – auch dann, wenn zwei Geräte gleichzeitig buchen: genau eine Buchung kommt durch, die andere bekommt „nicht genug freie Plätze“ mit der Restzahl.

Wartet eine Veranstaltungs-Buchung noch auf die Zahlung, steht im Buchungs-Detail der Knopf Bezahllink erneut senden. Er schickt dem Gast dieselbe Buchungsbestätigung noch einmal – mit Bezahlknopf, Frist und Bankverbindung. Nach einer Rückfrage geht sie raus.

Der Knopf erscheint nur, wenn es wirklich etwas zu senden gibt: Vorkasse oder Anzahlung, noch nicht bezahlt, Buchung nicht storniert, ein hinterlegter Bezahlweg und eine E-Mail-Adresse. Es gilt derselbe Deckel wie im Backoffice: dreimal je Buchung und Stunde, und beide Wege zählen zusammen.

Push-Benachrichtigungen

Die App meldet Ihnen, was in Ihrem Betrieb passiert – neue Reservierungen und Gästenachrichten wie bisher, und ab Version 1.0.9 auch Veranstaltungs-Buchungen, Gruppenanfragen, bezahlte Gutscheine sowie eingegangene Zahlungen und Anzahlungen. Erlauben Sie beim ersten Start die Benachrichtigungen, damit Sie nichts verpassen.

Was Sie bekommen, entscheiden Sie selbst

Öffnen Sie in der App Mehr → Benachrichtigungen. Dort steht ein Schalter je Ereignis. Jeder Schalter ist zu Beginn an; was Sie ausschalten, gilt für Ihr Konto – Ihre Kolleginnen und Kollegen sind davon nicht betroffen, und es gilt auf allen Geräten, an denen Sie angemeldet sind.

Sie sehen nur die Ereignisse, für die Sie berechtigt sind: Zahlungen und Anzahlungen zeigt die Liste mit dem Recht Rechnungen oder mit Reservierungen (bearbeiten), bezahlte Gutscheine nur mit Gutscheine, Veranstaltungs-Buchungen nur mit Veranstaltungen. Wird Ihnen ein Recht entzogen, hören die dazugehörigen Meldungen sofort auf – auch wenn der Schalter eingeschaltet war.

Die Termin-Erinnerung hat bewusst keinen Schalter: Sie bestellen sie je Eintrag selbst, wenn Sie einen Termin oder Catering-Auftrag anlegen.

Geld-Meldungen nennen keine Gastdaten: Sie sehen Buchungs- oder Bestellnummer und den Betrag, nie einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder einen Gutscheincode. Eine Benachrichtigung liegt auf dem gesperrten Bildschirm, wo jeder mitliest.

Ob eine Meldung zugestellt wurde, sehen Sie später in der Geräteverwaltung. Denken Sie daran, dass die Benachrichtigungen dieser App zusätzlich in den Einstellungen Ihres Handys erlaubt sein müssen.

Geräteverwaltung

Öffnen Sie Einstellungen → Geräte. Dort sehen Sie alle registrierten Geräte mit Nutzer, Plattform (Apple oder Android), Status (aktiv oder widerrufen), letzter Aktivität und dem Ergebnis der letzten Push-Nachricht. Das Protokoll darunter hilft, im Zweifel nachzuvollziehen, ob eine Benachrichtigung ankam.

Mehrere Mitarbeiter können die App gleichzeitig nutzen — jeder meldet sich mit seinem eigenen Zugang an und erhält nur die Benachrichtigungen zu seinen Rechten.